Comment devenir organisme de formation agréé : Le guide complet 2024
Vous souhaitez devenir un organisme de formation agréé ? Le parcours peut sembler complexe, mais il est en réalité très structuré. Tout commence par une démarche administrative : obtenir un numéro de déclaration d'activité (NDA). Cependant, la véritable clé pour accéder aux financements et asseoir votre crédibilité est la certification Qualiopi. Devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour bénéficier des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle emploi…), elle agit comme un label de qualité qui valide la rigueur de vos processus pédagogiques et administratifs.
Ce guide est conçu pour vous accompagner pas à pas, du montage de votre dossier à la réussite de votre audit.
Comprendre les étapes clés pour créer son organisme de formation
Lancer son propre organisme de formation peut impressionner : entre le jargon administratif et les nombreux sigles, il est facile de s'y perdre. Pourtant, avec une feuille de route claire, le chemin devient beaucoup plus simple. Le terme "agréé" a évolué ; aujourd'hui, le sésame indispensable qui ouvre la porte des financements et garantit votre sérieux est bien la certification Qualiopi.
Ce guide va vous détailler chaque étape, de la déclaration d'activité initiale jusqu'à la préparation de votre audit qualité, l'épreuve finale qui validera votre professionnalisme.
Pour avoir une vue d'ensemble, ce schéma résume parfaitement le parcours qui vous attend.
On voit clairement que la déclaration d'activité n'est que le point de départ. Le cœur du projet réside dans la démarche Qualiopi et l'audit qui en découle. C'est là que votre engagement qualité prendra tout son sens.
Les 4 phases pour devenir un organisme de formation certifié
Ce tableau synthétise les quatre étapes essentielles pour passer de l'idée à un organisme de formation financé, vous offrant une vision globale dès le départ.
| Phase | Objectif principal | Démarche clé | Délai estimé |
|---|---|---|---|
| 1. Création et Déclaration | Obtenir une existence légale et administrative pour votre activité. | Immatriculation de la structure (entreprise, association…) puis obtention du Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) auprès de la DREETS. | 1 à 3 mois |
| 2. Préparation Qualiopi | Mettre en place les processus qualité exigés par le référentiel. | Rédaction des procédures, création des modèles de documents, constitution des premiers éléments de preuve. | 2 à 6 mois |
| 3. Audit de certification | Prouver à un auditeur externe que votre organisation respecte les exigences Qualiopi. | Choix de l'organisme certificateur, planification et passage de l'audit initial. | 1 à 2 mois |
| 4. Accès aux financements | Rendre vos formations éligibles aux financements publics et mutualisés. | Référencement sur les plateformes (ex: EDOF pour le CPF), contractualisation avec les financeurs (OPCO, Pôle emploi…). | 1 à 3 mois |
Comme vous le constatez, il s'agit d'un véritable projet d'entreprise qui demande de l'anticipation. Chaque phase est cruciale et contribue à la solidité de votre future structure.
Un secteur en pleine professionnalisation
Le marché de la formation professionnelle est extrêmement dynamique. Selon les données de la Dares, le chiffre d'affaires du secteur a atteint 15,4 milliards d'euros en 2021, témoignant de sa vitalité. Cette croissance s'accompagne d'une forte professionnalisation, incarnée par la certification Qualiopi. Pour preuve, en juillet 2024, on dénombrait plus de 45 000 organismes certifiés, soit une augmentation de près de 62 % en seulement trois ans. Ce chiffre démontre que la qualité est devenue la norme incontournable du secteur.
Devenir organisme de formation agréé n'est pas seulement une question administrative, c'est avant tout un engagement envers une démarche qualité rigoureuse et centrée sur l'apprenant.
Pourquoi cette démarche est-elle vitale pour votre projet ?
Soyons clairs : obtenir la certification Qualiopi n'est pas une option, c'est ce qui rendra votre activité viable et crédible. Sans ce précieux sésame, impossible de proposer une formation financée par le Compte Personnel de Formation (CPF), par exemple. C’est un gage de sérieux absolu pour vos clients, vos partenaires et les financeurs.
Le secteur est très varié, allant de l'artisan formateur indépendant à des structures plus spécifiques comme l'Institut de Formation Politique. Quelle que soit votre niche, l'objectif de ce guide est de vous donner toutes les cartes en main pour transformer votre expertise en un organisme de formation reconnu et pérenne.
Étape 1 : Déclarer son activité de formation
Avant de vous lancer dans la certification Qualiopi, une étape fondamentale et incontournable vous attend : donner une existence légale et administrative à votre organisme. C'est le socle de toute votre future activité, la fondation sur laquelle vous allez construire pour devenir un organisme de formation agréé et reconnu.
