Un modèle de contrat de sous-traitance est bien plus qu'un simple document juridique. C'est la pierre angulaire d'une collaboration réussie entre une entreprise, le donneur d'ordre, et son prestataire externe. Pensez-y comme à une feuille de route : il sécurise la mission, clarifie les responsabilités de chacun et désamorce les potentiels conflits avant même qu'ils n'apparaissent.

En bref, il transforme une poignée de main en un partenariat solide et structuré.

Pourquoi un contrat de sous-traitance est absolument essentiel

Faire appel à la sous-traitance est une stratégie intelligente. C'est un moyen efficace de déléguer, d'accéder à des compétences pointues ou de gérer un surcroît d'activité. Mais cette flexibilité a un revers : sans un cadre clair, elle peut vite se transformer en source de risques.

Un contrat bien ficelé change complètement la donne. Il ne s'agit pas seulement d'être en règle avec la loi, mais de bâtir des relations de confiance qui durent.

Sécurisez vos partenariats et votre activité

Imaginez un instant : vous confiez une mission cruciale à un freelance sans le moindre contrat. Que se passe-t-il si les délais explosent ? Si la qualité laisse à désirer ? Ou pire, si des informations confidentielles se retrouvent dans la nature ? Sans un accord écrit, vos recours sont faibles, et les démarches pour obtenir réparation sont souvent un véritable parcours du combattant.

Le modèle de contrat de sous-traitance est votre meilleure assurance. Il met tout le monde d'accord sur les attentes et les devoirs de chacun avant que la mission ne démarre.

D'après une étude de la Fondation MMA Entrepreneurs, 38 % des entreprises ont recours à la sous-traitance. Ce chiffre grimpe en flèche dans le secteur de la formation, où la maîtrise des contrats est vitale pour assurer une qualité pédagogique constante.

Un contrat solide protège votre entreprise en gravant dans le marbre :

• L'objet de la mission : Une description limpide et précise des tâches à réaliser.
• Les délais et les livrables : Un calendrier clair pour qu'il n'y ait aucune place au doute.
• Les conditions financières : Le montant, les dates d'échéance et les modalités de paiement.
• Les responsabilités : Qui assume quoi en cas de pépin ou de dommage.

Une exigence non négociable pour la certification Qualiopi

Pour les organismes de formation, la rigueur contractuelle n'est plus une option. C'est une obligation. La certification Qualiopi, sésame pour accéder aux financements publics et mutualisés, est intraitable sur le sujet.

L'indicateur 27 du référentiel est très clair : vous devez prouver que vous encadrez et pilotez vos sous-traitants avec la plus grande rigueur. Un simple accord verbal ou un devis signé ne pèse plus lourd face à un auditeur. Pour creuser le sujet, n'hésitez pas à lire notre guide complet sur les exigences Qualiopi pour la sous-traitance.

Dans ce contexte, le contrat de sous-traitance devient votre pièce maîtresse. C'est lui qui prouve que vous maîtrisez toute la chaîne de qualité, du choix de votre partenaire jusqu'au suivi de sa prestation.

Le cadre légal du contrat de sous-traitance : ce qu'il faut savoir

Se lancer dans la sous-traitance sans en maîtriser les règles du jeu, c'est un peu comme naviguer en pleine mer sans boussole. Pour un organisme de formation, comprendre le cadre légal n'est pas juste une formalité administrative, c'est le socle qui sécurise votre activité et, surtout, vos financements.

La pièce maîtresse est la loi du 31 décembre 1975. C'est elle qui pose les bases et distribue les rôles dans cette relation à trois : le maître d'ouvrage (votre client), l'entrepreneur principal (vous, l'organisme de formation) et le sous-traitant (votre formateur partenaire). Cette loi instaure un principe simple mais lourd de conséquences : vous êtes et restez le seul responsable de la qualité de la formation aux yeux de votre client, même si vous en déléguez une partie.

Cette responsabilité vous oblige à garder un œil très attentif sur vos partenaires. Il faut dire que la sous-traitance est devenue un rouage économique essentiel. Selon l'INSEE, elle représentait un coût de 372 milliards d'euros pour les entreprises françaises en 2021, un chiffre qui montre bien son poids stratégique. Pour les centres de formation, c'est souvent la clé pour diversifier son offre et rester agile. Si vous souhaitez creuser l'aspect économique, n'hésitez pas à consulter les chiffres clés sur la sous-traitance.

