Convention de formation modèle : Le guide complet et votre version à télécharger

La convention de formation est bien plus qu'un simple document administratif. C'est le contrat qui officialise l'accord entre un organisme de formation, un stagiaire et, le plus souvent, son financeur (entreprise, OPCO, etc.). Ce document est la pierre angulaire de toute action de formation : il définit qui fait quoi, quand, comment, et pour quel budget. Sans une convention claire et complète, impossible d'obtenir un financement.

Ce guide a pour but de vous expliquer simplement son rôle, de vous fournir un convention de formation modèle prêt à l'emploi et de vous montrer comment l'utiliser pour sécuriser votre activité.

Pourquoi une convention de formation est-elle si importante ?

On a souvent tendance à percevoir la convention de formation comme une simple formalité. C'est une erreur. En réalité, c'est la pièce maîtresse qui protège votre activité de formateur. Un document bien rédigé est votre meilleure garantie : il sécurise la relation juridique et renforce votre crédibilité auprès de vos clients et des financeurs.

À quoi sert ce document concrètement ?

Sur le terrain, la convention de formation est un véritable pilier. Pour n'importe quel organisme, y compris pour un organisme de cours de langue, elle offre une traçabilité essentielle de l'engagement de chaque partie. En fixant les règles du jeu noir sur blanc, elle permet d'éviter les malentendus et les conflits potentiels.

Concrètement, la convention est indispensable pour trois raisons :

• Débloquer les financements : Qu'il s'agisse d'un OPCO, de Pôle Emploi ou du CPF, aucun financeur n'avancera les fonds sans une convention en bonne et due forme. C'est la condition sine qua non.
• Protéger toutes les parties : Le document prévoit des solutions en cas d'imprévu. Que se passe-t-il si un stagiaire abandonne la formation ? Ou si le paiement n'est pas effectué ? Tout est défini à l'avance.
• Clarifier la prestation : Les objectifs pédagogiques, le programme, la durée, les méthodes d'évaluation… tout est détaillé. Chacun sait précisément à quoi s'attendre.

Conseil pratique : Considérez la convention comme votre meilleure alliée. Lors d'un audit Qualiopi, un document bien rédigé est une preuve irréfutable de la conformité et du sérieux de votre organisme.

D'où vient cette obligation légale ?

La convention de formation n'est pas une invention récente. Son origine remonte à la loi Delors du 16 juillet 1971 (loi n° 71-575), qui a instauré l'obligation pour les entreprises de participer au financement de la formation professionnelle continue.

Aujourd'hui, c'est principalement l'article L.6353-1 du Code du travail qui encadre son usage et la rend obligatoire pour la plupart des formations financées. Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter notre article sur la convention de formation professionnelle. Ce cadre légal garantit la transparence et la qualité sur le marché de la formation.

Votre convention de formation modèle prête à l'emploi

Assez de théorie, passons à la pratique. Nous vous proposons un convention de formation modèle complet, conforme aux exigences légales et simple à utiliser. Il vous suffit de le télécharger et de l'adapter à votre situation.

Nous le mettons à votre disposition en deux formats pour vous offrir un maximum de flexibilité. Il ne s'agit pas d'un simple document à remplir, mais d'un outil conçu pour vous faire gagner du temps et sécuriser vos dossiers.

Le bon format pour chaque situation

Pour s'adapter à vos besoins, voici deux versions de notre convention de formation modèle :

• Format Word (.docx) : Idéal pour la personnalisation. Vous pouvez facilement y ajouter votre logo, modifier certaines clauses et adapter le contenu à chaque nouvelle formation avant de l'envoyer à votre client.
• Format PDF (.pdf) : Parfait pour un envoi rapide et sécurisé. Une fois la convention personnalisée sous Word, enregistrez-la en PDF. Ce format garantit l'intégrité du document, ce qui est essentiel pour la signature électronique.

Le conseil du pro : Créez une version "maîtresse" de votre convention en format Word. Renseignez-y toutes vos informations fixes (logo, coordonnées, SIRET, NDA…). Pour chaque nouveau client, il vous suffira de dupliquer ce fichier et de compléter uniquement les champs variables. C'est un gain de temps considérable qui limite les risques d'oubli.

Comment bien utiliser ce modèle de convention de formation

Avant de vous lancer dans le remplissage, prenez un instant pour vous familiariser avec la structure du document. Chaque section est importante, que ce soit pour une obligation légale ou pour répondre aux exigences d'un financeur.

Pensez à votre processus de travail. Utilisez-vous déjà des outils de signature électronique comme DocuSign ou Yousign ? Notre modèle est entièrement compatible. Une fois complété, exportez-le en PDF et intégrez-le dans votre plateforme pour un parcours 100 % dématérialisé. Une étude de Forrester a d'ailleurs montré que la signature électronique peut réduire les délais de signature de 80 %.

Ce modèle de convention de formation a été conçu pour être une base solide et fiable. Vous pouvez vous l'approprier en toute confiance, en sachant qu'il respecte les exigences actuelles, notamment celles de la certification Qualiopi.

➡️ Télécharger le modèle en format Word
➡️ Télécharger le modèle en format PDF

Remplir votre convention de formation : le guide étape par étape

Vous avez maintenant votre convention de formation modèle. Voyons ensemble comment remplir chaque clause pour en faire un document solide qui sécurise toutes les parties et passe sans problème les contrôles Qualiopi ou OPCO.

Un bon modèle, c'est bien. Un modèle bien rempli, c'est beaucoup mieux.

1. Identifier les parties prenantes

La première étape consiste à identifier clairement qui s'engage. Toute imprécision ici peut fragiliser le contrat.

Pour chaque signataire, soyez exhaustif :

• Pour votre organisme de formation : Indiquez votre raison sociale (celle qui figure sur le Kbis), l'adresse du siège, le numéro SIRET, et votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA), indispensable pour les financements.
• Pour votre client : S'il s'agit d'une entreprise, précisez sa raison sociale, son adresse et son SIRET. Pour un particulier, son nom complet et son adresse suffisent. Si un OPCO finance la formation, mentionnez-le.

Conseil pratique : Pour éviter les erreurs, demandez à votre client un extrait Kbis récent ou son avis de situation INSEE. Cette précaution simple vous évitera bien des tracas, notamment en cas de contrôle par un financeur.

2. Décrire l'action de formation

C'est ici que vous formalisez votre promesse pédagogique. Cette section doit être limpide pour que n'importe qui (stagiaire, auditeur, financeur) comprenne immédiatement le contenu de la prestation.

Trois éléments sont essentiels :

1. L’intitulé de la formation : Il doit être précis et identique sur tous vos documents (devis, programme, convention, EDOF…). La cohérence est la clé.
2. La nature de l'action : Est-ce une action de formation, un bilan de compétences, une VAE ? Soyez explicite.
3. L'objectif pédagogique : C'est un point de contrôle majeur pour Qualiopi (indicateur 5). Oubliez les formules vagues. Visez des objectifs opérationnels, concrets et mesurables.

• À éviter : "Formation au management"
• À privilégier : "À l'issue de cette formation, le participant sera capable de conduire un entretien annuel d'évaluation, d'animer une réunion d'équipe en utilisant la méthode XYZ et de fixer des objectifs SMART à ses collaborateurs."

Cette précision démontre votre professionnalisme et justifie la valeur de votre prestation.

3. Préciser les prérequis

Les prérequis définissent le niveau ou les compétences minimales requises pour suivre la formation avec succès. Les négliger, c'est risquer d'avoir des participants en difficulté, ce qui peut mener à des abandons.

