Plus qu’un simple papier, la convention de formation est le contrat qui scelle l’accord entre un organisme de formation, l’entreprise ou l’OPCO qui finance, et bien sûr, le stagiaire. C’est le document clé qui lance officiellement toute formation professionnelle financée. Il met tout le monde d’accord sur les objectifs, le déroulement et les conditions financières.

Pourquoi un modèle de convention de formation est-il si crucial ?

Imaginez la convention de formation comme les fondations de votre activité. Loin d’être une simple paperasse, elle remplit des fonctions essentielles pour protéger votre organisme et asseoir le professionnalisme de votre offre. C'est elle qui témoigne de votre sérieux et de votre conformité avec la réglementation.

Ce contrat écrit n'est pas une option. Il est rendu obligatoire par l'article L.6353-1 du Code du travail dès qu'un tiers finance la formation. Chaque partie s'engage juridiquement, ce qui permet de définir clairement les responsabilités de chacun et d'éviter les malentendus ou les litiges qui peuvent toujours survenir.

Un filet de sécurité pour toutes les parties

Ce document protège autant le formateur que le financeur et l'entreprise. Côté client, c'est la garantie que la prestation sera bien celle pour laquelle il a payé. Pour vous, l'organisme de formation, elle sécurise vos revenus en gravant dans le marbre le prix, les modalités et les délais de paiement.

Le saviez-vous ? En 2022, le chiffre d'affaires du marché de la formation professionnelle en France a atteint 35,7 milliards d'euros (Source : Statista). Gérer de tels flux financiers sans un contrat clair serait impensable. En cas de litige – un désaccord sur le contenu ou un paiement en retard – la convention signée est votre preuve irréfutable.

Le sésame pour débloquer les financements

Sans une convention rédigée dans les règles de l'art, n'espérez pas obtenir le moindre financement. Les OPCO, France Travail, ou même les régions exigent ce document pour valider une prise en charge. Il est aussi indispensable pour justifier l'utilisation de fonds issus du Compte Personnel de Formation (CPF) via la plateforme EDOF.

Un document clair et complet, c'est l'assurance d'un traitement rapide de vos dossiers. Les financeurs épluchent chaque ligne pour vérifier que toutes les mentions obligatoires sont présentes avant d'autoriser un virement. Utiliser un modèle de convention de formation fiable, c'est donc un vrai gain de temps et une bouffée d'air pour votre trésorerie.

Un pilier de votre certification Qualiopi

Enfin, ce document est une pièce maîtresse lors d'un audit de certification Qualiopi. Il constitue la preuve matérielle de votre conformité sur de nombreux indicateurs du Référentiel National Qualité.

L'auditeur va s'appuyer sur vos conventions pour vérifier, par exemple, la clarté de vos objectifs (indicateur 1), les modalités d'évaluation prévues (indicateur 11) ou encore les moyens pédagogiques que vous déployez (indicateur 21). Une convention bien ficelée se transforme en un solide dossier de preuves qui simplifie grandement la préparation de votre audit.

Pour aller plus loin sur ce sujet, n'hésitez pas à consulter notre article complet sur la convention de formation professionnelle. Vous verrez qu'il s'agit bien plus que d'un simple document : c'est un véritable outil stratégique pour la qualité et la pérennité de votre organisme.

Les clauses indispensables d'un modèle de convention de formation

Pour qu'un modèle de convention de formation soit valable, il doit contenir des informations bien précises, exigées par la loi. Il ne s’agit pas de simples recommandations, mais bien de clauses obligatoires. Une seule qui manque, et c'est le financement qui peut être refusé ou un contrôle qui tourne mal.

Passons en revue, point par point, ce que vous devez absolument y inscrire pour sécuriser vos actions de formation.

Loin d'être une simple formalité, la convention de formation est l'héritage de décennies de construction du droit de la formation. Depuis l'Accord National Interprofessionnel (ANI) de 1970, le cadre n'a cessé de se préciser. Aujourd'hui, l'article L. 6353-1 du Code du travail encadre clairement ce document. Il doit tout dire : le contenu, la durée, le coût, les moyens… Pour les curieux, un rapide coup d'œil aux ressources sur l'histoire de la formation continue en France permet de mieux comprendre son origine.