Qualiopi et l'indicateur 27 : le point de contrôle que vous ne pouvez pas ignorer

Au-delà de ce cadre général, une autre norme est venue tout changer pour notre secteur : le Référentiel National Qualité, plus connu sous le nom de Qualiopi. C'est là que l'exigence de rigueur monte d'un cran.

Lors d'un audit, l'indicateur 27 est systématiquement passé au peigne fin. Il vous demande de prouver que vous pilotez, suivez et contrôlez activement vos sous-traitants pour que la prestation reste conforme à vos engagements. Oubliez le simple devis signé ; ce temps est révolu. Votre collaboration doit être solidement encadrée par un modèle de contrat de sous-traitance en bonne et due forme.

Un audit Qualiopi réussi, c'est avant tout une question de preuves. L'auditeur ne se contentera pas de vos affirmations. Il voudra des documents, du concret, des traces écrites qui montrent que votre gestion de la sous-traitance est maîtrisée de A à Z.

Pour satisfaire cette exigence, votre contrat doit être la première preuve de ce processus de contrôle. Voici ce qu'un auditeur s'attend à y trouver, et dans vos dossiers :

• Un cadre contractuel béton : Le contrat doit décrire sans ambiguïté les missions, les objectifs pédagogiques, les moyens à mettre en œuvre et comment tout cela sera évalué.
• Des preuves d'un suivi régulier : Cela peut passer par des comptes-rendus de points d'étape, des échanges de mails importants, ou encore la validation formelle des supports de cours fournis par le sous-traitant.
• Une évaluation concrète de la satisfaction : Il vous faut collecter et analyser les retours des participants sur l'intervention du formateur externe.

Pour approfondir ce sujet crucial, jetez un œil à notre article complet sur le rôle du formateur sous-traitant dans le cadre de Qualiopi.

L'obligation de vigilance : votre bouclier juridique

Enfin, le droit français vous impose une obligation de vigilance dès que vous signez un contrat de plus de 5 000 € HT. Cette mesure n'est pas anodine : elle a pour but de lutter contre le travail dissimulé et de garantir que votre sous-traitant respecte bien ses obligations sociales et fiscales.

Concrètement, vous devez demander et vérifier plusieurs documents avant la signature, puis refaire cette vérification tous les six mois :

• Une attestation de vigilance, fournie par l'URSSAF.
• Un extrait Kbis de moins de trois mois.
• Si applicable, la liste des salariés étrangers qui nécessitent une autorisation de travail.

Faire l'impasse sur cette étape peut vous coûter très cher. Si votre sous-traitant est en défaut, vous pourriez être déclaré solidairement responsable et devoir payer ses cotisations sociales impayées à sa place. C'est pourquoi un bon modèle de contrat de sous-traitance inclura toujours une clause qui rappelle ces obligations et qui conditionne le paiement des factures à la fourniture de ces justificatifs. C'est votre filet de sécurité. Ne le négligez jamais.

Les clauses indispensables d'un bon modèle de contrat de sous-traitance

Le contrat, c’est le squelette de votre relation avec un sous-traitant. Chaque clause est une vertèbre qui soutient l’édifice de votre collaboration et protège votre organisme. Le moindre oubli peut fragiliser toute la structure et vous exposer à des risques bien réels.

Pour vous aider à construire un document blindé, nous allons décortiquer ensemble les clauses qui font la différence entre un simple accord de principe et une véritable armure juridique. Voyez cette section comme votre checklist ultime pour rédiger un modèle de contrat de sous-traitance qui ne laisse aucune place au doute.

Cette infographie résume parfaitement la hiérarchie des normes qui encadrent votre contrat, de la loi fondatrice de 1975 jusqu'aux exigences plus modernes de Qualiopi.

On y voit bien que la loi de 1975 reste le socle. Par-dessus viennent se greffer les couches de conformité Qualiopi et les obligations de vigilance, qui rendent le contrat plus dense, mais aussi infiniment plus protecteur pour tout le monde.

L'objet du contrat : la précision avant tout

La clause la plus importante, celle sur laquelle tout repose, est sans doute celle qui définit l'objet du contrat. C'est ici que vous devez décrire la mission avec une précision d'horloger. La règle d'or ? Bannir le flou.

Une clause d'objet bien ciselée est votre meilleure assurance contre les quiproquos. Elle doit répondre sans détour à la question : « Concrètement, qu'est-ce que le sous-traitant doit faire ? ».