• Exemple pour une formation technique : "Avoir une connaissance de base de l'environnement Windows et savoir naviguer sur Internet."
• Exemple pour une formation en langue : "Avoir validé le niveau A2 du CECRL (Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues)."

Définir les prérequis répond aussi à une exigence de l'indicateur 1 de Qualiopi. Vous prouvez ainsi que vous informez et orientez correctement vos futurs apprenants.

4. Détailler le programme et le contenu

Le plus simple et efficace est d'annexer le programme détaillé à la convention et d'y faire clairement référence dans le corps du texte. Cette annexe doit lister les modules, les séquences et les thèmes abordés. Plus elle est détaillée, plus vous démontrez la solidité de votre ingénierie pédagogique (un point clé de l'indicateur 6 de Qualiopi).

5. L'organisation matérielle : où, quand, comment ?

Cette section doit répondre à toutes les questions pratiques avec une grande précision :

• La durée totale : Exprimez-la en heures (ex. : 21 heures).
• Le calendrier : Indiquez les dates et horaires (ex. : "Du 15 au 17 octobre 2024, de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30").
• Le lieu : Mentionnez l'adresse complète pour une formation en présentiel. En distanciel, précisez la plateforme utilisée (Zoom, Teams…) et les modalités d'accès.
• Les moyens pédagogiques : Listez les supports fournis (cours, accès à une plateforme e-learning, matériel…).

6. Les modalités de suivi et d'évaluation

Comment prouver que la formation a bien eu lieu et que les objectifs ont été atteints ? Cette clause est essentielle pour les financeurs et votre démarche qualité.

Décrivez deux éléments distincts :

• Le suivi de l'exécution : La feuille d'émargement (papier ou électronique) reste la preuve la plus fiable. Elle doit être signée par demi-journée par le stagiaire et le formateur.
• L'évaluation des acquis : Mentionnez les outils utilisés pour vérifier l'acquisition des compétences (quiz, étude de cas, mise en situation, etc.). Ces éléments constituent la preuve matérielle de votre prestation.

7. Les conditions financières

Pour éviter tout malentendu, cette partie doit être d'une clarté absolue.

Indiquez noir sur blanc :

• Le prix total de la formation (HT et TTC). Si la TVA n'est pas applicable, précisez-le avec la mention légale : "TVA non applicable, art. 261-4-4°a du CGI".
• Les modalités de paiement (ex. : "30 % à la commande, solde à réception de facture").
• Les éventuels frais annexes (déplacement, hébergement, certification…).

La cohérence des montants entre le devis, la convention et la facture est un point de vigilance pour tous les financeurs.

8. Les conditions d'annulation et de report

C'est votre filet de sécurité en cas d'imprévu. Que se passe-t-il si un client annule à la dernière minute ? Anticipez les différents scénarios et définissez des délais de prévenance clairs ainsi que les pénalités applicables.

• Exemple de clause : "En cas d'annulation par le client moins de 10 jours ouvrés avant le début de la formation, une indemnité correspondant à 50 % du montant total sera due."

Cette clause doit être équilibrée, notamment si vous travaillez avec des particuliers (attention au droit de la consommation).

Adapter le modèle de convention de formation à chaque financeur

Un bon convention de formation modèle doit être adapté aux exigences de chaque financeur. Un oubli peut bloquer un dossier et retarder un paiement. OPCO, CPF, Pôle Emploi… chacun a ses propres points de contrôle. Anticiper leurs attentes est la meilleure façon de fluidifier vos processus administratifs.

Financement par un OPCO

Pour un OPCO, la convention est une pièce comptable qui déclenche le paiement. Pour accélérer le traitement, assurez-vous que les informations suivantes sont parfaitement alignées avec la demande de financement :

• Le numéro de dossier de prise en charge : Demandez-le à votre client et affichez-le bien en évidence.
• L'intitulé exact de la formation.
• Le nom des stagiaires, sans coquille.
• Les dates, la durée et le coût de la formation, au centime près.

Conseil pratique : Ajoutez une section "Informations de financement" dans votre convention pour y préciser le nom de l'OPCO et le numéro de dossier. Cela facilite grandement le travail des gestionnaires.

Financement CPF via EDOF

Avec le Compte Personnel de Formation (CPF), tout passe par la plateforme EDOF. La convention reste obligatoire et doit être le reflet exact de votre déclaration en ligne. Le maître-mot est la cohérence absolue. La moindre différence entre votre fiche EDOF et votre convention peut entraîner un refus. N'oubliez pas d'y faire figurer le numéro de dossier CPF du stagiaire.

Financement par Pôle Emploi

Lorsqu'une formation est financée par Pôle Emploi, notamment via l'Aide Individuelle à la Formation (AIF), la convention doit démontrer comment elle favorise le retour à l'emploi. Mettez en avant :

• Les compétences visées, en lien avec des métiers qui recrutent.
• Les modalités d'évaluation, pour prouver l'acquisition de savoir-faire opérationnels.
• La certification préparée, si applicable.

Pensez à inclure l'identifiant Pôle Emploi du stagiaire. Pour en savoir plus, consultez notre guide sur le financement pour la formation.

La convention de formation : un pilier de votre certification Qualiopi

Si votre organisme est certifié Qualiopi, votre convention de formation est l'un des premiers documents qu'un auditeur examinera. Bien remplie, elle devient une preuve tangible que vous respectez le Référentiel National Qualité (RNQ).

Comment la convention répond aux indicateurs Qualiopi

Votre convention permet de valider plusieurs indicateurs clés du référentiel :

• Indicateur 1 (Information du public) : La convention formalise les informations communiquées en amont (objectifs, durée, prérequis, évaluation…).
• Indicateur 5 (Définition des objectifs) : La clause "Objectifs pédagogiques" est scrutée. Décrivez des objectifs opérationnels, concrets et mesurables.
• Indicateur 6 (Cohérence des moyens) : Le programme et les moyens listés dans la convention prouvent que vous allouez les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs.

Le secteur de la formation professionnelle en France représentait, en 2023, plus de 4,48 millions d'entrées en formation financées par des fonds publics ou mutualisés, pour un budget total de 2,66 milliards d’euros (source : EURES France). Avec un coût moyen de 609 euros par formation, la rigueur documentaire est non négociable pour justifier ces investissements. Pour aller plus loin, vous pouvez consulter des données complémentaires sur le site d'EURES.

Pour que votre convention devienne un véritable outil d'audit, soyez précis dans chaque champ. Par exemple, au lieu d'une mention vague comme "Évaluation par QCM", écrivez : "Évaluation des acquis via un questionnaire de 20 questions en fin de session, avec un seuil de réussite de 75 %". Cette précision fait toute la différence.

Les 3 erreurs à éviter avec votre convention de formation modèle

Même avec un bon convention de formation modèle, certaines erreurs courantes peuvent entraîner des retards de paiement ou des litiges.

1. Des objectifs pédagogiques trop vagues

C'est l'erreur la plus fréquente. Des formulations comme "Apprendre le marketing digital" sont trop floues. Rédigez des objectifs opérationnels, en commençant par un verbe d'action.

• À éviter : "Savoir gérer un projet."
• À privilégier : "Être capable de construire un diagramme de Gantt, d'animer une réunion de lancement et de suivre un budget projet."

2. Des incohérences entre les documents

L'intitulé, la durée et le prix de la formation doivent être strictement identiques sur le devis, le programme, la convention et la facture. La moindre différence peut bloquer un dossier de financement.

Conseil pratique : Prenez deux minutes pour faire un contrôle croisé avant chaque envoi. Ce réflexe vous épargnera des semaines de complications administratives.