L'identification claire des parties engagées

Commençons par la base : qui signe quoi ? Cela peut paraître évident, mais une imprécision ici et tout le document peut être remis en cause. Il faut que chaque acteur soit identifié sans la moindre ambiguïté.

Pensez à bien lister :

• Votre organisme de formation : Raison sociale, numéro de SIRET, numéro de déclaration d'activité (NDA), adresse du siège, et nom du représentant légal.
• Le client (l'entreprise ou le stagiaire) : Raison sociale (ou nom/prénom), SIRET si c'est une entreprise, adresse complète et nom du signataire.
• Le financeur (si différent du client) : Le nom de l'OPCO ou de tout autre organisme qui finance la formation doit être clairement mentionné.

Un intitulé précis et des objectifs pédagogiques mesurables

L'intitulé est la vitrine de votre formation. Il doit être exact et identique sur tous vos supports, notamment sur la plateforme EDOF pour le CPF. Un vague "Formation en marketing digital" ne suffit pas. Soyez précis, par exemple : "Formation certifiante : Développer sa stratégie de contenu sur les réseaux sociaux".

Les objectifs pédagogiques sont encore plus critiques. Ils doivent décrire ce que le stagiaire sera capable de faire à la fin du parcours. C'est du concret.

Notre conseil pratique : Bannissez les verbes flous comme "comprendre", "savoir" ou "découvrir". Privilégiez des verbes d'action, qui permettent une évaluation claire : "Identifier les indicateurs de performance clés (KPIs)", "Construire un calendrier éditorial" ou "Rédiger une publication engageante".

Le programme détaillé et les moyens mis en œuvre

Ici, on entre dans le cœur du sujet. Le plus simple est de joindre le programme détaillé de la formation en annexe. Il doit dérouler le contenu module par module et montrer la logique de progression.

N'oubliez pas de lister tous les moyens que vous allez déployer :

• Pédagogiques : Supports de cours (PDF, vidéos), études de cas pratiques, accès à une plateforme e-learning…
• Techniques : Salle équipée si vous êtes en présentiel, logiciel spécifique, plateforme de visioconférence.
• Humains : Qui sont les formateurs ? Indiquez leur nom et leurs qualifications. Mentionner leur expertise renforce la crédibilité de votre offre.

Durée, calendrier et modalités de contrôle

La durée totale doit toujours être exprimée en heures. Ensuite, il faut un calendrier précis : dates, horaires, et lieu (ou les modalités de connexion si c'est à distance).

Les modalités de suivi et d'évaluation sont un point absolument crucial, surtout depuis Qualiopi. Comment allez-vous prouver que la formation a bien eu lieu et que les objectifs ont été atteints ?

• Pour le suivi : Feuilles d'émargement (manuelles ou électroniques), relevés de connexion pour le distanciel.
• Pour l'évaluation : QCM en fin de module, cas pratique à rendre, quiz interactif, évaluation orale…

Le volet financier : aucune zone d'ombre

La partie financière doit être parfaitement transparente. Indiquez le coût total de la formation hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).

Pour éviter les malentendus et les retards de paiement, détaillez l'échéancier :

• Un acompte : Précisez le pourcentage ou le montant à verser à la signature.
• Le solde : Quand doit-il être réglé ? ("À réception de facture à la fin de la formation").
• Les modalités de règlement : Virement bancaire, chèque, etc.

Pour vous aider à ne rien oublier, voici un tableau récapitulatif. Considérez-le comme votre checklist ultime avant d'envoyer une convention.