La pièce maîtresse est la Déclaration d'Activité, qui vous permettra d'obtenir votre NDA (Numéro de Déclaration d'Activité). Cette démarche s'effectue auprès de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) de votre région. Attention au timing : vous disposez de trois mois maximum après la signature de votre tout premier contrat de formation pour la déposer.
Bonne nouvelle, le processus est aujourd'hui entièrement dématérialisé. Tout se passe en ligne sur le portail "Mon Activité Formation", une plateforme conçue pour vous guider.
Les documents à préparer pour votre déclaration d'activité
Pour que votre dossier soit validé rapidement, anticipez et rassemblez les pièces nécessaires. La DREETS veut s'assurer que votre projet est concret et déjà engagé.
Voici la liste des indispensables à avoir sous la main :
- Votre numéro SIREN : Il prouve que votre entreprise est bien immatriculée.
- Le bulletin n°3 de votre casier judiciaire : Datant de moins de 3 mois, il doit être vierge et concerner le dirigeant de l'organisme.
- La preuve de votre première mission de formation : C'est LE document clé. Il peut s'agir d'un contrat, d'une convention de formation ou d'un bon de commande signé avec votre premier client.
Ce dernier point est crucial. Il est impossible de faire une déclaration "à blanc". L'administration exige la preuve d'un acte commercial, ce qui vous pousse à structurer votre offre dès le départ. Pour vous aider, n'hésitez pas à vous appuyer sur notre modèle de convention de formation.
Choisir sa structure juridique : une décision stratégique
Le statut juridique de votre organisme n'est pas un détail. Il impactera votre gestion quotidienne, votre fiscalité et votre protection sociale. Il n'y a pas de solution parfaite, seulement celle qui correspond le mieux à votre projet et à vos ambitions.
Conseil pratique : Projetez-vous. La micro-entreprise est très simple pour démarrer, mais son plafond de chiffre d'affaires peut vite devenir un frein. Essayez de voir plus loin que les six premiers mois d'activité.
Passons en revue les options les plus courantes :
| Structure Juridique | Avantages Clés | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Micro-entreprise | Idéale pour tester son projet : création simple, gestion allégée. | Plafond de chiffre d'affaires, franchise de TVA (non récupérable), crédibilité parfois perçue comme moindre. |
| SASU / EURL | Pas de limite de CA, patrimoine personnel protégé, image plus professionnelle, optimisation fiscale possible. | Coûts de création plus élevés, gestion administrative et comptable plus lourde. |
| Association (loi 1901) | Image non-lucrative, possibilité de recevoir des subventions, gouvernance partagée. | Peut devenir complexe si l'activité devient très commerciale, gestion souvent plus collective. |
Le bilan pédagogique et financier : une obligation annuelle à ne pas oublier
Une fois votre NDA en poche, l'aventure administrative continue. Chaque année, vous devrez remplir le Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
Ce document récapitule votre activité de l'année écoulée : nombre de stagiaires, heures de formation dispensées, bilan financier, etc. Il doit être déclaré en ligne sur la plateforme "Mon Activité Formation" avant le 31 mai de chaque année.
Soyez extrêmement vigilant, car un oubli peut coûter cher. Le non-respect de cette obligation rend votre NDA caduc. Concrètement, vous perdez votre statut d'organisme de formation et devez recommencer toutes les démarches à zéro.
Étape 2 : Maîtriser les exigences de la certification Qualiopi
Vos fondations administratives posées, il est temps de vous attaquer au cœur du sujet : la certification Qualiopi. Plus qu'un simple logo, Qualiopi est l'épine dorsale de votre démarche qualité, une promesse faite à vos clients et aux financeurs.
Ce sésame est indispensable pour accéder aux fonds publics et mutualisés. Son importance se reflète dans les chiffres : le nombre d'organismes certifiés a explosé, passant de 27 898 en octobre 2021 à plus de 45 000 en 2024. Cette croissance spectaculaire montre à quel point le secteur s'est professionnalisé autour de cette norme.
Le parcours est balisé par le Référentiel National Qualité (RNQ), qui s'organise autour de 7 critères et 32 indicateurs. Le processus classique implique une auto-évaluation, le choix d'un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (il en existe une quarantaine), puis le passage de l'audit initial.
Ces critères sont avant tout une formalisation du bon sens. L'objectif ? Prouver que vous avez réfléchi à chaque étape du parcours de formation, du premier contact à l'évaluation finale, dans une logique d'efficacité et de satisfaction de l'apprenant.