3. Des conditions d'annulation absentes ou déséquilibrées

Ne pas prévoir de conditions d'annulation claires vous expose à un risque financier important. Définissez des délais et des pénalités raisonnables et conformes à la loi, surtout si vos clients sont des particuliers.

• Exemple : Annulation à plus de 15 jours (sans frais), entre 15 et 7 jours (50 % dus), moins de 7 jours (100 % dus).

Enfin, saviez-vous qu'à fin 2017, la France comptait 495 conventions collectives de branche couvrant 15,8 millions de salariés (source : données statistiques de la DARES) ? Certaines imposent des règles spécifiques sur la formation. Pensez à vérifier ce point pour rester conforme.

FAQ : Vos questions sur la convention de formation

Pour terminer, voici les réponses aux questions les plus fréquentes sur la convention de formation.

Convention ou contrat de formation : quelle différence ?

Ce sont deux documents distincts qui ne sont pas interchangeables.

• Le contrat de formation est obligatoire lorsqu'un particulier finance lui-même sa formation. C'est l'article L6353-3 du Code du travail qui le régit.
• La convention de formation est utilisée dès qu'un tiers finance la formation (entreprise, OPCO, Pôle Emploi…).

La signature du stagiaire est-elle obligatoire sur la convention ?

Légalement, la convention lie l'organisme de formation et le financeur (souvent l'employeur). La signature du stagiaire n'est donc pas toujours une exigence absolue.

Cependant, il est fortement recommandé de la faire signer. Cela engage le stagiaire, prouve qu'il a bien reçu toutes les informations (un plus pour l'indicateur 1 de Qualiopi) et clarifie son adhésion au parcours.

Comment gérer un changement après la signature ?

Si une date change ou un stagiaire est remplacé, ne modifiez jamais le document original. La seule méthode valable est de rédiger un avenant à la convention de formation. Cet avenant doit faire référence à la convention initiale, détailler la modification et être signé par toutes les parties. C'est essentiel pour la traçabilité et la conformité vis-à-vis des financeurs.

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Guide complet pour créer votre convention de formation modèle

Plus qu’un simple papier, la convention de formation est le contrat qui scelle l’accord entre un organisme de formation, l’entreprise ou l’OPCO qui finance, et bien sûr, le stagiaire. C’est le document clé qui lance officiellement toute formation professionnelle financée. Il met tout le monde d’accord sur les objectifs, le déroulement et les conditions financières.

Pourquoi un modèle de convention de formation est-il si crucial ?

Imaginez la convention de formation comme les fondations de votre activité. Loin d’être une simple paperasse, elle remplit des fonctions essentielles pour protéger votre organisme et asseoir le professionnalisme de votre offre. C'est elle qui témoigne de votre sérieux et de votre conformité avec la réglementation.

Ce contrat écrit n'est pas une option. Il est rendu obligatoire par l'article L.6353-1 du Code du travail dès qu'un tiers finance la formation. Chaque partie s'engage juridiquement, ce qui permet de définir clairement les responsabilités de chacun et d'éviter les malentendus ou les litiges qui peuvent toujours survenir.

Un filet de sécurité pour toutes les parties

Ce document protège autant le formateur que le financeur et l'entreprise. Côté client, c'est la garantie que la prestation sera bien celle pour laquelle il a payé. Pour vous, l'organisme de formation, elle sécurise vos revenus en gravant dans le marbre le prix, les modalités et les délais de paiement.

Le saviez-vous ? En 2022, le chiffre d'affaires du marché de la formation professionnelle en France a atteint 35,7 milliards d'euros (Source : Statista). Gérer de tels flux financiers sans un contrat clair serait impensable. En cas de litige – un désaccord sur le contenu ou un paiement en retard – la convention signée est votre preuve irréfutable.

Le sésame pour débloquer les financements

Sans une convention rédigée dans les règles de l'art, n'espérez pas obtenir le moindre financement. Les OPCO, France Travail, ou même les régions exigent ce document pour valider une prise en charge. Il est aussi indispensable pour justifier l'utilisation de fonds issus du Compte Personnel de Formation (CPF) via la plateforme EDOF.

Un document clair et complet, c'est l'assurance d'un traitement rapide de vos dossiers. Les financeurs épluchent chaque ligne pour vérifier que toutes les mentions obligatoires sont présentes avant d'autoriser un virement. Utiliser un modèle de convention de formation fiable, c'est donc un vrai gain de temps et une bouffée d'air pour votre trésorerie.

Un pilier de votre certification Qualiopi

Enfin, ce document est une pièce maîtresse lors d'un audit de certification Qualiopi. Il constitue la preuve matérielle de votre conformité sur de nombreux indicateurs du Référentiel National Qualité.

L'auditeur va s'appuyer sur vos conventions pour vérifier, par exemple, la clarté de vos objectifs (indicateur 1), les modalités d'évaluation prévues (indicateur 11) ou encore les moyens pédagogiques que vous déployez (indicateur 21). Une convention bien ficelée se transforme en un solide dossier de preuves qui simplifie grandement la préparation de votre audit.

Pour aller plus loin sur ce sujet, n'hésitez pas à consulter notre article complet sur la convention de formation professionnelle. Vous verrez qu'il s'agit bien plus que d'un simple document : c'est un véritable outil stratégique pour la qualité et la pérennité de votre organisme.

Les clauses indispensables d'un modèle de convention de formation

Pour qu'un modèle de convention de formation soit valable, il doit contenir des informations bien précises, exigées par la loi. Il ne s’agit pas de simples recommandations, mais bien de clauses obligatoires. Une seule qui manque, et c'est le financement qui peut être refusé ou un contrôle qui tourne mal.

Passons en revue, point par point, ce que vous devez absolument y inscrire pour sécuriser vos actions de formation.

Loin d'être une simple formalité, la convention de formation est l'héritage de décennies de construction du droit de la formation. Depuis l'Accord National Interprofessionnel (ANI) de 1970, le cadre n'a cessé de se préciser. Aujourd'hui, l'article L. 6353-1 du Code du travail encadre clairement ce document. Il doit tout dire : le contenu, la durée, le coût, les moyens… Pour les curieux, un rapide coup d'œil aux ressources sur l'histoire de la formation continue en France permet de mieux comprendre son origine.

L'identification claire des parties engagées

Commençons par la base : qui signe quoi ? Cela peut paraître évident, mais une imprécision ici et tout le document peut être remis en cause. Il faut que chaque acteur soit identifié sans la moindre ambiguïté.

Pensez à bien lister :

• Votre organisme de formation : Raison sociale, numéro de SIRET, numéro de déclaration d'activité (NDA), adresse du siège, et nom du représentant légal.
• Le client (l'entreprise ou le stagiaire) : Raison sociale (ou nom/prénom), SIRET si c'est une entreprise, adresse complète et nom du signataire.
• Le financeur (si différent du client) : Le nom de l'OPCO ou de tout autre organisme qui finance la formation doit être clairement mentionné.

Un intitulé précis et des objectifs pédagogiques mesurables

L'intitulé est la vitrine de votre formation. Il doit être exact et identique sur tous vos supports, notamment sur la plateforme EDOF pour le CPF. Un vague "Formation en marketing digital" ne suffit pas. Soyez précis, par exemple : "Formation certifiante : Développer sa stratégie de contenu sur les réseaux sociaux".

Les objectifs pédagogiques sont encore plus critiques. Ils doivent décrire ce que le stagiaire sera capable de faire à la fin du parcours. C'est du concret.

Notre conseil pratique : Bannissez les verbes flous comme "comprendre", "savoir" ou "découvrir". Privilégiez des verbes d'action, qui permettent une évaluation claire : "Identifier les indicateurs de performance clés (KPIs)", "Construire un calendrier éditorial" ou "Rédiger une publication engageante".

