Comment devenir un organisme de formation : Le guide complet pour vous lancer
Vous rêvez de partager votre expertise et de transformer votre savoir en métier ? Devenir un organisme de formation est une aventure passionnante, mais elle demande méthode et rigueur. Avant de vous lancer tête baissée dans les démarches, il est essentiel de bien structurer votre projet. La première étape, bien avant la paperasse, est de construire des fondations solides pour assurer la réussite et la pérennité de votre future activité.
Ce guide pratique est conçu pour vous accompagner pas à pas, de l'idée initiale à la commercialisation de vos premières offres de formation.
1. Comment poser les bases de votre organisme de formation ?
Se lancer dans la formation professionnelle est un véritable projet d'entreprise. Pour transformer votre expertise en une offre qui trouve sa place sur le marché, une vision claire est indispensable. Cette phase de réflexion est cruciale : elle détermine la viabilité de votre projet et garantit que vous répondez à un besoin réel. C'est le moment de vous poser les bonnes questions pour partir sur des bases saines.
Définir votre idée et trouver votre place sur le marché
Le marché de la formation est dynamique, mais aussi très concurrentiel. Pour vous démarquer, votre projet doit s'appuyer sur une expertise pointue et une proposition de valeur claire. Demandez-vous sincèrement : qu'est-ce qui me rend unique ?
Voici quelques pistes pour vous guider :
- Quelle est votre expertise unique ? Identifiez le domaine où votre valeur ajoutée est la plus forte.
- Qui voulez-vous former ? Définissez votre client idéal : salariés en reconversion, jeunes diplômés, cadres d'un secteur spécifique ? Plus votre cible est précise, plus votre message sera percutant.
- Quel problème résolvez-vous ? Vos formations doivent apporter une solution concrète : une montée en compétences, l'adaptation à un nouvel outil, la préparation à une certification, etc.
Le secteur est dense : selon les données de 2022 de l'observatoire AKTO, on dénombrait 93 264 salariés dans les organismes de formation en France. Ces chiffres soulignent l'importance de construire une offre qualitative pour trouver sa place.
Construire un projet pédagogique qui a de l'impact
Une fois votre cible et votre valeur ajoutée définies, il est temps d'esquisser votre projet pédagogique. Il ne s'agit pas encore de créer les supports de cours, mais de définir la philosophie et les grands axes de votre approche.
Considérez votre projet pédagogique comme l'ADN de votre organisme. C'est lui qui garantit la cohérence et l'efficacité de vos formations.
Cette étape est fondamentale. Vous devez réfléchir à comment vous allez transmettre les compétences et, surtout, comment vous allez vous assurer qu'elles sont bien acquises. Ce travail préparatoire est essentiel pour la certification Qualiopi, qui évaluera la qualité de vos processus. Bien structurer votre projet dès le départ simplifiera considérablement la gestion administrative de la formation par la suite.
2. Quelles sont les démarches pour créer son organisme de formation ?
Votre projet est bien ficelé ? Il faut maintenant lui donner un cadre légal. Cette étape administrative peut sembler intimidante, mais elle est bien plus simple si on l'aborde dans le bon ordre. L'objectif est double : choisir la structure juridique adaptée et obtenir votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA), le sésame pour opérer en toute légalité.
Choisir le statut juridique de votre organisme de formation
C'est la première brique à poser. Votre choix influencera votre fiscalité, votre protection sociale et la complexité de votre comptabilité. Il n'y a pas de statut parfait, seulement celui qui est adapté à votre projet.
- La micro-entreprise : Idéale pour démarrer. Simple à créer, elle offre des obligations comptables allégées. C'est parfait pour tester votre concept sans vous noyer dans la paperasse. Attention, le chiffre d'affaires est plafonné (77 700 € pour les prestations de services en 2024) et il n'y a pas de séparation entre votre patrimoine professionnel et personnel.
- La société (SASU ou EURL) : Si vous visez une croissance rapide ou prévoyez d'embaucher, une société offre plus de structure. L'avantage majeur est la protection de votre patrimoine personnel.
Notre conseil : Ne vous mettez pas la pression. Commencer en micro-entreprise et évoluer vers une société une fois l'activité lancée est une stratégie courante et intelligente.