Par exemple, pour une prestation de formation, ne vous contentez pas d'un vague "animation d'une formation sur le management". Allez dans le détail :

• Les objectifs pédagogiques : Ce que les participants devront savoir faire à la fin de la session.
• Les livrables attendus : Le support de cours en PDF, des exercices pratiques, un quiz d'évaluation, etc.
• Les modalités d'intervention : Les dates, horaires, le lieu (sur site ou à distance) et la durée exacte.
• Le public visé : Le nombre d'apprenants et leur niveau de départ supposé.

Plus cette clause est détaillée, moins vous laissez de place à l'interprétation ou à une déception sur la qualité de la prestation. C'est la fondation de votre contrat.

Les obligations des parties : qui fait quoi ?

Cette section, c'est le véritable mode d'emploi de votre collaboration. Elle détaille les engagements de chacun, du donneur d'ordre au sous-traitant. De la clarté ici, c'est des frictions en moins au quotidien.

Pour le sous-traitant, les obligations classiques sont :

• Exécuter la mission avec soin et professionnalisme, "dans les règles de l'art".
• Respecter scrupuleusement le calendrier convenu.
• Vous alerter immédiatement en cas de difficulté.
• Se conformer à vos standards qualité et normes de sécurité.
• Garantir une confidentialité absolue.

Pour vous, en tant que donneur d'ordre, les devoirs sont tout aussi cruciaux :

• Payer le prix convenu dans les délais fixés.
• Fournir toutes les informations et les accès nécessaires pour que le sous-traitant puisse travailler correctement.
• Respecter votre obligation de vigilance (vérifier l'attestation URSSAF, etc.).

Cette clause doit aussi clarifier la nature de l'engagement : est-ce une obligation de moyens (le sous-traitant doit tout mettre en œuvre pour y arriver) ou une obligation de résultat (il doit impérativement atteindre l'objectif) ? Pour animer une formation, on est souvent sur une obligation de moyens. Pour créer un support pédagogique, ce sera plutôt une obligation de résultat.

Propriété intellectuelle et confidentialité : protégez vos actifs

Dans le monde de la formation, vos contenus pédagogiques sont de l'or. Supports de cours, vidéos, exercices… ce sont vos actifs. La question est simple : à qui appartiennent-ils ? La clause de propriété intellectuelle est là pour y répondre sans ambiguïté.

Sachez-le : sans mention contraire, le créateur (donc le sous-traitant) reste propriétaire de ses œuvres. Il est donc vital d'inclure une clause de cession des droits si vous voulez pouvoir réutiliser, modifier ou diffuser les supports créés pour vous. Définissez précisément le périmètre de cette cession : pour quels usages ? Pour quelle durée ? Dans quelle zone géographique ?

En parallèle, la clause de confidentialité n'est pas négociable. Elle impose au sous-traitant un silence total sur les informations sensibles concernant votre organisme, vos clients ou vos méthodes de travail.

Responsabilité et assurances : qui paie les pots cassés ?

Un pépin est vite arrivé. La clause de responsabilité est là pour anticiper et définir qui est responsable si un dommage est causé à un tiers (un stagiaire, par exemple) ou en cas de mauvaise exécution du contrat.

C'est simple : exigez systématiquement de votre sous-traitant une assurance en Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro). Demandez-lui une attestation à jour et annexez-la au contrat. C'est une sécurité financière indispensable pour les deux parties.

Conditions financières et résiliation

L'argent, c'est le nerf de la guerre. La clause sur les conditions financières doit être claire comme de l'eau de roche :

• Le prix de la prestation (forfait, taux journalier…).
• L'échéancier des paiements (acompte à la commande, solde à la livraison…).
• Les délais de règlement (par exemple, 30 jours fin de mois).
• Les pénalités en cas de retard de paiement.

Enfin, la clause de résiliation organise la fin de la collaboration. Elle doit prévoir les cas de figure : la fin naturelle du contrat, la rupture amiable d'un commun accord, mais aussi la résiliation pour faute en cas de manquement grave d'une des parties. N'oubliez pas d'inclure les aspects pratiques : durée du préavis, notification par lettre recommandée, etc.

Pour creuser davantage les subtilités contractuelles, et notamment la différence clé entre contrat de sous-traitance et convention de formation, n'hésitez pas à consulter notre guide sur le modèle de convention de formation.