Checklist des mentions obligatoires de la convention de formation

Clause obligatoire	Description et points de vigilance	Exemple de rédaction
Identification des parties	Raison sociale, SIRET, NDA, adresse, représentant légal (OF et client/entreprise).	Entre les soussignés : L'organisme de formation [Raison Sociale], SIRET […], NDA […], représenté par [Nom]… Et l'entreprise [Raison Sociale], SIRET […]…
Intitulé de la formation	Doit être précis et identique sur tous les supports (devis, EDOF, etc.).	Intitulé de l'action de formation : "Maîtriser les techniques de vente consultative en B2B".
Objectifs pédagogiques	Compétences concrètes et évaluables acquises à l'issue de la formation. Verbes d'action.	À l'issue de cette formation, le stagiaire sera capable de : – Appliquer la méthode SONCAS en rendez-vous client. – Construire un argumentaire de vente personnalisé.
Contenu et programme	Description détaillée du déroulé, des modules, et des thèmes abordés. Souvent en annexe.	Le programme détaillé de la formation est joint en Annexe 1 de la présente convention.
Moyens mis en œuvre	Pédagogiques (supports), techniques (logiciels) et humains (qualifications du formateur).	La formation sera animée par M. Jean Dupont, expert en négociation commerciale depuis 15 ans. Les supports de cours (PDF) seront fournis via notre plateforme LMS.
Durée et calendrier	Durée totale en heures, dates de début et de fin, horaires précis et lieu/modalités de connexion.	Durée : 21 heures, réparties sur 3 jours. Dates : les 15, 16 et 17 juin 2024, de 9h00 à 17h00. Lieu : [Adresse] ou via le lien de connexion Zoom suivant […].
Suivi et évaluation	Modalités pour attester de l'assiduité (émargement) et de l'atteinte des objectifs (quiz, cas pratique).	Le suivi de l'exécution sera assuré par des feuilles d'émargement signées par demi-journée. L'évaluation des acquis se fera par un QCM final et une mise en situation.
Coût et modalités de paiement	Prix total HT et TTC, échéancier de paiement clair (acompte, solde), moyens de règlement.	Coût total : 1500 € HT, soit 1800 € TTC. Un acompte de 30% (540 € TTC) est dû à la signature. Le solde est à régler à réception de la facture finale.

En traitant chacune de ces clauses avec rigueur, vous transformez votre convention de formation en un véritable bouclier juridique et un passeport pour obtenir vos financements.

Comment adapter votre convention de formation aux différents financeurs ?

Un modèle de convention de formation unique pour tous, c'est une illusion. Chaque financeur – que ce soit le CPF, un OPCO ou France Travail – a ses propres attentes. Croire qu'un document standard passera partout sans retouche, c'est s'exposer à des allers-retours qui vous coûteront cher en temps et en trésorerie.

Il s'agit d'ajuster quelques clauses clés pour mettre en avant les informations que chaque financeur recherche en priorité.

Cette personnalisation est d'autant plus importante que la formation est un véritable investissement. Saviez-vous que la dépense moyenne des entreprises de plus de 10 salariés pour la formation était de 3,54 % de leur masse salariale en 2009 ? Vous pouvez consulter les données détaillées de l'INSEE pour mesurer l'ampleur de cet engagement. Une convention bien ciblée justifie cet investissement et en accélère la validation.

La convention pour le Compte Personnel de Formation (CPF) via EDOF

La plateforme EDOF est votre portail direct avec la Caisse des Dépôts pour tout ce qui touche au CPF. Ici, le mot d'ordre est : cohérence absolue. Les informations dans votre convention doivent être le miroir parfait de ce que vous avez déclaré sur la plateforme.

Le point de vigilance numéro un est le parcours pédagogique. Votre convention doit absolument détailler :

• Les étapes clés du parcours : Soyez précis sur la séquence des modules, les temps en direct (synchrones) et ceux en autonomie (asynchrones).
• Les modalités d'évaluation : Décrivez concrètement comment vous vérifiez que les objectifs sont atteints (quiz, cas pratique, projet final, etc.). C'est la preuve qui déclenchera le paiement.
• La nature de la certification : L'intitulé de la formation doit correspondre exactement à celui de la certification visée, qu'elle soit enregistrée au RNCP ou au Répertoire Spécifique.

Exemple concret : Pour une formation en "Gestion de projet Agile", n'écrivez pas "Évaluation finale". Préférez : "L'évaluation se déroulera via une simulation de projet de 3 heures. Le stagiaire devra construire un backlog et animer une cérémonie de sprint. Cette mise en situation sera complétée par un QCM de 40 questions sur les principes du manifeste Agile."

Une convention parfaitement alignée sur votre fiche EDOF garantit un processus fluide et évite les demandes de pièces complémentaires qui retardent les paiements.