Comparatif des statuts juridiques pour un organisme de formation
| Statut Juridique | Responsabilité | Régime social | Obligations comptables | Idéal pour… |
|---|---|---|---|---|
| Micro-entreprise | Illimitée | Travailleur non-salarié (TNS) | Simplifiées (livre des recettes) | Se lancer seul, tester une idée |
| SASU | Limitée aux apports | Assimilé-salarié | Complète (bilan, compte de résultat) | Projets ambitieux, développement |
| EURL | Limitée aux apports | Travailleur non-salarié (TNS) | Complète (allègements possibles) | Projets avec une croissance maîtrisée |
| Association loi 1901 | Limitée (sauf faute) | Bénévole ou salarié | Variable selon la taille | Projets à but non lucratif |
Obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité (NDA)
Une fois votre structure immatriculée, vous devez obtenir votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) pour être officiellement reconnu.
Vous avez trois mois après la signature de votre premier contrat de formation pour faire cette demande auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). La démarche se fait en ligne.
Pour que votre dossier soit accepté, préparez les pièces suivantes :
- Un justificatif d'immatriculation (avis de situation SIREN)
- Un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) du dirigeant
- La copie de votre premier contrat de formation signé
- Le programme détaillé de cette formation (objectifs, contenu, durée, moyens, évaluation)
L'administration a 30 jours pour vous répondre. Passé ce délai, le silence vaut acceptation : votre NDA est validé !
Connaître ses obligations légales et fiscales
Avoir son NDA implique des responsabilités. La plus importante est le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Chaque année, avant le 31 mai, vous devez remplir ce document en ligne qui récapitule votre activité. Un oubli peut vous coûter votre NDA.
Pensez aussi à la fiscalité. La formation professionnelle est soumise à la TVA, mais des exonérations sont possibles. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié à la TVA applicable aux organismes de formation. Enfin, gardez le site du ministère du Travail dans vos favoris pour suivre les évolutions réglementaires.
3. Comment concevoir une offre de formation de qualité ?
Vous avez maintenant un cadre légal. Il est temps de construire vos formations. Il ne s'agit pas juste de lister des thèmes, mais de bâtir une promesse : celle d'une véritable montée en compétences pour vos futurs apprenants. C'est l'étape où l'on transforme une expertise brute en un parcours pédagogique cohérent, engageant et efficace.
Transformer votre savoir en objectifs pédagogiques clairs
Avant tout, définissez ce que vos apprenants seront capables de faire à la fin de la formation. Ce sont les objectifs pédagogiques. Ils doivent être clairs, mesurables et tournés vers l'action.
Exemple :
- À éviter : "Comprendre le marketing digital"
- À privilégier : "Savoir créer et lancer une campagne publicitaire sur les réseaux sociaux"
Considérez vos objectifs comme les coordonnées GPS de votre formation. Sans eux, vos apprenants avancent à l'aveugle.
Cette définition rigoureuse est le socle de l'ingénierie pédagogique. Pour approfondir le sujet, lisez notre article sur les différences entre l'ingénierie de formation et l'ingénierie pédagogique.
Structurer le contenu et choisir les bonnes méthodes
Une fois vos objectifs fixés, bâtissez le programme en modules logiques et progressifs. Pour chaque module, demandez-vous :
- Quel savoir est indispensable ? Allez à l'essentiel.
- Comment le présenter ? Variez les formats : théorie, études de cas, démonstrations, vidéos.
- Quelle activité permettra de s'approprier la compétence ? Prévoyez des mises en situation et des exercices.
Le marché est exigeant. Une analyse des tendances du monde de la formation révèle que près de 20 % des actifs ne se forment pas, jugeant l'offre inadaptée. Il est donc vital de coller aux réalités du terrain.
Évaluer les acquis pour prouver l'efficacité
L'évaluation mesure l'atteinte des objectifs. C'est une exigence forte des financeurs et de la certification Qualiopi. Pensez à diversifier vos méthodes :
- Évaluation diagnostique : Un quiz au démarrage pour évaluer le niveau initial.
- Évaluation formative : Des exercices au fil de l'eau pour vérifier la compréhension.
- Évaluation sommative : Un test final ou une mise en situation pour valider l'acquisition des compétences.
Formaliser les documents essentiels
Pour chaque formation, préparez des documents professionnels qui seront demandés par vos clients et lors de votre audit Qualiopi :
- Le programme de formation détaillé : La carte d'identité de votre formation.
- La convention de formation : Le contrat qui vous lie à votre client.
- La feuille d'émargement : La preuve de la présence des stagiaires.
- L'attestation de fin de formation : Le document remis à chaque participant.
Préparer des modèles propres dès le début vous fera gagner un temps précieux et renforcera votre crédibilité.
4. Comment obtenir la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est la clé qui ouvre la porte des financements publics et mutualisés. Sans elle, impossible de proposer vos formations sur le Compte Personnel de Formation (CPF) ou de travailler avec les OPCO.