Checklist des clauses indispensables et points de vigilance

Pour vous aider à ne rien oublier, voici un tableau récapitulatif des clauses essentielles. Considérez-le comme votre outil de vérification rapide avant de finaliser votre contrat.

Clause Essentielle	Objectif Principal	Point de Vigilance (Erreur à éviter)
Objet du contrat	Définir précisément la mission, les livrables et le périmètre.	Être trop vague ou généraliste, ce qui ouvre la porte aux malentendus.
Obligations des parties	Lister clairement les devoirs et responsabilités de chacun.	Oublier de préciser la nature de l'obligation (moyens vs résultat).
Propriété Intellectuelle	Statuer sur la propriété des contenus créés et les droits d'usage.	Ne pas inclure de clause de cession des droits et perdre le contrôle des supports.
Confidentialité	Protéger les informations sensibles de votre entreprise.	Utiliser une clause standard qui ne couvre pas spécifiquement vos données.
Responsabilité & Assurance	Délimiter la responsabilité en cas de problème et garantir une couverture.	Oublier d'exiger et d'annexer une attestation d'assurance RC Pro valide.
Conditions financières	Cadrer le prix, les modalités et les délais de paiement.	Ne pas prévoir de pénalités de retard, ce qui affaiblit votre position.
Résiliation	Anticiper les conditions de fin du contrat (normale ou anticipée).	Ne pas détailler la procédure de résiliation pour faute (préavis, notification).

Ce tableau n'est pas juste une liste ; c'est une feuille de route pour sécuriser chaque aspect de votre partenariat. En validant chacun de ces points, vous construisez une relation de sous-traitance sur des bases solides et transparentes.

Personnalisez votre contrat de sous-traitance : le sur-mesure est votre meilleure protection

Utiliser un modèle de contrat de sous-traitance, c'est un excellent point de départ. Mais voyez-le comme une fondation solide, pas comme un bâtiment fini. Chaque collaboration a ses propres nuances, et pour qu'un contrat vous protège réellement, il doit coller à cette réalité. C'est un document qui doit vivre et respirer au rythme de la mission.

Un contrat générique, c'est un peu comme un vêtement taille unique : il ne va vraiment bien à personne. La vraie sécurité juridique vient de la personnalisation, de votre capacité à anticiper les points sensibles de chaque projet.

Pour chaque mission, ses propres enjeux

Les risques et les priorités changent radicalement selon la prestation que vous confiez. Pour bien ajuster votre contrat, la première question à se poser est simple : quel est le cœur du réacteur de cette mission ?

• Vous faites intervenir un formateur expert sur une journée ? L'enjeu majeur est la qualité de son intervention et la satisfaction des participants. Il faudra donc bétonner les clauses sur les obligations de moyens, le respect du programme et, bien sûr, la collecte des preuves indispensables pour Qualiopi (feuilles d'émargement, évaluations à chaud, etc.).

• Vous commandez la création d'un module e-learning ? Le nerf de la guerre, c'est la propriété intellectuelle. L'actif que vous achetez est immatériel. La clause de cession des droits doit être limpide, complète et sans ambiguïté pour que vous puissiez exploiter ce contenu comme bon vous semble, sans mauvaise surprise plus tard.

• Vous missionnez un consultant pour préparer un audit ? Le point le plus critique est sans hésiter la confidentialité. Il manipule des informations stratégiques sur votre organisation. La clause doit être particulièrement stricte, avec des pénalités suffisamment dissuasives pour décourager la moindre indiscrétion.

Les clauses à sculpter avec soin

Une fois que vous avez identifié les enjeux principaux, certaines clauses de votre modèle de contrat de sous-traitance demandent une attention toute particulière. Ne vous contentez pas du texte par défaut ; retravaillez-le pour qu'il épouse parfaitement les contours de votre besoin.

La clause de responsabilité et de pénalités
C'est votre parachute de secours en cas de problème. Soyez extrêmement concret sur les conséquences d'un manquement. Par exemple, si un formateur annule son intervention à la dernière minute, quelles sont les pénalités financières prévues ? Si un livrable est en retard, comment cela se répercute-t-il sur le paiement ?