Le programme détaillé et les moyens mis en œuvre

Ici, on entre dans le cœur du sujet. Le plus simple est de joindre le programme détaillé de la formation en annexe. Il doit dérouler le contenu module par module et montrer la logique de progression.

N'oubliez pas de lister tous les moyens que vous allez déployer :

• Pédagogiques : Supports de cours (PDF, vidéos), études de cas pratiques, accès à une plateforme e-learning…
• Techniques : Salle équipée si vous êtes en présentiel, logiciel spécifique, plateforme de visioconférence.
• Humains : Qui sont les formateurs ? Indiquez leur nom et leurs qualifications. Mentionner leur expertise renforce la crédibilité de votre offre.

Durée, calendrier et modalités de contrôle

La durée totale doit toujours être exprimée en heures. Ensuite, il faut un calendrier précis : dates, horaires, et lieu (ou les modalités de connexion si c'est à distance).

Les modalités de suivi et d'évaluation sont un point absolument crucial, surtout depuis Qualiopi. Comment allez-vous prouver que la formation a bien eu lieu et que les objectifs ont été atteints ?

• Pour le suivi : Feuilles d'émargement (manuelles ou électroniques), relevés de connexion pour le distanciel.
• Pour l'évaluation : QCM en fin de module, cas pratique à rendre, quiz interactif, évaluation orale…

Le volet financier : aucune zone d'ombre

La partie financière doit être parfaitement transparente. Indiquez le coût total de la formation hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).

Pour éviter les malentendus et les retards de paiement, détaillez l'échéancier :

• Un acompte : Précisez le pourcentage ou le montant à verser à la signature.
• Le solde : Quand doit-il être réglé ? ("À réception de facture à la fin de la formation").
• Les modalités de règlement : Virement bancaire, chèque, etc.

Pour vous aider à ne rien oublier, voici un tableau récapitulatif. Considérez-le comme votre checklist ultime avant d'envoyer une convention.

Checklist des mentions obligatoires de la convention de formation

Clause obligatoire	Description et points de vigilance	Exemple de rédaction
Identification des parties	Raison sociale, SIRET, NDA, adresse, représentant légal (OF et client/entreprise).	Entre les soussignés : L'organisme de formation [Raison Sociale], SIRET […], NDA […], représenté par [Nom]… Et l'entreprise [Raison Sociale], SIRET […]…
Intitulé de la formation	Doit être précis et identique sur tous les supports (devis, EDOF, etc.).	Intitulé de l'action de formation : "Maîtriser les techniques de vente consultative en B2B".
Objectifs pédagogiques	Compétences concrètes et évaluables acquises à l'issue de la formation. Verbes d'action.	À l'issue de cette formation, le stagiaire sera capable de : – Appliquer la méthode SONCAS en rendez-vous client. – Construire un argumentaire de vente personnalisé.
Contenu et programme	Description détaillée du déroulé, des modules, et des thèmes abordés. Souvent en annexe.	Le programme détaillé de la formation est joint en Annexe 1 de la présente convention.
Moyens mis en œuvre	Pédagogiques (supports), techniques (logiciels) et humains (qualifications du formateur).	La formation sera animée par M. Jean Dupont, expert en négociation commerciale depuis 15 ans. Les supports de cours (PDF) seront fournis via notre plateforme LMS.
Durée et calendrier	Durée totale en heures, dates de début et de fin, horaires précis et lieu/modalités de connexion.	Durée : 21 heures, réparties sur 3 jours. Dates : les 15, 16 et 17 juin 2024, de 9h00 à 17h00. Lieu : [Adresse] ou via le lien de connexion Zoom suivant […].
Suivi et évaluation	Modalités pour attester de l'assiduité (émargement) et de l'atteinte des objectifs (quiz, cas pratique).	Le suivi de l'exécution sera assuré par des feuilles d'émargement signées par demi-journée. L'évaluation des acquis se fera par un QCM final et une mise en situation.
Coût et modalités de paiement	Prix total HT et TTC, échéancier de paiement clair (acompte, solde), moyens de règlement.	Coût total : 1500 € HT, soit 1800 € TTC. Un acompte de 30% (540 € TTC) est dû à la signature. Le solde est à régler à réception de la facture finale.

En traitant chacune de ces clauses avec rigueur, vous transformez votre convention de formation en un véritable bouclier juridique et un passeport pour obtenir vos financements.

Comment adapter votre convention de formation aux différents financeurs ?

Un modèle de convention de formation unique pour tous, c'est une illusion. Chaque financeur – que ce soit le CPF, un OPCO ou France Travail – a ses propres attentes. Croire qu'un document standard passera partout sans retouche, c'est s'exposer à des allers-retours qui vous coûteront cher en temps et en trésorerie.

Il s'agit d'ajuster quelques clauses clés pour mettre en avant les informations que chaque financeur recherche en priorité.

Cette personnalisation est d'autant plus importante que la formation est un véritable investissement. Saviez-vous que la dépense moyenne des entreprises de plus de 10 salariés pour la formation était de 3,54 % de leur masse salariale en 2009 ? Vous pouvez consulter les données détaillées de l'INSEE pour mesurer l'ampleur de cet engagement. Une convention bien ciblée justifie cet investissement et en accélère la validation.

La convention pour le Compte Personnel de Formation (CPF) via EDOF

La plateforme EDOF est votre portail direct avec la Caisse des Dépôts pour tout ce qui touche au CPF. Ici, le mot d'ordre est : cohérence absolue. Les informations dans votre convention doivent être le miroir parfait de ce que vous avez déclaré sur la plateforme.

Le point de vigilance numéro un est le parcours pédagogique. Votre convention doit absolument détailler :

• Les étapes clés du parcours : Soyez précis sur la séquence des modules, les temps en direct (synchrones) et ceux en autonomie (asynchrones).
• Les modalités d'évaluation : Décrivez concrètement comment vous vérifiez que les objectifs sont atteints (quiz, cas pratique, projet final, etc.). C'est la preuve qui déclenchera le paiement.
• La nature de la certification : L'intitulé de la formation doit correspondre exactement à celui de la certification visée, qu'elle soit enregistrée au RNCP ou au Répertoire Spécifique.

Exemple concret : Pour une formation en "Gestion de projet Agile", n'écrivez pas "Évaluation finale". Préférez : "L'évaluation se déroulera via une simulation de projet de 3 heures. Le stagiaire devra construire un backlog et animer une cérémonie de sprint. Cette mise en situation sera complétée par un QCM de 40 questions sur les principes du manifeste Agile."

Une convention parfaitement alignée sur votre fiche EDOF garantit un processus fluide et évite les demandes de pièces complémentaires qui retardent les paiements.

Satisfaire les exigences des OPCO

Les OPCO (Opérateurs de Compétences) financent les plans de développement des compétences des entreprises. Ils veulent s’assurer que chaque euro est dépensé à bon escient. Leur priorité ? Le lien direct entre la formation proposée et les besoins réels de l'entreprise.

Pour convaincre un OPCO, votre modèle de convention de formation doit mettre l'accent sur :

• Les prérequis : Mentionnez clairement le niveau ou les compétences de départ nécessaires.
• Les objectifs opérationnels : Expliquez comment la formation va transformer concrètement le quotidien professionnel du salarié.
• La justification du coût : Le prix doit être logique au vu de la durée, des moyens déployés et de l'expertise du formateur.

Une bonne pratique consiste à annexer une fiche résumant l'analyse du besoin, co-signée par l'entreprise. Pour y voir plus clair, notre guide sur le financement de la formation professionnelle vous apportera des réponses concrètes.