Satisfaire les exigences des OPCO

Les OPCO (Opérateurs de Compétences) financent les plans de développement des compétences des entreprises. Ils veulent s’assurer que chaque euro est dépensé à bon escient. Leur priorité ? Le lien direct entre la formation proposée et les besoins réels de l'entreprise.

Pour convaincre un OPCO, votre modèle de convention de formation doit mettre l'accent sur :

• Les prérequis : Mentionnez clairement le niveau ou les compétences de départ nécessaires.
• Les objectifs opérationnels : Expliquez comment la formation va transformer concrètement le quotidien professionnel du salarié.
• La justification du coût : Le prix doit être logique au vu de la durée, des moyens déployés et de l'expertise du formateur.

Une bonne pratique consiste à annexer une fiche résumant l'analyse du besoin, co-signée par l'entreprise. Pour y voir plus clair, notre guide sur le financement de la formation professionnelle vous apportera des réponses concrètes.

Le cas des financeurs publics comme France Travail

Quand votre interlocuteur est France Travail (ex Pôle Emploi) ou une Région, l'objectif principal est le retour à l'emploi. Votre convention doit donc prouver que votre formation est un véritable tremplin professionnel.

Dans ce contexte, soignez particulièrement ces clauses :

1. Le public visé : Précisez que la formation s'adresse aux demandeurs d'emploi ou aux personnes en reconversion.
2. Les débouchés professionnels : Listez les métiers ou les types de postes auxquels la formation prépare réellement.
3. Le suivi post-formation : Si vous offrez un accompagnement à la recherche d'emploi, mettez-le en avant. C'est un vrai plus.

Pour ces financeurs, la convention est un engagement vers l'insertion professionnelle. Chaque ligne doit les rassurer sur le sérieux de votre démarche.

Utiliser la convention de formation comme preuve pour votre audit Qualiopi

Aujourd'hui, la certification Qualiopi est le standard de la qualité dans le secteur de la formation. Lors de l'audit, il ne suffit pas de dire que vous faites bien, il faut le prouver. C'est là que votre convention de formation devient l’une de vos meilleures pièces à conviction.

Beaucoup voient encore ce document comme une formalité. Grave erreur. La convention centralise une mine d'informations que l'auditeur Qualiopi va éplucher avec attention. Pensez-y comme à un instantané contractuel de votre prestation, qui démontre que vous respectez les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).

En transformant ce document en dossier de preuves, vous anticipez les questions de l'auditeur, gagnez un temps précieux et montrez le sérieux de votre démarche qualité.

Faire le lien entre votre convention et les indicateurs Qualiopi

Chaque clause de votre convention peut et doit répondre à un ou plusieurs indicateurs du RNQ. Les mentions obligatoires de la convention de formation reflètent directement les bonnes pratiques exigées par la certification.

Voici quelques exemples concrets :

• Indicateur 1 : Il porte sur la diffusion d'une information accessible. La partie de votre convention détaillant les objectifs pédagogiques, la durée, les prérequis et les modalités est une preuve directe de cette information.
• Indicateur 5 : On vous demande de définir des objectifs opérationnels et évaluables. Votre clause « Objectifs de la formation » y répond, à condition d'être rédigée avec des verbes d'action.
• Indicateur 11 : Cet indicateur s'intéresse à l'évaluation des acquis. Votre convention doit décrire les modalités d'évaluation prévues (QCM, mise en situation, etc.) pour prouver que ce processus est défini dès le départ.
• Indicateur 21 : On vérifie ici que vous disposez des moyens humains et techniques adaptés. En précisant les qualifications du formateur et en listant les supports pédagogiques, votre convention apporte une preuve tangible.

Conseil d’expert pour l'audit : Prenez les devants. Présentez de vous-même votre modèle de convention et expliquez comment chaque section répond aux indicateurs clés. C'est une excellente façon de montrer que vous maîtrisez le référentiel.

Ce document n'est pas une pièce isolée ; il est au cœur d'un écosystème où la conformité est la clé du succès.

La convention de formation est le document central qui lie votre organisme, vos clients et les différents financeurs (CPF, OPCO, France Travail). Qualiopi vient chapeauter le tout.

Votre grille de correspondance pratique

Pour vous aider à préparer l'audit, voici une grille de correspondance simple. Elle met en relation les clauses de votre convention et les indicateurs Qualiopi concernés.