La crise sanitaire a cruellement rappelé la fragilité de certains partenariats. Durant les confinements de 2020, 34 % des sous-traitants ont vu leurs contrats annulés, parfois du jour au lendemain. Pour un organisme de formation, un contrat solide, avec des clauses de force majeure bien ficelées et des pénalités claires, est une assurance vie contre les interruptions brutales d'activité. Pour aller plus loin, vous pouvez découvrir plus de détails sur l'impact de la crise sur la sous-traitance.

La clause de recette et de validation
Comment saurez-vous que la mission est terminée et, surtout, bien terminée ? Pour une formation en présentiel, cela pourrait être la réception des questionnaires de satisfaction remplis. Pour un module e-learning, il s'agira sans doute d'une série de tests techniques et pédagogiques.

Définissez une procédure de "recette" claire, étape par étape :

1. Notification de livraison par le sous-traitant.
2. Délai de vérification que vous vous accordez (par exemple, 5 jours ouvrés).
3. Critères de validation objectifs et mesurables (conformité au cahier des charges, absence de bugs, retours positifs des testeurs…).
4. Processus en cas de non-conformité (comment demander des corrections, quel délai pour les apporter, etc.).

La checklist finale avant de signer

Juste avant de présenter le contrat pour signature, prenez un dernier moment pour le relire avec un œil neuf. Cette petite checklist vous aidera à vérifier que rien n'a été oublié.

• Clarté : Est-ce qu'une personne extérieure au projet pourrait comprendre qui doit faire quoi, et pour quand ?
• Précision : Les livrables, les délais et les objectifs sont-ils décrits avec suffisamment de détails pour ne laisser aucune place à l'interprétation ?
• Conformité Qualiopi : Les exigences de la certification (suivi, évaluation, preuves) sont-elles bien répercutées dans les obligations du sous-traitant ?
• Gestion des risques : Avez-vous bien identifié le risque principal de cette mission (qualité, délai, confidentialité…) et la clause qui le couvre est-elle suffisamment robuste ?
• Plan B : Avez-vous pensé aux "et si…" ? (Et si le sous-traitant tombe malade ? Et si le client final décale le projet ? Et si les prérequis ne sont pas là ?).

En suivant cette démarche, vous ne vous contentez pas de remplir un formulaire. Vous transformez un simple modèle de contrat de sous-traitance en un véritable outil de pilotage, un allié sur mesure qui sécurise votre activité et assure le succès de vos collaborations.

Piloter votre contrat de sous-traitance au quotidien

Ne vous y trompez pas : la signature du modèle de contrat de sous-traitance n’est pas la ligne d’arrivée. C'est le vrai point de départ de votre collaboration. Le plus gros du travail commence maintenant : faire en sorte que les promesses écrites sur le papier se concrétisent sur le terrain, jour après jour.

Ce pilotage rigoureux est bien plus qu'une simple bonne pratique. Pour les organismes de formation, il s'agit d'une exigence clé de la certification Qualiopi. Vous devez être capable de prouver que vous maîtrisez la qualité de la prestation de A à Z.

Mettre en place un suivi efficace et régulier

Un contrat qui prend la poussière dans un tiroir ne sert à rien. Il doit vivre et devenir un véritable outil de pilotage au cœur de vos échanges avec le sous-traitant. L'idée est simple : créer un rythme de communication qui permet d'anticiper les problèmes plutôt que de les subir.

La méthode la plus directe ? Organiser des points de suivi réguliers. Leur fréquence s'adaptera naturellement à la mission : un point rapide chaque semaine pour un projet long et complexe, ou un simple bilan à mi-parcours pour une intervention de quelques jours.

Ces moments d'échange sont précieux pour :

• Valider que les délais sont tenus.
• Vérifier que les livrables intermédiaires sont conformes à vos attentes.
• Anticiper les difficultés et ajuster le tir ensemble si besoin.
• Garder une trace écrite de tout (un simple e-mail récapitulatif fait l'affaire) pour votre dossier de preuves.

Le suivi est la clé de voûte d’un partenariat réussi. Il transforme un document juridique un peu froid en une feuille de route partagée, assurant que tout le monde avance dans la même direction et au même rythme.

La collecte de preuves, une mission continue pour l'audit

Avec Qualiopi, le vieil adage "les paroles s'envolent, les écrits restent" prend tout son sens. Prouver est plus important que dire. L'auditeur va vouloir voir, concrètement, comment vous supervisez la prestation de votre sous-traitant. Votre pilotage quotidien doit donc être pensé comme une collecte de preuves permanente.