Décortiquer le Référentiel National Qualité pour devenir organisme de formation
Votre feuille de route est le Référentiel National Qualité. Il est divisé en sept grands thèmes qui couvrent l'ensemble de votre activité. Pour chaque critère, des indicateurs précis vous demandent de fournir des preuves concrètes.
Que vous soyez un formateur indépendant ou un centre de formation avec plusieurs salariés, les exigences sont les mêmes. Seule la manière d'y répondre change. Un indépendant utilisera des outils simples et agiles, tandis qu'une plus grande structure formalisera des processus plus robustes.
L'astuce avec Qualiopi n'est pas de construire une usine à gaz. Il s'agit de montrer que vos pratiques sont réfléchies, tracées et orientées vers la réussite de vos apprenants.
Votre dossier de preuves doit raconter une histoire cohérente : celle de votre engagement pour la qualité. Pour approfondir le sujet, consultez notre guide complet sur les 7 critères Qualiopi.
Bâtir son dossier de preuves, critère par critère
L'audit Qualiopi est un examen dont vous connaissez les questions à l'avance. Le jeu consiste à préparer les bonnes réponses, c'est-à-dire les bonnes preuves.
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Critère 1 : L'information des publics
- Ce que l'auditeur vérifie : Que vos communications (site web, plaquettes) sont claires, complètes et accessibles.
- Exemple de preuve : Une fiche programme détaillée pour chaque formation, incluant objectifs, prérequis, durée, tarifs, modalités d'évaluation et indicateurs de résultats (taux de satisfaction, etc.).
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Critère 2 : La conception des formations
- Ce que l'auditeur vérifie : Que vos formations sont conçues pour atteindre des objectifs pédagogiques précis et adaptés à votre public.
- Exemple de preuve : Un scénario pédagogique qui détaille la progression, les activités, les supports et les méthodes d'évaluation pour une formation donnée.
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Critère 3 : L'adaptation aux publics
- Ce que l'auditeur vérifie : Que vous personnalisez votre approche en fonction des besoins des apprenants, notamment ceux en situation de handicap.
- Exemple de preuve : Des questionnaires de positionnement envoyés avant la formation pour évaluer le niveau des participants et adapter le contenu.
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Critère 4 : La maîtrise des moyens pédagogiques
- Ce que l'auditeur vérifie : Que vous disposez des moyens humains et matériels adéquats pour délivrer vos formations.
- Exemple de preuve : Les CV à jour de vos formateurs, une checklist du matériel pour une formation en salle ou la documentation de votre plateforme en ligne.
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Critère 5 : La qualification du personnel
- Ce que l'auditeur vérifie : Que vous et vos équipes maintenez et développez vos compétences.
- Exemple de preuve : Un tableau de suivi de votre propre formation continue (webinaires suivis, certifications obtenues, etc.).
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Critère 6 : L'inscription dans l'environnement professionnel
- Ce que l'auditeur vérifie : Que vous restez connecté à la réalité de votre secteur (veille légale, réglementaire, technologique).
- Exemple de preuve : Un document simple où vous notez les articles importants lus, les décrets qui impactent votre activité, etc.
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Critère 7 : Le recueil des appréciations et l'amélioration continue
- Ce que l'auditeur vérifie : Que vous collectez les retours de vos clients et que vous les utilisez pour vous améliorer.
- Exemple de preuve : Des questionnaires de satisfaction "à chaud" et "à froid", et surtout, un tableau de suivi des suggestions et des actions correctives mises en place.
En suivant cette logique, vous ne faites pas que préparer un audit. Vous mettez en place un système vertueux qui fera de vous un organisme de formation non seulement agréé, mais aussi performant.
Étape 3 : Préparer et réussir son audit de certification
Après avoir bâti votre dossier de preuves, vient le moment de l'audit. C'est l'étape qui impressionne souvent, mais avec une bonne préparation, elle se déroule comme un échange constructif. L'auditeur n'est pas là pour vous piéger, mais pour vérifier que vos pratiques quotidiennes correspondent bien au cadre du Référentiel National Qualité.
Bien choisir son organisme certificateur
La première étape est de sélectionner votre partenaire d'audit. Il existe une quarantaine d'organismes certificateurs en France, tous accrédités par le COFRAC. Eux seuls peuvent vous décerner la certification Qualiopi.
Conseil : Ne vous basez pas uniquement sur le prix. Comparez plusieurs devis, mais prenez aussi le temps de discuter avec eux.