Section de la convention	Indicateurs Qualiopi concernés	Points à vérifier pour l'auditeur
Intitulé & Objectifs	1, 5, 10	Les objectifs sont-ils clairs, mesurables et alignés avec le programme ?
Programme & Contenu	6, 8	Le contenu est-il détaillé et adapté au public visé ?
Moyens pédagogiques & humains	21	Les qualifications du formateur et les outils pédagogiques sont-ils précisés ?
Durée & Calendrier	9	L'organisation (dates, horaires, lieu) est-elle fixée sans ambiguïté ?
Suivi & Évaluation	11, 12, 16	Les méthodes pour évaluer les acquis et suivre l'assiduité sont-elles formalisées ?
Coût & Modalités financières	1, 17	Le prix et les conditions de règlement sont-ils transparents pour le client ?

En abordant votre convention avec cette grille en tête, vous la transformez en un véritable outil stratégique. Pour aller plus loin, notre guide sur les documents requis pour la certification Qualiopi vous donnera une vision complète de ce qui vous attend.

Comment rédiger une convention de formation vraiment solide ?

Avoir un modèle de convention de formation qui respecte la loi, c'est le minimum. Mais pour que ce document devienne un véritable atout, il faut aller plus loin. Une convention bien ficelée sécurise votre activité, clarifie la relation avec vos clients et rassure les financeurs.

Voici quelques conseils pratiques pour transformer votre document administratif en un avantage stratégique.

Misez sur la clarté avant tout

La règle d'or ? Oubliez le jargon juridique complexe. Votre convention doit être limpide pour tout le monde. Adoptez des phrases courtes et un langage direct.

Un document clair est la meilleure assurance contre les malentendus. N'oubliez jamais que votre client signe pour une prestation, pas pour décrypter un texte de loi. La clarté est une marque de professionnalisme.

Considérez votre convention comme une discussion mise par écrit. Elle doit anticiper les questions que votre client pourrait se poser et y apporter des réponses claires. C'est le meilleur moyen de bâtir une relation de confiance dès le départ.

D'ailleurs, un rapport de l'IGAS de 2017 a mis en lumière comment des conventions claires ont permis de créer une meilleure compréhension mutuelle en fixant un cadre d'obligations partagé.

Blindez vos conditions d'annulation et de report

C'est le point sensible, mais il est crucial pour la santé de votre trésorerie. Que se passe-t-il si un participant annule à la dernière minute ? Sans des clauses précises, c'est vous qui prenez le risque financier.

Votre convention doit donc détailler noir sur blanc :

• Les délais de prévenance : Jusqu'à quand peut-on annuler sans frais ? (ex : 30 jours calendaires avant le début).
• Les pénalités financières : Fixez un barème clair en cas d'annulation tardive. Par exemple, 50 % du coût est dû si l'annulation intervient moins de 15 jours avant, et 100 % à moins de 7 jours.
• Les modalités de report : Est-ce possible ? Combien de fois ? Y a-t-il des frais de gestion ? Précisez-le.

Ces clauses vous protègent, valorisent votre travail et dissuadent les annulations de confort.

Les erreurs classiques à ne plus jamais faire

Pour finir, passons en revue les trois pièges les plus courants qui peuvent transformer une convention en bombe à retardement.

Erreur n°1 : Des objectifs pédagogiques flous

Un objectif du type "améliorer ses compétences en management" ne veut rien dire. C’est la voie royale vers un client déçu.

• La solution : Formulez des objectifs avec des verbes d'action concrets et mesurables.
• À ne pas faire : "Savoir gérer une équipe."
• Le bon réflexe : "À l'issue de la formation, le participant sera capable de conduire un entretien de feedback constructif en appliquant la méthode DESC."

Erreur n°2 : Omettre les prérequis

Inscrire une personne qui n'a pas le niveau nécessaire, c'est programmer un échec. Le client ou le financeur pourrait même vous le reprocher.

• La solution : Soyez parfaitement transparent sur le niveau d'entrée attendu.
• À ne pas faire : "Formation ouverte à tous."
• Le bon réflexe : "Prérequis : Justifier d'une première expérience en gestion de projet (6 mois minimum) et maîtriser les fonctions de base d'un tableur (Excel, Google Sheets)."

