Qualiopi et sous-traitance : le guide 2024 pour sécuriser vos partenariats
Le monde de la sous-traitance dans le cadre de Qualiopi a été bousculé, surtout pour les formations financées via le CPF. Désormais, bien comprendre ces nouvelles règles n'est plus une simple bonne pratique, mais une condition essentielle pour sécuriser vos financements et garantir la qualité de vos formations.
Ce qui a vraiment changé avec la sous-traitance Qualiopi
Le paysage de la formation professionnelle a beaucoup évolué. Pour les organismes de formation qui font appel à des partenaires, décrypter les subtilités de la sous-traitance Qualiopi est devenu vital. Ce n'est plus une simple formalité administrative, mais un enjeu qui touche directement la pérennité de votre activité.
L'objectif de cette réforme est clair : garantir une qualité irréprochable de bout en bout, de l'organisme principal jusqu'à l'apprenant. Cette exigence est d'autant plus forte lorsque des fonds publics, comme ceux du Compte Personnel de Formation (CPF), sont engagés.
Les nouvelles règles du jeu à maîtriser
Depuis le 1er avril 2024, une règle simple mais très impactante a été mise en place. Tout sous-traitant qui intervient sur une formation financée par le CPF doit, lui aussi, avoir sa propre certification Qualiopi. C'est l'article R.6333-6-2 du Code du travail qui l'impose, avec l'objectif clair d'élever le niveau de qualité de tout le secteur.
Il existe toutefois une exception importante : les micro-entrepreneurs réalisant un chiffre d'affaires annuel inférieur au seuil de 77 700 € HT. Ils peuvent intervenir sans être certifiés. Mais attention, cela ne vous décharge pas de vos responsabilités ! Au contraire, cela renforce l'obligation pour le donneur d'ordre de prouver qu'il a mené un processus de sélection et de suivi rigoureux.
Pourquoi c'est un tournant majeur pour votre organisme
Cette nouvelle réglementation vous oblige à être beaucoup plus vigilant et à structurer vos partenariats de manière plus formelle. Ignorer ces obligations, c'est prendre un risque énorme : perdre des financements et vous retrouver en non-conformité lors de votre prochain audit.
Concrètement, les enjeux sont clairs :
- Sécuriser vos financements CPF en vous assurant que chaque maillon de la chaîne est conforme.
- Protéger votre image de marque en garantissant une qualité constante, peu importe qui anime la formation.
- Préparer sereinement vos audits en ayant à disposition des dossiers de preuve solides pour chaque sous-traitant.
Ne voyez pas cette réglementation comme une contrainte, mais plutôt comme une opportunité. C'est l'occasion de renforcer la qualité de vos offres et de professionnaliser vos collaborations.
En résumé, bien gérer la sous-traitance Qualiopi est devenu un pilier de votre démarche qualité. Cela vous pousse à formaliser vos méthodes, à mieux choisir vos partenaires et, au final, à renforcer la confiance que vous inspirez, tant auprès de vos clients que des financeurs.
Décortiquons ensemble vos obligations légales pour la sous-traitance Qualiopi
En tant qu'organisme de formation donneur d'ordre, vous êtes le garant de la qualité de la prestation, du début à la fin. Même quand vous déléguez, la responsabilité de la sous-traitance Qualiopi vous incombe entièrement. Il ne s'agit pas de trouver un partenaire et de lui transmettre le dossier : vous devez piloter, suivre et prouver que vous le faites.
Le Référentiel National Qualité (RNQ) est très clair sur ce point. Votre démarche doit s'articuler autour de trois indicateurs clés. Les maîtriser, c'est s'assurer de passer l'audit sereinement. Les ignorer, c'est aller droit au mur.
Les indicateurs au cœur de votre responsabilité de donneur d'ordre
Le pilotage de la sous-traitance Qualiopi, ce ne sont pas que des mots. Ce sont des actions concrètes que l'auditeur va chercher à vérifier. Vous devez absolument les avoir en tête pour monter un dossier de preuves qui tient la route.
Concrètement, de quoi parle-t-on ?