Chaque interaction, chaque document validé vient enrichir votre dossier. Voici une checklist des incontournables à rassembler :

• Les feuilles d'émargement : signées, elles sont la preuve irréfutable que la formation a bien eu lieu.
• Les évaluations de satisfaction : elles vous donnent le pouls de la qualité perçue par les participants.
• Les supports de cours validés : ils montrent que vous avez bien vérifié la pertinence du contenu pédagogique.
• Les comptes-rendus des points de suivi : ils témoignent de votre implication active dans le pilotage.

Ce travail de fourmi peut paraître fastidieux, mais c'est votre meilleure assurance pour aborder sereinement votre prochain audit.

Gérer les imprévus et les manquements

Même avec le meilleur contrat du monde et un suivi impeccable, des aléas peuvent survenir. Un retard, une qualité qui n'est pas au rendez-vous, une erreur… Votre réaction face à un manquement est cruciale pour l'avenir de votre collaboration.

Avant de sortir l'artillerie lourde en brandissant les clauses de pénalités, privilégiez toujours le dialogue. Un échange franc et constructif permet souvent de dénouer la situation et de trouver une solution à l'amiable.

Ce n'est que si la discussion n'aboutit pas, ou si le manquement est grave et se répète, que vous devrez activer formellement les clauses prévues au contrat. Une mise en demeure par lettre recommandée est alors la première étape pour acter officiellement le problème et exiger une correction rapide.

Le contexte économique actuel appelle d'ailleurs à une vigilance accrue. Les prévisions indiquant une augmentation des défaillances d'entreprises, il devient vital de suivre la santé financière de vos partenaires stratégiques. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter les perspectives sur les défaillances d'entreprises. Un bon modèle de contrat de sous-traitance doit justement inclure des garanties solides pour vous protéger contre ce risque.

Votre modèle de contrat de sous-traitance à télécharger

Maintenant que nous avons passé en revue les fondations juridiques et les clauses indispensables, passons à la pratique. Vous avez toutes les cartes en main pour comprendre l'importance d'un contrat bien ficelé. Mais pour vous épargner des heures de travail, nous avons préparé pour vous un document prêt à l'emploi.

Ce modèle de contrat de sous-traitance est le fruit de notre expérience sur le terrain. Il synthétise toutes les bonnes pratiques que nous venons de voir dans une structure à la fois claire et solide.

Un document pensé pour les organismes de formation

Attention, il ne s'agit pas d'un modèle générique trouvé au hasard sur internet. Nous l'avons conçu sur mesure pour répondre aux problématiques spécifiques des organismes de formation et des formateurs indépendants.

Il prend en compte toutes les subtilités liées aux exigences de la certification Qualiopi, en particulier sur le pilotage et le suivi de vos partenaires externes.

En téléchargeant ce document, vous n'obtenez pas un simple contrat. Vous vous dotez d'une base de travail fiable pour sécuriser vos partenariats tout en assurant votre conformité. C'est un véritable outil, pensé pour vous protéger et pérenniser vos collaborations.

Recevez votre modèle personnalisable sans attendre

Notre document est fourni au format Word, entièrement modifiable. Vous pourrez donc l'ajuster très simplement aux particularités de chaque mission : l'objet, les conditions financières, les questions de propriété intellectuelle… Bref, toutes les clauses que nous avons détaillées plus haut.

Pour recevoir immédiatement votre modèle de contrat de sous-traitance par e-mail, il suffit de remplir le formulaire ci-dessous.

[Formulaire de capture d'e-mail à insérer ici]

Ce simple téléchargement est le premier pas vers des collaborations plus sereines et mieux encadrées.

C'est aussi une façon de découvrir comment l'équipe de PPF Conseil Formation peut vous aider à aller plus loin. Préparation de votre audit Qualiopi, optimisation de vos processus, sécurisation de votre certification… nous sommes là pour ça. Voyez ce modèle comme le début d'un partenariat réussi.

Les questions que tout le monde se pose sur la sous-traitance en formation

La sous-traitance est un outil formidable pour les organismes de formation, mais elle soulève aussi pas mal de questions. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons décortiqué les interrogations qui reviennent le plus souvent. L'idée ? Que vous puissiez piloter vos partenariats en toute confiance.

Un organisme certifié Qualiopi peut-il travailler avec un sous-traitant qui ne l'est pas ?