- Ont-ils l'habitude de travailler avec des indépendants ou des structures comme la vôtre ?
- Leur processus de planification est-il clair ?
- Leurs auditeurs connaissent-ils votre secteur d'activité ?
Le feeling est important, car vous vous engagez pour un cycle de trois ans avec cet organisme (audit initial, audit de surveillance à 18 mois, puis audit de renouvellement).
Le déroulement de la journée d'audit
Pour un formateur indépendant, un audit initial dure généralement une journée. Voici le déroulé type :
- Réunion d'ouverture : Présentations, rappel des règles du jeu et validation du planning de la journée.
- Revue documentaire : L'auditeur explore votre dossier de preuves, indicateur par indicateur, en vous posant des questions pour comprendre votre logique.
- Échanges et démonstration : L'auditeur "tire le fil". Par exemple, à partir d'une convention de formation, il peut demander le questionnaire de satisfaction correspondant, puis la preuve que vous avez pris en compte un avis pour améliorer votre offre.
- Réunion de clôture : L'auditeur vous livre ses conclusions à chaud. Il vous indique si tout est conforme ou s'il a identifié des non-conformités, et vous explique les prochaines étapes.
L'auditeur ne juge pas votre pédagogie, mais la robustesse de vos processus. Soyez naturel, expliquez simplement comment vous travaillez et présentez les preuves correspondantes.
Anticiper les questions et organiser ses preuves
Le secret d'un audit réussi est l'organisation. Classez vos preuves de manière logique (par exemple, un dossier numérique par critère). Quand l'auditeur mentionne un indicateur, vous devez trouver le document correspondant en quelques secondes.
Préparez-vous à des questions ouvertes :
- « Concrètement, comment vous assurez-vous que les prérequis sont bien validés ? »
- « Montrez-moi un exemple de réclamation et la manière dont vous l'avez traitée. »
- « Comment organisez-vous votre veille réglementaire ? »
Répondez avec des faits et illustrez chaque réponse avec une preuve concrète. Pour vous mettre dans la peau de l'auditeur, consultez notre article dédié sur la préparation de l'audit Qualiopi.
Gérer les non-conformités sans paniquer
Il est fréquent que l'auditeur identifie des "non-conformités". Loin d'être une sanction, c'est une opportunité d'amélioration. On en distingue deux types :
- Mineure : Un écart ponctuel qui ne remet pas en cause la qualité globale (ex: une fiche programme où il manque un indicateur).
- Majeure : L'absence d'un élément essentiel du référentiel (ex: aucun questionnaire de satisfaction).
Si un écart est relevé, écoutez et posez des questions pour bien comprendre. Vous devrez ensuite proposer un plan d'actions pour corriger le tir. En traitant ces points, vous ne faites pas que décrocher la certification : vous rendez votre organisme plus solide.
Étape 4 : Établir son budget et son calendrier prévisionnel
Lancer son organisme de formation est un projet d'entreprise qui ne s'improvise pas. Il est crucial d'établir un budget et un calendrier réalistes. C'est cette planification qui transformera votre idée en une activité viable sur le long terme.
Contrairement aux idées reçues, obtenir la certification Qualiopi prend du temps. Prévoyez un marathon, pas un sprint. Un calendrier réaliste s'étale sur 6 à 12 mois, en fonction de votre point de départ et du temps que vous pouvez y consacrer chaque semaine.
Un calendrier réaliste, mois par mois
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Mois 1 à 2 : Fondations administratives
- Création de votre structure juridique (micro-entreprise, SASU…).
- Signature de votre premier contrat de formation.
- Dépôt de votre Déclaration d'Activité (NDA) sur le portail Mon Activité Formation.
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Mois 2 à 5 : Construction du système qualité
- Appropriation du Référentiel National Qualité.
- Création de vos procédures et modèles de documents (conventions, questionnaires, etc.).
- Rassemblement des preuves pour chaque indicateur.
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Mois 6 : Choix de l'organisme certificateur
- Demande de plusieurs devis et sélection de votre partenaire d'audit.
- Signature du contrat d'audit.
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Mois 7 : L'audit initial
- Planification de la date d'audit.
- Passage de l'audit et traitement des éventuelles non-conformités.
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Mois 8 et au-delà : Déploiement
- Réception de votre certificat Qualiopi.
- Référencement sur les plateformes des financeurs (ex: EDOF pour le CPF).
Conseil pratique : Le facteur le plus sous-estimé est le temps personnel. Bloquez des créneaux fixes dans votre agenda chaque semaine pour travailler sur votre projet Qualiopi. C'est cet investissement régulier qui fera la différence.