- Indicateur 26 : Il vous demande de mobiliser l'expertise et les moyens nécessaires à la formation. Quand vous sous-traitez, vous devez donc démontrer que votre partenaire a bien les compétences techniques, pédagogiques et humaines pour mener la mission à bien.
- Indicateur 27 : C'est le pilier de votre démarche. Il vous oblige à prouver que vous avez un véritable processus pour sélectionner, suivre et évaluer vos sous-traitants. C’est ici que votre rôle de pilote est passé au crible.
- Indicateur 30 : Cet indicateur porte sur la gestion des retours clients. Vous devez collecter et analyser les appréciations des apprenants et financeurs, y compris pour les prestations sous-traitées, et montrer que vous en tenez compte pour vous améliorer.
En clair, votre responsabilité couvre tout le processus : du choix du bon partenaire jusqu'à l'analyse de la satisfaction finale de l'apprenant.
L'indicateur 27 : le pilotage effectif, la clé de voûte
Soyons clairs, l'indicateur 27 est le plus exigeant. Il vous impose d'être un véritable chef d'orchestre, pas un simple intermédiaire. L'auditeur va s'assurer que votre processus est bien formalisé et, surtout, qu'il est appliqué.
Pour cela, il vous faut des preuves tangibles : une grille d'évaluation pour choisir vos prestataires, des comptes-rendus de vos points réguliers, des bilans pédagogiques construits ensemble… Tout ce qui montre que vous ne découvrez pas la qualité de la prestation en même temps que le client.
L'indicateur 27 vous rend responsable de A à Z. Même si votre sous-traitant n'est pas lui-même certifié Qualiopi (comme un micro-entrepreneur sous les seuils), c'est à vous de prouver qu'il respecte les exigences du référentiel.
La nouvelle donne : le plafond de sous-traitance pour le CPF
Aux exigences du RNQ s'ajoute une contrainte financière importante : le plafond limitant le recours à la sous-traitance pour les formations financées par le Compte Personnel de Formation (CPF).
Cette règle a un impact direct sur votre stratégie. Officiellement depuis le 1er avril 2024, vous ne pouvez pas sous-traiter plus de 80% de votre chiffre d'affaires réalisé via le CPF à un même sous-traitant.
Par exemple, si votre organisme réalise 100 000 € de CA via le CPF, vous devez réaliser au moins 20% de cette activité en interne. Pour creuser le sujet, vous trouverez plus de détails sur la réglementation de la sous-traitance Qualiopi sur digi-certif.com.
Cette limitation vous oblige à une gestion encore plus rigoureuse de vos activités et de vos partenariats.
Synthèse des obligations pour la sous-traitance Qualiopi
Pour bien visualiser qui fait quoi, rien de tel qu'un tableau récapitulatif. S'il est vrai que le donneur d'ordre porte la responsabilité finale, le sous-traitant a lui aussi des obligations à respecter.
| Critère | Obligation du donneur d'ordre (OF Principal) | Obligation du sous-traitant | Indicateur Qualiopi associé |
|---|---|---|---|
| Certification | S'assurer que le sous-traitant est certifié Qualiopi si la formation est éligible au CPF (sauf exception). | Obtenir et maintenir sa certification Qualiopi (si concerné). | Indicateur 27 |
| Contrôle Qualité | Mettre en place un processus de sélection, de suivi et d'évaluation de la prestation. | Respecter le cahier des charges et les exigences qualité du donneur d'ordre. | Indicateur 27, 30 |
| Compétences | Vérifier et documenter les compétences et l'expertise du sous-traitant. | Fournir les preuves de ses compétences (CV, diplômes, certifications). | Indicateur 26 |
| Relation Apprenant | Garantir la qualité de l'accueil, du suivi et de l'évaluation de l'apprenant. | Appliquer les processus pédagogiques définis par le donneur d'ordre. | Indicateurs 8, 10, 11 |
Ce tableau le montre bien : la sous-traitance Qualiopi est un véritable partenariat. Les obligations sont partagées, mais c'est bien au donneur d'ordre d'orchestrer le tout et d'en apporter la preuve. Une collaboration saine et pérenne repose sur cette répartition claire des rôles dès le départ.