Voyez Qualiopi comme une opportunité de structurer vos processus et de prouver votre professionnalisme. L'audit initial peut paraître intimidant, mais avec une bonne préparation, il devient une démarche logique et surmontable.
Comprendre les 7 critères du Référentiel National Qualité
Le cadre de Qualiopi est le Référentiel National Qualité (RNQ), articulé autour de 7 critères et 32 indicateurs. L'auditeur ne cherche pas à vous piéger, mais à vérifier que votre organisation est cohérente et orientée vers la satisfaction de vos stagiaires.
Le piège avec Qualiopi est de le voir comme une simple collecte de documents. L'auditeur veut des preuves concrètes de votre activité réelle.
Voici un aperçu des 7 critères et des preuves que vous pouvez préparer :
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Critère 1 : Information des publics
- Ce qui est attendu : Des supports de communication clairs et complets.
- Exemple de preuve : Un programme de formation détaillé accessible sur votre site web.
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Critère 2 : Conception des prestations
- Ce qui est attendu : Des formations adaptées aux besoins de votre cible.
- Exemple de preuve : Un compte-rendu d'entretien montrant comment vous avez analysé la demande d'un client.
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Critère 3 : Mise en œuvre des prestations
- Ce qui est attendu : Un accompagnement personnalisé des apprenants.
- Exemple de preuve : Des échanges d'e-mails montrant un suivi avec un stagiaire en difficulté.
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Critère 4 : Moyens pédagogiques et techniques
- Ce qui est attendu : Des ressources (formateurs, outils) pertinentes et de qualité.
- Exemple de preuve : Le CV d'un formateur mettant en avant son expertise technique et pédagogique.
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Critère 5 : Compétences du personnel
- Ce qui est attendu : La mise à jour continue des compétences de vos équipes.
- Exemple de preuve : Un tableau de suivi des formations suivies par vos intervenants.
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Critère 6 : Environnement professionnel et veille
- Ce qui est attendu : Une veille active sur les évolutions de votre secteur.
- Exemple de preuve : Une note expliquant comment un article de veille a fait évoluer l'un de vos programmes.
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Critère 7 : Recueil des appréciations et réclamations
- Ce qui est attendu : Une démarche d'amélioration continue basée sur les retours clients.
- Exemple de preuve : Une synthèse de vos questionnaires de satisfaction avec un plan d'action concret.
Préparer et réussir son audit de certification
La préparation est la clé du succès. Commencez par choisir un organisme certificateur accrédité par le COFRAC. Demandez plusieurs devis pour comparer les offres.
Ensuite, organisez votre "dossier de preuves". Créez 7 sous-dossiers (un par critère) et rassemblez-y les documents qui démontrent votre conformité.
Checklist de préparation à l'audit Qualiopi
| Critère | Exemples de preuves à fournir | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Critère 1 | Programmes, site web, grille tarifaire, indicateurs de résultats. | L'information doit être facilement accessible avant l'inscription. |
| Critère 2 | Grilles d'analyse des besoins, documents de conception pédagogique. | Démontrer le lien entre les objectifs et les besoins analysés. |
| Critère 3 | Feuilles d'émargement, supports de cours, évaluations formatives. | La preuve de l'accompagnement individualisé est souvent un point clé. |
| Critère 4 | CV des formateurs, photos des locaux, listes des outils. | Les ressources doivent être cohérentes avec la prestation vendue. |
| Critère 5 | Plan de développement des compétences, attestations de formation. | Montrer que le maintien des compétences est un processus continu. |
| Critère 6 | Sources de veille, notes sur l'impact de la veille sur vos actions. | Expliquer comment cette veille influence concrètement vos formations. |
| Critère 7 | Questionnaires de satisfaction, plans d'amélioration continue. | Montrer que les retours génèrent des actions concrètes. |
Le jour de l'audit, soyez transparent et expliquez votre méthode de travail. Une non-conformité n'est pas un échec ; vous aurez un délai pour la corriger. L'obtention de Qualiopi est un pas décisif pour devenir un organisme de formation reconnu.
5. Comment rendre vos formations éligibles au CPF ?
Bravo, vous avez décroché Qualiopi ! C'est une étape essentielle. Maintenant, l'enjeu est de rendre vos formations visibles et accessibles financièrement, notamment via le Compte Personnel de Formation (CPF). La certification est une condition nécessaire, mais pas suffisante. Pour que vos offres apparaissent sur la plateforme Mon Compte Formation, il faut franchir l'étape de l'éligibilité.