Erreur n°3 : Manquer de précision sur l'évaluation

"Une évaluation sera réalisée en fin de stage" est une phrase creuse. Comment ? Sur quels critères ? Le client et son financeur ont besoin de le savoir.

• La solution : Décrivez précisément les modalités d'évaluation qui valideront les acquis.
• À ne pas faire : "Un contrôle des connaissances."
• Le bon réflexe : "L'évaluation des acquis combine un QCM de 30 questions (seuil de réussite à 75 % de bonnes réponses) et la présentation orale d'une étude de cas pratique devant un jury."

En évitant ces écueils, votre modèle de convention de formation devient un véritable contrat de confiance, qui protège tout le monde et pave la voie à une collaboration réussie.

Les questions fréquentes sur la convention de formation

Pour finir, répondons aux interrogations les plus courantes. Mettons les choses au clair, de manière simple et directe, pour que la convention de formation n'ait plus aucun secret pour vous.

Convention ou contrat de formation, quelle est la différence ?

C'est une confusion classique, mais la distinction est simple : tout dépend de qui paie.

• La convention de formation s'applique dès qu'un tiers finance le parcours : l'entreprise du salarié, un OPCO, France Travail… C'est un document qui scelle un accord entre au moins trois parties.

• Le contrat de formation concerne le cas où une personne finance elle-même sa formation avec ses propres fonds. Le contrat est alors signé directement entre elle et l'organisme.

En résumé : si un particulier paie de sa poche, c'est un contrat. Dans quasi tous les autres contextes professionnels, c'est une convention.

Faut-il une convention pour une formation 100 % interne ?

La réponse courte est non. Quand une entreprise forme ses propres salariés avec ses propres ressources (formateurs internes, locaux…), la loi n'impose pas de convention de formation.

Cependant, il est fortement recommandé de formaliser le processus. Créer un document interne qui détaille les objectifs, le programme et les modalités d'évaluation est une excellente pratique. Cela permet de valoriser l'action de formation et de garder une trace précieuse pour le suivi des compétences et les contrôles éventuels.

Le fait qu'une formation soit interne ne dispense pas l'employeur de ses obligations. Il doit toujours être en mesure de prouver les actions mises en place pour développer les compétences de ses salariés.

Comment réagir si un stagiaire abandonne en cours de route ?

C'est un scénario à anticiper dans votre convention. Si un apprenant abandonne, la première étape est de le constater officiellement par un écrit (e-mail ou courrier) à l'apprenant et à son financeur.

C'est à ce moment que vos clauses financières deviennent votre meilleure assurance. Votre convention doit être limpide sur ce point :

• Facturation au prorata : C'est la pratique la plus juste. Vous facturez les heures de formation réellement suivies jusqu'à la date de l'abandon.
• Pénalités éventuelles : Certains organismes prévoient une clause stipulant que toute formation commencée est due en intégralité, surtout pour les formats courts.

L'essentiel est que cette règle du jeu soit écrite noir sur blanc et acceptée par tout le monde avant le démarrage pour éviter les litiges.

La signature électronique a-t-elle la même valeur qu'une signature manuscrite ?

Oui, sans la moindre hésitation ! La signature électronique est pleinement reconnue par la loi et a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, à condition de respecter les règles du règlement européen eIDAS.

En utilisant un outil certifié comme DocuSign ou Yousign, vous vous assurez de l'intégrité du document et de l'identité du signataire.

Les avantages sont évidents :

• Un gain de temps phénoménal : Le processus de signature prend quelques minutes.
• Une traçabilité parfaite : Vous disposez d'un dossier de preuves numériques horodatées.
• Un archivage simplifié : Tous vos documents sont stockés de manière sécurisée.

Passer à la signature électronique pour votre modèle de convention de formation est un vrai levier d'efficacité et de sécurité.

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Naviguer dans les méandres administratifs de la formation professionnelle peut paraître intimidant, mais une convention solidement bâtie est votre meilleure boussole. Pour vous aider à structurer votre organisme et à valider vos objectifs de certification, PPF Conseil Formation met toute son expertise à votre service.

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