Bâtir un contrat de sous-traitance Qualiopi à l'épreuve des audits
Face à un auditeur Qualiopi, votre contrat de sous-traitance est bien plus qu'une formalité administrative. C'est votre première ligne de défense, la preuve tangible que votre collaboration est solidement construite, réfléchie et conforme aux exigences du référentiel. Un contrat bien rédigé raconte une histoire claire : celle d'un partenariat maîtrisé, où la qualité n'est jamais laissée au hasard.
Ce document doit aller bien au-delà des obligations légales classiques. Il doit incarner, noir sur blanc, votre processus de pilotage. C'est précisément ce que l'auditeur va analyser pour valider l'indicateur 27. Chaque clause doit être pensée pour anticiper ses questions.
Les clauses indispensables pour un contrat blindé
Un contrat solide est avant tout un contrat précis. Les zones de flou sont des cartons rouges assurés lors d'un audit. Pour garantir votre conformité en matière de sous-traitance Qualiopi, il est impératif d'y intégrer des clauses qui ne laissent aucune place à l'interprétation.
Voici les éléments non négociables à y faire figurer :
- L'identité des acteurs : Indiquez clairement les raisons sociales, adresses, numéros SIRET et surtout les numéros de déclaration d'activité (NDA). Précisez sans ambiguïté qui est le « donneur d'ordre » et qui est le « sous-traitant ».
- Le détail de la mission : Oubliez les intitulés génériques. Décrivez en détail les objectifs pédagogiques, le public cible, les prérequis, le programme, les modalités d'animation (présentiel, distanciel, hybride) et les supports utilisés.
- Les modalités de suivi et de contrôle : C'est le cœur du réacteur pour l'indicateur 27. Expliquez concrètement comment vous allez piloter la prestation. Mentionnez les réunions de suivi, les observations en salle, ou l'analyse partagée des questionnaires de satisfaction.
- Les engagements qualité du partenaire : Le sous-traitant doit s'engager formellement à respecter les exigences du référentiel Qualiopi, ainsi que votre propre charte qualité. Il doit accepter d'utiliser vos outils d'évaluation et de suivi.
- Les conditions financières : Soyez transparent. La rémunération, les modalités de facturation et les délais de paiement doivent être limpides.
Un contrat qui se contente de mentionner « animation de la formation X » est une porte ouverte à la non-conformité. Plus vous serez précis, plus vous démontrerez votre maîtrise du processus.
Aller plus loin avec des clauses spécifiques
Pour que votre contrat devienne un véritable outil de pilotage, pensez à ajouter des clauses qui anticipent les points de vigilance de l'auditeur. Cela montre que votre démarche est proactive.
Par exemple, une clause sur la gestion des réclamations est cruciale. Elle doit définir le circuit de traitement en cas d'insatisfaction d'un stagiaire. De même, une clause de propriété intellectuelle est essentielle pour clarifier à qui appartiennent les supports de cours créés pour l'occasion.
Pensez aussi à inclure une clause de sanction en cas de manquement grave aux obligations qualité. Sa simple présence atteste du sérieux de votre engagement. Pour vous aider, vous pouvez vous inspirer de notre modèle de contrat de sous-traitance qui intègre ces points clés.
Le dossier de preuves, une annexe vitale à votre contrat
Votre contrat, aussi parfait soit-il, ne se suffit pas à lui-même. Il doit être la pièce maîtresse d'un dossier de preuves complet pour chaque sous-traitant. C'est ce dossier, tenu à jour, que vous présenterez le jour de l'audit pour justifier la conformité de votre sous-traitance Qualiopi.
Ce dossier doit impérativement contenir les pièces suivantes :
- L'attestation de certification Qualiopi du sous-traitant (s'il est concerné).
- Son extrait Kbis et son attestation de vigilance URSSAF.
- Son numéro de déclaration d'activité (NDA) à jour.
- Le CV détaillé du ou des formateurs qui interviendront, pour prouver leur expertise (indicateur 26).
- Votre propre grille d'évaluation interne, celle que vous avez utilisée pour le sélectionner.
En bâtissant ce dossier de manière systématique pour chaque partenaire, vous mettez en place un processus robuste qui sécurise votre organisme et vous prépare à aborder n'importe quel audit avec sérénité.