La condition clé : viser une certification reconnue
Pour être financée par le CPF, une formation doit obligatoirement préparer à une certification enregistrée dans l'un des deux répertoires nationaux gérés par France Compétences :
- Le RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) : pour les certifications qui valident un métier complet (ex: "Titre Professionnel de Développeur Web").
- Le RS (Répertoire Spécifique) : pour les certifications qui visent des compétences transversales (ex: "Certification en gestion de projet Agile").
En clair, vous ne créez pas l'examen final. Votre rôle est de préparer les stagiaires à réussir un examen officiel, géré par un autre organisme.
Monter un partenariat avec un organisme certificateur
La solution la plus réaliste pour un nouvel organisme est de nouer un partenariat avec une structure qui détient déjà une certification. Vous devenez alors un "partenaire préparateur".
Voici les étapes à suivre :
- Recherchez sur le site de France Compétences les certifications qui correspondent à votre expertise.
- Contactez les organismes certificateurs pour connaître leurs conditions de partenariat.
- Montez votre dossier d'habilitation pour prouver que votre programme et vos formateurs sont conformes à leur cahier des charges.
- Signez une convention de partenariat qui officialise vos engagements respectifs.
Ce processus demande de la rigueur, mais c'est le ticket d'entrée pour le marché du CPF.
Soigner votre vitrine sur la plateforme EDOF
Une fois l'habilitation obtenue, vous accéderez à la plateforme EDOF (Espace des Organismes de Formation). C'est ici que vous publierez vos offres. Une fiche bien rédigée, claire et attractive peut faire toute la différence. Le marché est saturé : selon une analyse des tendances du marché de la formation, on y trouve près de 14 109 organismes proposant 198 440 formations distinctes. Une fiche EDOF impeccable est votre meilleure arme pour sortir du lot.
Diversifier vos sources de revenus au-delà du CPF
Le CPF est un excellent canal d'acquisition, mais ne misez pas tout sur lui. Pour assurer la pérennité de votre organisme, diversifiez vos sources de revenus :
- Les entreprises : Proposez des formations sur mesure financées par les OPCO.
- Les particuliers en autofinancement : Visez des niches à forte valeur ajoutée.
- France Travail (Pôle emploi) : Vos formations peuvent être financées via l'Aide Individuelle à la Formation (AIF).
Mettez en place une stratégie marketing simple : un site web professionnel, une présence active sur LinkedIn et la collecte de témoignages clients pour construire votre réputation.
FAQ : Les questions fréquentes pour devenir un organisme de formation
Monter son organisme de formation soulève de nombreuses questions. Voici des réponses claires et directes pour vous aider à anticiper et à prendre les bonnes décisions.
Quel est le délai pour obtenir son numéro de déclaration d'activité ?
Une fois votre dossier complet déposé, la DREETS dispose d'un délai légal de 30 jours pour vous répondre. Passé ce délai, le silence vaut acceptation. Prévoyez donc au minimum un mois pour cette étape dans votre planning.
Quel budget prévoir pour créer son organisme de formation ?
Les coûts varient, mais voici les principaux postes de dépenses à anticiper :
- Création de la structure : 0 € pour une micro-entreprise, mais plusieurs centaines d'euros pour une société (SASU, EURL).
- Certification Qualiopi : C'est le plus gros investissement. Comptez entre 1 500 € et 2 500 € HT pour l'audit initial d'un nouvel organisme.
- Autres frais : Pensez à la création d'un site web, à l'achat de matériel pédagogique ou à un abonnement à un logiciel de gestion.
Faut-il obligatoirement avoir Qualiopi pour démarrer ?
Non, mais la nuance est importante. Vous pouvez vendre des formations sans Qualiopi, mais uniquement à des clients qui paient de leur poche (entreprises ou particuliers).
La certification Qualiopi n'est pas une condition pour exercer, mais pour accéder aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, etc.).
Puis-je être à la fois gérant et formateur ?
Absolument ! C'est même le cas le plus fréquent au démarrage. La plupart des créateurs d'organismes de formation sont avant tout des experts de leur sujet. Porter cette double casquette est une force, car elle garantit une parfaite cohérence entre la promesse commerciale et la prestation délivrée.
Se lancer dans la création d'un organisme de formation peut sembler complexe. Chez PPF Conseil Formation, notre métier est de transformer ce parcours en une route balisée et sereine. Avec notre expertise et un accompagnement sur mesure, nous sommes à vos côtés à chaque étape pour que votre projet soit une réussite.