Anticiper les coûts pour devenir organisme de formation
Le budget pour créer son organisme de formation est maîtrisable s'il est bien anticipé. Il se compose de frais administratifs, des coûts directs de la certification et de quelques investissements indirects.
Budget prévisionnel pour la certification Qualiopi (Formateur indépendant)
Ce tableau détaille les coûts à prévoir pour un formateur solo.
| Poste de dépense | Fourchette de coût (HT) | Type de frais | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Frais administratifs | 0 € – 300 € | Unique | Création de micro-entreprise gratuite. Prévoir des frais de greffe pour une société. |
| Audit initial Qualiopi | 900 € – 1 500 € | Unique | Prix d'une journée d'audit. Varie selon les certificateurs. |
| Audit de surveillance | 600 € – 1 000 € | Récurrent (à 18 mois) | Prévu entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois pour vérifier le maintien de la qualité. |
| Accompagnement (optionnel) | 1 500 € – 4 000 € | Unique | Un investissement pour gagner du temps et sécuriser le processus. |
| Coûts indirects | Variable | Indirect | Temps non facturé, achat d'outils, auto-formation… |
Comme vous le voyez, se lancer seul peut coûter moins de 1 500 € au démarrage. L'accompagnement par un consultant est une option stratégique qui, bien que plus coûteuse initialement, sécurise et accélère tout le processus.
On répond à vos questions sur le métier d'organisme de formation
Même après avoir détaillé le processus, des questions pratiques subsistent souvent. Voici les réponses claires et directes aux interrogations les plus fréquentes.
Faut-il un diplôme pour monter son organisme de formation ?
Non, le référentiel Qualiopi n'exige aucun diplôme spécifique pour créer votre organisme ou animer des formations.
En revanche, vous devez impérativement prouver votre expertise dans votre domaine. C'est une question de crédibilité. Cette preuve peut prendre plusieurs formes :
- Votre CV à jour, détaillant vos expériences pertinentes.
- Des certifications professionnelles.
- Des témoignages de clients ou des lettres de recommandation.
L'objectif est simple : montrer que vous êtes légitime pour transmettre ce savoir.
Un formateur indépendant peut-il vraiment obtenir Qualiopi ?
Oui, absolument ! La certification Qualiopi est conçue pour s'adapter à toutes les tailles de structure, y compris les micro-entrepreneurs.
L'auditeur adaptera ses exigences à votre réalité. Il ne s'attend pas aux mêmes processus qu'une entreprise de 50 salariés. Pour un indépendant, les preuves sont souvent plus directes et simples : des échanges de mails prouvant la personnalisation d'un programme, un tableau Excel pour suivre votre veille, etc.
Pour un indépendant, l'enjeu n'est pas de créer une usine à gaz. Il s'agit de démontrer une organisation sérieuse et cohérente à petite échelle. Qualiopi juge la qualité de la méthode, pas la taille de l'équipe.
Peut-on sous-traiter les formations et être certifié Qualiopi ?
Oui, c'est un modèle économique très courant. Vous pouvez concevoir les parcours, gérer l'administratif et déléguer l'animation à des formateurs externes.
Dans ce cas, l'auditeur se concentrera sur le critère 5 (qualification du personnel). Vous devrez prouver que vous sélectionnez rigoureusement vos prestataires. Préparez un dossier contenant :
- Leurs CV et preuves de compétences.
- Un contrat de sous-traitance clair.
- Une preuve de leur engagement à respecter votre démarche qualité.
Faut-il déjà avoir un client pour se lancer ?
Oui, c'est une condition indispensable pour la première étape. Pour obtenir votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA), la DREETS exige la preuve que vous avez déjà réalisé une première action de formation.
Concrètement, vous devez avoir signé au minimum une convention ou un contrat de formation avec un client avant de déposer votre dossier. Cette règle garantit que seuls les projets réels et déjà engagés entrent dans le circuit. Voyez-y une opportunité : cette première mission sera votre cas pratique pour construire vos preuves pour l'audit Qualiopi.
Vous avez maintenant toutes les clés pour vous lancer. Si le processus vous semble encore intimidant, un accompagnement peut sécuriser votre projet et vous faire gagner un temps précieux. Chez PPF Conseil Formation, nous avons aidé des dizaines d'organismes à franchir le cap avec un taux de réussite de 100% à l'audit initial. Découvrez comment nous pouvons vous aider à obtenir votre certification Qualiopi en toute sérénité.