Comment sélectionner et suivre vos sous-traitants ? Le processus pas à pas
Choisir un sous-traitant, ce n'est pas juste déléguer une mission. C'est confier une partie de votre réputation et de votre promesse qualité à un partenaire. Sur ce point, l'auditeur Qualiopi attend de vous un pilotage rigoureux de A à Z.
Mettre en place un processus de sélection et de suivi solide est la pierre angulaire qui garantit que vos partenaires partagent votre vision de l'excellence. C'est votre meilleure assurance pour offrir une expérience homogène aux apprenants.
La gestion d'un sous-traitant se déroule en trois grandes phases, qui forment un cycle continu.
Ce processus montre que la collaboration est vivante : elle commence bien avant la mission et se poursuit bien après.
1. La sélection : une checklist pour ne rien laisser au hasard
Avant même de penser au contrat, la première étape est de valider le profil de votre futur partenaire. Votre meilleur allié est une checklist formalisée, un outil qui vous assure de traiter tous les candidats sur un pied d'égalité.
Cette grille d'évaluation doit aller bien au-delà des simples vérifications administratives.
Voici les points incontournables à y intégrer :
- Le socle administratif et légal : Demandez systématiquement le Kbis, l'attestation de vigilance URSSAF et le Numéro de Déclaration d'Activité (NDA). Pensez à vérifier la validité du NDA sur la liste publique des organismes de formation.
- La certification Qualiopi : Pour toute action financée par le CPF (sauf exception), votre sous-traitant doit être certifié. Exigez une copie de son certificat en cours de validité.
- L'expertise métier et pédagogique : Étudiez ses références, ses réalisations et organisez un entretien pour évaluer sa posture et sa maîtrise du sujet.
- L'alignement avec votre démarche qualité : Votre partenaire est-il prêt à utiliser vos modèles de questionnaires de satisfaction ? Comprend-il vos exigences en matière de suivi ?
Pour vous aider à structurer cette étape, voici un modèle de checklist que vous pouvez adapter. C'est un outil pratique pour guider votre processus de vérification.
Checklist de validation d'un nouveau sous-traitant
| Étape de vérification | Points clés à contrôler | Exemples de preuves à collecter | Statut (Validé/Non validé) |
|---|---|---|---|
| Identité administrative | Statut juridique, Kbis/SIREN, NDA | Extrait Kbis récent, attestation SIRENE, copie de la déclaration d'activité | |
| Conformité légale | Attestation de vigilance URSSAF, assurance RC Pro | Attestation URSSAF de moins de 6 mois, attestation d'assurance valide | |
| Certification Qualiopi | Certificat valide et périmètre de certification | Copie du certificat Qualiopi, vérification sur la liste publique | |
| Expertise métier | CV détaillé, portfolio, références clients | CV à jour, exemples de supports de formation, contacts pour prise de références | |
| Compétences pédagogiques | Expérience en animation, maîtrise des outils | Entretien de mise en situation, observation d'une séquence (si possible) | |
| Adhésion à la démarche qualité | Acceptation des outils de suivi et du règlement | Signature du règlement intérieur, confirmation écrite |
Avoir une checklist remplie pour chaque sous-traitant est une preuve extrêmement solide pour l'auditeur. Cela montre que votre choix est le fruit d'un processus réfléchi et documenté.
2. L'intégration (onboarding) : un accueil pour bien démarrer
Votre partenaire est sélectionné ? Parfait. Mais ne le lancez pas dans l'arène sans préparation. Un "onboarding" bien mené est essentiel pour qu'il s'approprie vos méthodes et vos outils.
Un bon accueil doit au minimum comporter :
- Une présentation claire de votre organisme, de vos valeurs et des attentes de la mission.
- Une formation rapide à vos outils (LMS, logiciel d'émargement, questionnaires…).
- La remise d'un "kit du sous-traitant" avec les documents clés (livret d'accueil, modèles de documents…).
Ce temps investi au départ est un gain de sérénité pour la suite.
3. Le suivi : garder la main sur la qualité
La mission est lancée, mais votre travail ne s'arrête pas là. Le suivi continu est une exigence forte de l'indicateur 27 du référentiel Qualiopi. Vous devez être en mesure de prouver, à tout moment, que vous pilotez activement la qualité de la prestation.