Le cas des financeurs publics comme France Travail

Quand votre interlocuteur est France Travail (ex Pôle Emploi) ou une Région, l'objectif principal est le retour à l'emploi. Votre convention doit donc prouver que votre formation est un véritable tremplin professionnel.

Dans ce contexte, soignez particulièrement ces clauses :

1. Le public visé : Précisez que la formation s'adresse aux demandeurs d'emploi ou aux personnes en reconversion.
2. Les débouchés professionnels : Listez les métiers ou les types de postes auxquels la formation prépare réellement.
3. Le suivi post-formation : Si vous offrez un accompagnement à la recherche d'emploi, mettez-le en avant. C'est un vrai plus.

Pour ces financeurs, la convention est un engagement vers l'insertion professionnelle. Chaque ligne doit les rassurer sur le sérieux de votre démarche.

Utiliser la convention de formation comme preuve pour votre audit Qualiopi

Aujourd'hui, la certification Qualiopi est le standard de la qualité dans le secteur de la formation. Lors de l'audit, il ne suffit pas de dire que vous faites bien, il faut le prouver. C'est là que votre convention de formation devient l’une de vos meilleures pièces à conviction.

Beaucoup voient encore ce document comme une formalité. Grave erreur. La convention centralise une mine d'informations que l'auditeur Qualiopi va éplucher avec attention. Pensez-y comme à un instantané contractuel de votre prestation, qui démontre que vous respectez les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).

En transformant ce document en dossier de preuves, vous anticipez les questions de l'auditeur, gagnez un temps précieux et montrez le sérieux de votre démarche qualité.

Faire le lien entre votre convention et les indicateurs Qualiopi

Chaque clause de votre convention peut et doit répondre à un ou plusieurs indicateurs du RNQ. Les mentions obligatoires de la convention de formation reflètent directement les bonnes pratiques exigées par la certification.

Voici quelques exemples concrets :

• Indicateur 1 : Il porte sur la diffusion d'une information accessible. La partie de votre convention détaillant les objectifs pédagogiques, la durée, les prérequis et les modalités est une preuve directe de cette information.
• Indicateur 5 : On vous demande de définir des objectifs opérationnels et évaluables. Votre clause « Objectifs de la formation » y répond, à condition d'être rédigée avec des verbes d'action.
• Indicateur 11 : Cet indicateur s'intéresse à l'évaluation des acquis. Votre convention doit décrire les modalités d'évaluation prévues (QCM, mise en situation, etc.) pour prouver que ce processus est défini dès le départ.
• Indicateur 21 : On vérifie ici que vous disposez des moyens humains et techniques adaptés. En précisant les qualifications du formateur et en listant les supports pédagogiques, votre convention apporte une preuve tangible.

Conseil d’expert pour l'audit : Prenez les devants. Présentez de vous-même votre modèle de convention et expliquez comment chaque section répond aux indicateurs clés. C'est une excellente façon de montrer que vous maîtrisez le référentiel.

Ce document n'est pas une pièce isolée ; il est au cœur d'un écosystème où la conformité est la clé du succès.

La convention de formation est le document central qui lie votre organisme, vos clients et les différents financeurs (CPF, OPCO, France Travail). Qualiopi vient chapeauter le tout.

Votre grille de correspondance pratique

Pour vous aider à préparer l'audit, voici une grille de correspondance simple. Elle met en relation les clauses de votre convention et les indicateurs Qualiopi concernés.

Section de la convention	Indicateurs Qualiopi concernés	Points à vérifier pour l'auditeur
Intitulé & Objectifs	1, 5, 10	Les objectifs sont-ils clairs, mesurables et alignés avec le programme ?
Programme & Contenu	6, 8	Le contenu est-il détaillé et adapté au public visé ?
Moyens pédagogiques & humains	21	Les qualifications du formateur et les outils pédagogiques sont-ils précisés ?
Durée & Calendrier	9	L'organisation (dates, horaires, lieu) est-elle fixée sans ambiguïté ?
Suivi & Évaluation	11, 12, 16	Les méthodes pour évaluer les acquis et suivre l'assiduité sont-elles formalisées ?
Coût & Modalités financières	1, 17	Le prix et les conditions de règlement sont-ils transparents pour le client ?

En abordant votre convention avec cette grille en tête, vous la transformez en un véritable outil stratégique. Pour aller plus loin, notre guide sur les documents requis pour la certification Qualiopi vous donnera une vision complète de ce qui vous attend.

Comment rédiger une convention de formation vraiment solide ?

Avoir un modèle de convention de formation qui respecte la loi, c'est le minimum. Mais pour que ce document devienne un véritable atout, il faut aller plus loin. Une convention bien ficelée sécurise votre activité, clarifie la relation avec vos clients et rassure les financeurs.

Voici quelques conseils pratiques pour transformer votre document administratif en un avantage stratégique.

Misez sur la clarté avant tout

La règle d'or ? Oubliez le jargon juridique complexe. Votre convention doit être limpide pour tout le monde. Adoptez des phrases courtes et un langage direct.

Un document clair est la meilleure assurance contre les malentendus. N'oubliez jamais que votre client signe pour une prestation, pas pour décrypter un texte de loi. La clarté est une marque de professionnalisme.

Considérez votre convention comme une discussion mise par écrit. Elle doit anticiper les questions que votre client pourrait se poser et y apporter des réponses claires. C'est le meilleur moyen de bâtir une relation de confiance dès le départ.

D'ailleurs, un rapport de l'IGAS de 2017 a mis en lumière comment des conventions claires ont permis de créer une meilleure compréhension mutuelle en fixant un cadre d'obligations partagé.

Blindez vos conditions d'annulation et de report

C'est le point sensible, mais il est crucial pour la santé de votre trésorerie. Que se passe-t-il si un participant annule à la dernière minute ? Sans des clauses précises, c'est vous qui prenez le risque financier.

Votre convention doit donc détailler noir sur blanc :

• Les délais de prévenance : Jusqu'à quand peut-on annuler sans frais ? (ex : 30 jours calendaires avant le début).
• Les pénalités financières : Fixez un barème clair en cas d'annulation tardive. Par exemple, 50 % du coût est dû si l'annulation intervient moins de 15 jours avant, et 100 % à moins de 7 jours.
• Les modalités de report : Est-ce possible ? Combien de fois ? Y a-t-il des frais de gestion ? Précisez-le.

Ces clauses vous protègent, valorisent votre travail et dissuadent les annulations de confort.

Les erreurs classiques à ne plus jamais faire

Pour finir, passons en revue les trois pièges les plus courants qui peuvent transformer une convention en bombe à retardement.

Erreur n°1 : Des objectifs pédagogiques flous

Un objectif du type "améliorer ses compétences en management" ne veut rien dire. C’est la voie royale vers un client déçu.

• La solution : Formulez des objectifs avec des verbes d'action concrets et mesurables.
• À ne pas faire : "Savoir gérer une équipe."
• Le bon réflexe : "À l'issue de la formation, le participant sera capable de conduire un entretien de feedback constructif en appliquant la méthode DESC."

Erreur n°2 : Omettre les prérequis

Inscrire une personne qui n'a pas le niveau nécessaire, c'est programmer un échec. Le client ou le financeur pourrait même vous le reprocher.

• La solution : Soyez parfaitement transparent sur le niveau d'entrée attendu.
• À ne pas faire : "Formation ouverte à tous."
• Le bon réflexe : "Prérequis : Justifier d'une première expérience en gestion de projet (6 mois minimum) et maîtriser les fonctions de base d'un tableur (Excel, Google Sheets)."