Oui, sans hésiter ! C'est la question qui revient tout le temps, et la réponse est claire : un organisme de formation certifié Qualiopi a parfaitement le droit de faire appel à un prestataire qui n'a pas (encore) sa propre certification.

Attention, il y a une contrepartie, et elle n'est pas négociable. En tant que donneur d'ordre, c'est vous, et vous seul, qui êtes responsable de la qualité de la formation délivrée. Aux yeux de votre client final comme de l'auditeur Qualiopi, le pilote, c'est vous.

Concrètement, cela veut dire que vous devez prouver que vous encadrez, suivez et contrôlez la mission de votre partenaire de A à Z. Le modèle de contrat de sous-traitance est justement votre meilleur allié pour formaliser ce cadre et démontrer que vous maîtrisez le processus sur le bout des doigts.

Quelle est la différence entre un sous-traitant et un freelance en portage salarial ?

On pourrait croire que c'est la même chose, mais pas du tout. Même si dans les deux cas, vous faites appel à un expert externe, leur statut juridique change complètement la donne pour vous.

• Le sous-traitant est une entreprise à part entière (une société ou un micro-entrepreneur). Vous signez avec lui un contrat commercial classique. Il engage sa propre structure, avec toutes les obligations qui vont avec (assurances, devoir de vigilance de votre part, etc.).
• Le freelance en portage salarial, lui, est en fait salarié de son entreprise de portage. D'un point de vue légal, votre contrat n'est pas signé avec le formateur lui-même, mais avec la société de portage. C'est elle qui devient votre prestataire et qui vous envoie les factures.

La distinction est cruciale, car elle impacte directement vos démarches administratives. Avec le portage, c'est l'entreprise de portage qui s'occupe de tout le volet social et fiscal. Pour vous, c'est un vrai soulagement, notamment sur le devoir de vigilance.

Comment fixer le bon prix pour une prestation ?

Trouver le juste prix, c'est tout un art. Il ne s'agit pas de tirer les tarifs vers le bas à tout prix, mais de valoriser une expertise à sa juste valeur pour s'assurer d'un service de qualité.

Plusieurs options s'offrent à vous :

• Le tarif journalier moyen (TJM) : C'est le grand classique, idéal pour des interventions de formation sur une ou plusieurs journées.
• Le forfait : Parfait pour des missions bien délimitées, comme la création d'un module e-learning ou la refonte d'un support pédagogique.
• La tarification à l'heure : Plus rare en formation pure, elle est bien adaptée pour des missions de conseil ou d'accompagnement dont il est difficile d'estimer la durée à l'avance.

Pour ne pas vous tromper, évaluez le niveau d'expertise nécessaire, la complexité du sujet, les livrables attendus et, bien sûr, les tarifs pratiqués sur le marché. Un prix anormalement bas doit vous mettre la puce à l'oreille : la qualité pourrait ne pas être au rendez-vous.

Et un dernier conseil : pensez à bien préciser la prise en charge des frais annexes (déplacements, repas, hébergement) dans votre modèle de contrat de sous-traitance. Ça évite les mauvaises surprises pour tout le monde.

Que faire si la qualité de la prestation laisse à désirer ?

C'est le scénario que l'on redoute tous. Si la prestation de votre sous-traitant n'est pas à la hauteur, pas de panique. La première règle, c'est de communiquer.

1. Engagez la discussion : Allez voir votre partenaire et exposez les faits, mais de manière objective. Appuyez-vous sur des éléments concrets : les questionnaires de satisfaction des stagiaires, des livrables qui ne correspondent pas au cahier des charges, etc.
2. Trouvez une solution ensemble : Proposez des actions pour corriger le tir et fixez un délai raisonnable pour qu'il puisse se rattraper.
3. Laissez une trace écrite : Un simple e-mail récapitulant votre échange suffit. C'est essentiel pour prouver que vous avez bien mené une action de suivi qualité.

Si, malgré vos efforts, la situation ne s'améliore pas, il sera temps de passer à la vitesse supérieure en activant les clauses prévues au contrat : une mise en demeure en bonne et due forme, l'application de pénalités ou, en dernier recours, la résiliation du contrat pour faute grave.

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Sécuriser vos partenariats et votre certification Qualiopi, ça commence par des fondations solides. Chez PPF Conseil Formation, nous vous aidons à structurer vos processus pour aborder vos audits avec sérénité. Découvrez nos solutions d'accompagnement sur mesure.