Mettez en place des outils et des rituels concrets :
- Grilles d'observation : Utilisez une grille pour évaluer objectivement la qualité de l'animation.
- Points de suivi réguliers : Planifiez des entretiens courts pour discuter de l'avancement et des difficultés éventuelles.
- Analyse partagée des évaluations : Prenez le temps d'analyser les résultats des questionnaires de satisfaction avec votre sous-traitant pour décider ensemble d'actions correctives.
Le conseil pratique : La traçabilité est votre meilleure amie. Chaque action de suivi doit laisser une trace écrite : un compte-rendu d'entretien, une grille d'observation remplie, un email de synthèse… Ces documents constitueront votre dossier de preuves lors de l'audit.
Se préparer à l'audit Qualiopi de surveillance et le réussir
L'audit de surveillance est le moment de vérité où votre gestion de la sous-traitance Qualiopi est passée au crible. Il ne s'agit pas de présenter une pile de documents, mais de raconter une histoire cohérente : celle de votre maîtrise du processus de sous-traitance, du contrat initial jusqu'au dernier questionnaire de satisfaction.
Comprendre l'esprit de l'audit sur la sous-traitance
L'auditeur n'est pas là pour vous piéger. Sa mission est de vérifier que vous respectez les exigences du Référentiel National Qualité, avec une attention particulière pour l'indicateur 27. Ce qu'il veut voir, c'est que la qualité de vos formations reste constante, que l'intervenant soit l'un de vos salariés ou un partenaire externe.
Les évolutions récentes de Qualiopi ont renforcé les exigences. La version 9 du guide du ministère a, par exemple, ajouté un préambule pour interdire la sous-traitance en cascade et fixer le fameux plafond de 80 % du chiffre d'affaires CPF. Pour faire le point sur ces nouvelles règles, n'hésitez pas à consulter l'analyse complète sur la sous-traitance CPF et Qualiopi par Edko.
Organiser son dossier de preuves : la clé du succès
Un dossier de preuves bien organisé est un dossier qui parle de lui-même. Structurez votre approche de manière logique, par sous-traitant, en suivant le fil de votre collaboration.
Pour chaque partenaire, créez un dossier dédié qui contient :
- Sélection : La grille d'évaluation remplie, les CV, les attestations (Qualiopi, Kbis, URSSAF…).
- Contrat : Le contrat de sous-traitance daté et signé, avec ses annexes.
- Suivi : Les comptes-rendus de vos points réguliers, les grilles d'observation, les échanges de mails importants.
- Évaluation : L'analyse des questionnaires de satisfaction, les bilans pédagogiques de fin de mission.
Conseil pratique : Présentez vos preuves comme les chapitres d'une histoire qui démontre la maîtrise de votre processus. Chaque document doit répondre à une question que pourrait se poser l'auditeur.
Cette méthode montre que votre approche est systémique et réfléchie, un signal très positif pour l'auditeur.
Anticiper les questions de l'auditeur sur l'indicateur 27
Pour arriver serein le jour J, préparez les réponses aux questions incontournables. Votre capacité à répondre clairement, en vous appuyant sur des preuves concrètes, fera toute la différence.
Voici quelques exemples :
Question 1 : « Comment vous assurez-vous que ce sous-traitant respecte bien les exigences Qualiopi ? »
- Votre réponse : « Notre processus se déroule en plusieurs temps. D'abord, notre contrat de sous-traitance détaille précisément nos attentes. Ensuite, nous assurons un suivi sur le terrain avec des observations et une analyse systématique des retours des apprenants. »
- Les preuves à présenter : Le contrat, une grille d'observation remplie, une synthèse des évaluations.
Question 2 : « Montrez-moi concrètement comment vous suivez la performance pédagogique de ce partenaire. »
- Votre réponse : « C'est simple. Après chaque session, nous planifions un débriefing pour analyser ensemble les questionnaires de satisfaction. Tenez, voici le compte-rendu de notre dernier entretien où nous avons décidé d'ajuster un module suite aux retours des participants. »
- Les preuves à présenter : Le compte-rendu d'entretien, le tableau de suivi des évaluations, un exemple de plan d'action mis en place.