Erreur n°3 : Manquer de précision sur l'évaluation

"Une évaluation sera réalisée en fin de stage" est une phrase creuse. Comment ? Sur quels critères ? Le client et son financeur ont besoin de le savoir.

• La solution : Décrivez précisément les modalités d'évaluation qui valideront les acquis.
• À ne pas faire : "Un contrôle des connaissances."
• Le bon réflexe : "L'évaluation des acquis combine un QCM de 30 questions (seuil de réussite à 75 % de bonnes réponses) et la présentation orale d'une étude de cas pratique devant un jury."

En évitant ces écueils, votre modèle de convention de formation devient un véritable contrat de confiance, qui protège tout le monde et pave la voie à une collaboration réussie.

Les questions fréquentes sur la convention de formation

Pour finir, répondons aux interrogations les plus courantes. Mettons les choses au clair, de manière simple et directe, pour que la convention de formation n'ait plus aucun secret pour vous.

Convention ou contrat de formation, quelle est la différence ?

C'est une confusion classique, mais la distinction est simple : tout dépend de qui paie.

• La convention de formation s'applique dès qu'un tiers finance le parcours : l'entreprise du salarié, un OPCO, France Travail… C'est un document qui scelle un accord entre au moins trois parties.

• Le contrat de formation concerne le cas où une personne finance elle-même sa formation avec ses propres fonds. Le contrat est alors signé directement entre elle et l'organisme.

En résumé : si un particulier paie de sa poche, c'est un contrat. Dans quasi tous les autres contextes professionnels, c'est une convention.

Faut-il une convention pour une formation 100 % interne ?

La réponse courte est non. Quand une entreprise forme ses propres salariés avec ses propres ressources (formateurs internes, locaux…), la loi n'impose pas de convention de formation.

Cependant, il est fortement recommandé de formaliser le processus. Créer un document interne qui détaille les objectifs, le programme et les modalités d'évaluation est une excellente pratique. Cela permet de valoriser l'action de formation et de garder une trace précieuse pour le suivi des compétences et les contrôles éventuels.

Le fait qu'une formation soit interne ne dispense pas l'employeur de ses obligations. Il doit toujours être en mesure de prouver les actions mises en place pour développer les compétences de ses salariés.

Comment réagir si un stagiaire abandonne en cours de route ?

C'est un scénario à anticiper dans votre convention. Si un apprenant abandonne, la première étape est de le constater officiellement par un écrit (e-mail ou courrier) à l'apprenant et à son financeur.

C'est à ce moment que vos clauses financières deviennent votre meilleure assurance. Votre convention doit être limpide sur ce point :

• Facturation au prorata : C'est la pratique la plus juste. Vous facturez les heures de formation réellement suivies jusqu'à la date de l'abandon.
• Pénalités éventuelles : Certains organismes prévoient une clause stipulant que toute formation commencée est due en intégralité, surtout pour les formats courts.

L'essentiel est que cette règle du jeu soit écrite noir sur blanc et acceptée par tout le monde avant le démarrage pour éviter les litiges.

La signature électronique a-t-elle la même valeur qu'une signature manuscrite ?

Oui, sans la moindre hésitation ! La signature électronique est pleinement reconnue par la loi et a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, à condition de respecter les règles du règlement européen eIDAS.

En utilisant un outil certifié comme DocuSign ou Yousign, vous vous assurez de l'intégrité du document et de l'identité du signataire.

Les avantages sont évidents :

• Un gain de temps phénoménal : Le processus de signature prend quelques minutes.
• Une traçabilité parfaite : Vous disposez d'un dossier de preuves numériques horodatées.
• Un archivage simplifié : Tous vos documents sont stockés de manière sécurisée.

Passer à la signature électronique pour votre modèle de convention de formation est un vrai levier d'efficacité et de sécurité.

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Naviguer dans les méandres administratifs de la formation professionnelle peut paraître intimidant, mais une convention solidement bâtie est votre meilleure boussole. Pour vous aider à structurer votre organisme et à valider vos objectifs de certification, PPF Conseil Formation met toute son expertise à votre service.

Découvrez comment nous pouvons vous aider à sécuriser vos démarches sur ppf-conseil-formation.fr

Convention de formation modèle : Le guide complet pour être en règle

La convention de formation est bien plus qu'une simple formalité administrative. C'est le document clé qui officialise et sécurise la relation entre votre organisme de formation, l'entreprise cliente et le stagiaire. Considérez-la comme un contrat essentiel : elle garantit que toutes les parties sont d'accord sur les objectifs et les modalités avant le début de la formation.

Pourquoi une convention de formation solide est votre meilleur allié ?

Négliger la rédaction de votre convention de formation, c'est comme construire un bâtiment sans fondations solides. Ce document est le pilier de votre crédibilité et de votre professionnalisme. Plus qu'une obligation légale, elle sert de feuille de route détaillée, éliminant toute ambiguïté et prévenant les potentiels malentendus.

En cas de contrôle par la DREETS (Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) ou un organisme financeur, c'est le premier document qui vous sera demandé. Il constitue la preuve formelle que l'action de formation a bien eu lieu. Sans une convention conforme, un financement peut être remis en cause, même si la formation s'est déroulée parfaitement.

Sécurisez vos financements et votre trésorerie

L'enjeu financier est majeur, surtout lorsque des fonds publics ou mutualisés sont impliqués. Chaque financeur a ses propres procédures, mais tous s'appuient sur la convention pour valider leur prise en charge.

• OPCO (Opérateurs de Compétences) : Ils analysent la convention en détail pour s'assurer que toutes les mentions légales y figurent avant de débloquer les fonds du plan de développement des compétences.
• CPF (Compte Personnel de Formation) : Bien que les démarches se fassent sur la plateforme EDOF, ne vous y trompez pas. La Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) peut exiger la convention à tout moment pour vérifier sa conformité.
• France Travail (anciennement Pôle emploi) : Pour une Aide Individuelle à la Formation (AIF), la convention est la pièce maîtresse du dossier. Sans elle, aucune aide ne peut être accordée.

Une convention incomplète ou mal rédigée est la cause principale des retards ou refus de paiement. Selon une étude interne menée en 2023 par plusieurs OPCO, près de 25% des dossiers non conformes présentaient une erreur dans la convention de formation. C'est un risque direct pour votre trésorerie que vous pouvez facilement éviter par plus de rigueur.

Un cadre juridique qui protège toutes les parties

Le formalisme de la convention de formation n'est pas destiné à complexifier votre travail, mais à le sécuriser. Il s'inscrit dans un cadre légal précis, qui a beaucoup évolué depuis la loi fondatrice n° 71-575 du 16 juillet 1971. Pour mieux comprendre les exigences actuelles, il est intéressant de se pencher sur l'évolution de la formation continue en France.

Cette rigueur protège chaque partie :

• Pour l'organisme : C'est la garantie d'être rémunéré pour la prestation fournie.
• Pour l'entreprise : C'est l'assurance que la formation correspondra à la commande passée.
• Pour le stagiaire : C'est la clarté sur ses droits, ses devoirs et le déroulement de son parcours.

Les clauses obligatoires d'une convention de formation modèle

Une convention de formation n'est pas un simple devis. C'est un contrat qui engage juridiquement votre organisme et votre client. Son cadre est défini par l'article L.6353-2 du Code du travail. Une seule mention manquante ou imprécise peut suffire à bloquer un financement pendant plusieurs semaines.

Cette section est conçue pour être votre filet de sécurité et éviter ce type de désagrément.

Plutôt que de simplement lister les articles de loi, nous allons détailler chaque clause pour que vous en compreniez l'importance. L'objectif est de vous permettre de rédiger des documents solides, sans aucune ambiguïté pour votre client, l'OPCO ou l'auditeur Qualiopi.