En vous préparant ainsi, vous transformez l'audit en une occasion de valoriser le sérieux de votre travail. Vous montrez que la sous-traitance Qualiopi est, pour vous, un véritable levier d'excellence.
On répond à vos questions sur la sous-traitance Qualiopi
Vous vous posez des questions très concrètes sur la sous-traitance Qualiopi ? Parfait, cette section est là pour y répondre. Voici les interrogations les plus fréquentes, avec des réponses directes et pratiques.
Un formateur indépendant en micro-entreprise doit-il être certifié Qualiopi ?
Non, et c'est une nuance capitale. Un formateur indépendant en micro-entreprise n'a pas l'obligation d'avoir sa propre certification Qualiopi, tant que son chiffre d'affaires annuel reste sous le seuil de 77 700 €.
Mais attention, cette exemption ne vous décharge pas de vos responsabilités de donneur d'ordre. Au contraire. C'est précisément dans ce cas que l'indicateur 27 devient crucial. La responsabilité de la qualité de la formation repose alors entièrement sur vos épaules, et vous devrez prouver que vous avez mis en place un processus de pilotage rigoureux pour ce partenaire.
Le fait que votre sous-traitant soit exempté de la certification Qualiopi renforce votre propre obligation de pilotage. Vous devez être capable de démontrer que sa prestation respecte, dans les faits, les exigences du référentiel.
La sous-traitance "en cascade", c'est quoi exactement ?
L'interdiction de la sous-traitance en cascade, surtout pour les formations financées par le CPF, veut dire une chose simple : le partenaire avec qui vous contractez ne peut pas déléguer à son tour la mission à quelqu'un d'autre.
En clair, la formation doit être assurée directement par le sous-traitant que vous avez personnellement choisi et évalué.
Pourquoi cette règle ?
- Pour la traçabilité : Le financeur (et vous-même) doit savoir à tout moment qui est réellement face aux apprenants.
- Pour la responsabilité : En cas de problème, il n'y a pas de dilution des responsabilités.
- Pour la qualité : Cela évite qu'un formateur non qualifié se retrouve à animer une session au bout d'une longue chaîne d'intermédiaires.
Quels sont les risques si on ne respecte pas les règles ?
Ignorer les obligations de la sous-traitance Qualiopi, c'est jouer avec le feu. Les conséquences peuvent être très lourdes et mettre en péril l'existence même de votre organisme.
La sanction la plus redoutée est le déréférencement de la plateforme Mon Compte Formation (EDOF). Concrètement, cela signifie une coupure nette de l'accès aux financements CPF, ce qui représente une part majeure du chiffre d'affaires pour de nombreux organismes.
De plus, une non-conformité majeure sur l'indicateur 27 lors de l'audit peut entraîner la suspension, voire le retrait pur et simple de votre certification Qualiopi. Sans ce sésame, l'accès à la majorité des financements publics devient impossible.
Comment prouver concrètement le suivi qualité d'un sous-traitant ?
De belles paroles ne suffiront pas. L'auditeur veut du concret, des preuves tangibles qui montrent que votre pilotage est un processus vivant et régulier.
Pour chaque partenaire, montez un dossier de preuves solide. Voici quelques exemples :
- Des grilles d'observation que vous avez remplies en assistant à une session.
- Des comptes-rendus écrits de vos échanges (points d'étape, débriefings…).
- L'analyse des questionnaires de satisfaction des stagiaires, partagée et discutée avec le sous-traitant.
- Des bilans pédagogiques rédigés ensemble à la fin d'une mission.
L'idée est de montrer qu'un dialogue permanent existe entre vous et votre partenaire autour de la qualité de sa prestation.
Gérer la sous-traitance dans le cadre de Qualiopi demande de la rigueur, c'est certain. Si vous cherchez un accompagnement pour sécuriser vos processus et aborder vos audits avec sérénité, PPF Conseil Formation est là pour vous. Transformons ensemble ces exigences en un véritable atout pour votre organisme. Contactez-nous pour un diagnostic personnalisé.