Voici une checklist des mentions indispensables à intégrer dans votre modèle.

Checklist des mentions obligatoires

Mention obligatoire (Art. L6353-2)	Contenu à préciser	Point de vigilance
Identification des parties	Raison sociale, adresse, SIRET, et Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) pour l'OF. Raison sociale et adresse pour le client.	Le NDA est crucial. Son absence invalide la convention au regard de la loi. Vérifiez sa validité.
Intitulé de la formation	Le titre exact et complet de l'action de formation.	Évitez les titres vagues. "Manager une équipe à distance" est plus clair que "Formation management".
Nature de l'action	Précisez s'il s'agit d'une action de formation, d'un bilan de compétences, d'une VAE, etc.	Le cadre légal et les preuves à fournir varient. Soyez précis dès le début.
Objectifs pédagogiques	Ce que le stagiaire sera capable de faire concrètement à la fin.	Utilisez des verbes d'action mesurables ("appliquer", "créer", "analyser"). C'est une exigence de l'indicateur 5 de Qualiopi.
Contenu et programme	Le détail des modules et thèmes abordés (souvent en annexe pour plus de clarté).	Le programme doit être cohérent avec les objectifs. Un financeur vérifiera cette adéquation.
Prérequis	Les connaissances ou compétences nécessaires pour suivre la formation avec succès.	Cela vous protège si un participant n'a pas le niveau requis et clarifie les attentes.
Durée et organisation	Durée totale en heures, dates, calendrier précis, lieu (ou modalités si distanciel).	La durée en heures est la base de calcul pour la plupart des financements. Une erreur peut bloquer le paiement.
Moyens pédagogiques & techniques	Supports fournis, outils (plateforme LMS), nom et qualifications des formateurs.	Cela démontre le professionnalisme de votre structure et rassure sur la qualité de la prestation.
Suivi et sanction	Modalités de suivi (feuilles d'émargement, relevés de connexion) et d'évaluation (QCM, cas pratique), type de document final.	L'attestation de fin de formation est un standard. Pour une formation certifiante, mentionnez l'intitulé exact du titre visé.
Clauses financières	Prix total HT et TTC, modalités de paiement, et conditions en cas d'annulation ou de report.	Les conditions d'annulation vous protègent en cas de désistement tardif. Ne les négligez pas !

Ce tableau représente la structure de base de votre convention. En le suivant rigoureusement, vous créez un document non seulement conforme, mais aussi robuste et professionnel.

Zoom sur les clauses clés de votre modèle

Analysons maintenant quelques points qui méritent une attention particulière.

Les objectifs : ce que le stagiaire saura faire

C'est le cœur de votre promesse. L'erreur courante est de décrire ce que vous allez faire ("présenter les outils…"). L'objectif doit se concentrer sur la compétence que le stagiaire acquerra.

Exemple d'objectif bien formulé : "À l'issue de cette formation, le participant sera capable de créer des tableaux croisés dynamiques sur Excel pour analyser des données de vente." C'est concret, mesurable et orienté vers l'action.

Le suivi : la preuve de votre travail

Comment prouver que la formation a bien eu lieu ? Cette clause est votre protection en cas de contrôle.

• En présentiel : La feuille d'émargement signée par demi-journée par chaque stagiaire et le formateur reste la norme.
• À distance : Les relevés de connexion de votre plateforme LMS ou des quiz de validation sont des preuves solides.

Pour la "sanction" de la formation, il s'agit le plus souvent d'une attestation de fin de formation. Si votre parcours prépare à une certification (RNCP ou Répertoire Spécifique), mentionnez son intitulé officiel. C'est indispensable pour mobiliser un financement CPF.

Les finances : anticiper les imprévus

Les aspects financiers doivent être d'une clarté absolue. Précisez le prix total, ce qu'il inclut et les modalités de paiement.

Surtout, n'oubliez pas les conditions d'annulation ou de report. C'est ce qui vous protège si un client se désiste tardivement. Définissez clairement les règles : quels sont les délais pour annuler sans frais ? Quels frais s'appliquent au-delà ? Cette clause peut vous éviter beaucoup de complications.

Adaptez et personnalisez votre modèle de convention de formation

Maintenant que la théorie est claire, passons à la pratique. Pour vous aider, nous vous proposons un modèle de convention de formation complet, conforme à la réglementation et facile à personnaliser.

Vous pouvez l'adapter au format qui vous convient, que vous utilisiez Microsoft Word ou Google Docs.

Ce guide vous accompagne étape par étape pour adapter ce modèle de convention de formation avec confiance et précision.

Guide pratique pour remplir votre convention

Ouvrez le document. Vous y trouverez des zones à compléter, souvent indiquées entre crochets [comme ceci]. Voyons comment remplir les sections clés.

1. Identifier les signataires

C'est le point de départ du contrat. La rigueur est essentielle pour éviter les retards de paiement.

• Votre organisme de formation : Indiquez votre raison sociale, l'adresse du siège, votre numéro SIRET et votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).
• Votre client : Qu'il s'agisse de l'entreprise ou d'un financeur direct, renseignez sa raison sociale, son adresse et son SIRET.

Exemple :

• Organisme : SARL FormAction, 12 rue de la Pédagogie, 75001 Paris, SIRET 123 456 789 00010, NDA 11 75 12345 67.
• Client : SAS InnovTech, 45 avenue du Progrès, 69002 Lyon, SIRET 987 654 321 00020.

2. Détailler le cœur de la prestation : la formation

Cette partie définit ce pour quoi votre client paie. Elle doit refléter précisément votre offre commerciale et votre programme pédagogique, qu'il est vivement conseillé de joindre en annexe.

Le programme, bien plus qu'une formalité

Le programme doit être limpide et contenir :

• Les objectifs opérationnels (ce que le stagiaire saura faire).
• Le contenu détaillé, module par module.
• Les prérequis pour suivre la formation.
• Les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre.

Conseil pratique : Un programme clair est une preuve de votre professionnalisme. Un client qui comprend ce qu'il achète est un client rassuré, qui signe plus vite et conteste moins la prestation.

L'organisation pratique : cadre et logistique

La précision est votre meilleure alliée pour éviter les malentendus.

• Durée : Indiquez la durée totale en heures (ex: 21 heures). C'est la référence pour les financeurs.
• Calendrier : Soyez précis sur les dates et horaires (ex : Les 3, 4 et 5 septembre 2024, de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 17h30).
• Lieu : Mentionnez l'adresse pour le présentiel ou les modalités de connexion pour le distanciel.

3. Comment adapter le modèle aux cas particuliers ?

Ce modèle de convention de formation est une base solide, mais chaque situation est unique.

• Formation intra-entreprise : Si vous formez plusieurs salariés, listez les participants dans une annexe dédiée pour plus de clarté.
• Formation à distance (FOAD) : La clause "modalités de suivi" est cruciale. Expliquez comment vous suivez l'assiduité : temps de connexion, progression dans les modules, résultats aux quiz, etc.
• Formation avec plusieurs financeurs : La meilleure pratique est d'établir une convention par financeur, en délimitant clairement le périmètre et le montant pris en charge par chacun.

La maîtrise de ces documents fait partie intégrante de votre métier. Pour approfondir le sujet, consultez notre guide sur la gestion administrative de la formation.

Comment adapter votre convention de formation à chaque financeur ?

Penser qu'un seul et même modèle de convention de formation convient à tous les financeurs est une erreur courante qui peut coûter cher. Chaque organisme (OPCO, Caisse des Dépôts, France Travail) a ses propres règles et points de contrôle. Adapter votre document est la clé pour sécuriser vos paiements et fluidifier les démarches.

Cette adaptation est un gage de sérieux qui met en confiance et accélère la validation de vos dossiers.

Ce que l'OPCO regarde à la loupe

Pour un OPCO, la convention justifie chaque euro dépensé. Un gestionnaire vérifiera :

• La cohérence entre le besoin et la formation : Votre programme doit répondre à un besoin de compétences identifié.
• La justification du coût : Le tarif doit être logique par rapport à la durée et aux moyens déployés.
• La preuve de la réalisation : Les modalités de suivi et d'évaluation doivent être clairement décrites.

Conseil pratique : Mentionnez le numéro de dossier de prise en charge de l'OPCO sur votre convention. Cela facilite le traitement du dossier et montre votre organisation.

Pour mieux comprendre les dispositifs, notre guide sur le financement pour la formation offre une vue d'ensemble complète.

Le cas particulier du CPF et de la plateforme EDOF

Avec le Compte Personnel de Formation (CPF), la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) est votre interlocuteur. Beaucoup pensent à tort que les informations saisies sur EDOF suffisent. C'est une erreur. La CDC peut déclencher un contrôle et vous demander la convention signée.

Le maître mot est la cohérence absolue entre votre convention et ce que vous avez déclaré sur EDOF.

Les points de contrôle critiques pour le CPF

Élément à vérifier	Ce que la CDC attend de vous	Le risque en cas de non-concordance
Intitulé de la formation	Strictement identique à celui de l'offre sur EDOF.	La CDC peut considérer qu'il s'agit d'une autre prestation et bloquer le paiement.
Durée en heures	Doit correspondre au nombre d'heures acheté par le stagiaire.	Un écart peut entraîner une demande de remboursement, même partiel.
Dates de session	Les dates de début et de fin doivent être les mêmes que celles déclarées.	Un décalage peut remettre en cause la réalité de la session facturée.

Cette rigueur est d'autant plus importante que le cadre réglementaire s'est durci. L'évolution de la formation en France montre une tendance vers une contractualisation plus stricte. Entre 2005 et 2010, l’harmonisation des classifications européennes a permis de mieux standardiser les conventions. Des analyses détaillées sur le sujet confirment cette formalisation des obligations de contenu, durée et suivi.

Travailler avec France Travail et les autres financeurs

France Travail et les Conseils Régionaux ont aussi leurs propres exigences, souvent axées sur le retour à l'emploi.

Votre modèle de convention de formation doit mettre en avant :

1. Les compétences visées : Listez clairement les compétences professionnelles développées, surtout si elles sont recherchées.
2. La certification : Si la formation est certifiante (RNCP ou RS), l'intitulé exact et le code de la certification doivent apparaître.
3. Les débouchés professionnels : Ajouter une section décrivant les métiers accessibles est un vrai plus pour convaincre le conseiller.

En résumé, préparez des versions de votre modèle adaptées à chaque grand type de financeur. C'est un investissement initial qui sécurisera votre chiffre d'affaires.

La convention de formation : votre pièce maîtresse pour Qualiopi

Obtenir la certification Qualiopi, c'est démontrer la rigueur de vos processus. Dans ce cadre, votre convention de formation est une pièce maîtresse que l'auditeur examinera avec attention.

Elle est au carrefour de plusieurs exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et prouve votre maîtrise de l'ensemble du parcours client.

Comment votre convention répond directement aux indicateurs Qualiopi

Une convention bien rédigée fournit des preuves concrètes pour plusieurs indicateurs clés :

• Indicateur 1 (Information du public) : Elle officialise les informations communiquées en amont (objectifs, durée, prérequis).
• Indicateur 4 (Analyse du besoin) : Elle prouve que vous avez compris la demande du client et y répondez avec une solution adaptée.
• Indicateur 5 (Définition des objectifs) : Les objectifs pédagogiques, formulés en compétences, doivent y figurer. C'est un point de contrôle majeur.
• Indicateur 6 (Contractualisation) : La convention est la preuve ultime de la contractualisation et des engagements de chacun.

La convention de formation est le document qui fait le lien entre votre proposition commerciale, sa mise en œuvre pédagogique et sa validation financière.

Ce schéma illustre bien son rôle central dans la sécurisation des flux financiers entre les différents acteurs du secteur.

Plus qu'un document, un processus qualité

Avoir une convention complète est essentiel, mais l'auditeur s'intéressera aussi au processus qui l'entoure.

Un bon modèle de convention de formation est le point de départ. La rigueur dans son application, de la signature à l'archivage, fera la différence le jour de l'audit.

Nos conseils pratiques pour un audit sans stress

Adoptez ces réflexes pour démontrer votre professionnalisme :

1. Utilisez la signature électronique : Des outils comme DocuSign ou Yousign fournissent une piste d'audit parfaite (date, heure, IP) qui constitue une preuve irréfutable.
2. Archivez méthodiquement : Adoptez une nomenclature de nommage claire (ex: 2024-10-26_NomClient_IntituléFormation_Convention.pdf) et une arborescence de fichiers structurée.
3. Gérez les modifications avec des avenants : En cas de changement (date, participant), ne modifiez jamais l'original. Émettez un avenant, daté et signé par toutes les parties.
4. Assurez la cohérence documentaire : Les informations (intitulé, durée, objectifs) doivent être identiques sur la convention, le programme, les feuilles d'émargement et l'attestation finale.

En appliquant ces conseils, vous transformez une obligation administrative en un levier pour votre certification. Pour aller plus loin, consultez notre liste des documents requis pour la certification Qualiopi.

Vos questions sur la convention de formation

Vous avez encore des questions sur le modèle de convention de formation ? Voici des réponses claires à des interrogations fréquentes.

Formation 100% CPF : faut-il quand même une convention ?

Oui, absolument. C'est une erreur fréquente de penser que la validation sur EDOF suffit. La convention de formation (ou un contrat si la personne finance elle-même) reste une obligation légale, même lorsque la Caisse des Dépôts gère le financement. En cas de contrôle, elle vous sera demandée pour justifier la prestation.

Convention ou contrat de formation : comment choisir ?

Le choix dépend de qui finance la formation :

• Convention de formation : Pour un financement par un tiers (entreprise, OPCO, France Travail). C'est une relation B2B.
• Contrat de formation professionnelle : Quand une personne physique finance elle-même sa formation. Ce document est soumis au Code de la consommation et inclut un délai de rétractation de 14 jours.

Dans les deux cas, la clarté sur les objectifs, le programme et les modalités est essentielle.

La signature électronique est-elle valable légalement ?

Oui, sans aucun doute. Non seulement elle est valable, mais elle est aujourd'hui fortement recommandée. Pour être reconnue, elle doit respecter le règlement européen eIDAS, ce que font tous les principaux outils du marché. Elle accélère vos démarches, réduit les coûts et offre une traçabilité irréprochable en cas d'audit ou de litige.

Que se passe-t-il si un stagiaire abandonne en cours de route ?

Ce scénario doit être anticipé. Votre modèle de convention de formation doit inclure une clause qui détaille les conséquences financières en cas d'annulation ou d'abandon. Cette clause doit être claire, en prévoyant par exemple une facturation au prorata des heures suivies, éventuellement complétée par des frais de dédit. Cette transparence protège votre trésorerie et prévient les litiges.

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Pour sécuriser votre démarche qualité et garantir la conformité de vos documents, l'accompagnement d'un expert peut faire toute la différence. Chez PPF Conseil Formation, nous aidons les organismes de formation à répondre aux exigences de la certification Qualiopi.

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