Création organisme de formation : le guide complet pour se lancer en 2024
Vous rêvez de transmettre votre savoir et de faire de la formation votre métier ? La création d'un organisme de formation est une aventure entrepreneuriale passionnante. Il s'agit de bâtir une structure (entreprise ou association) dont la mission est de développer les compétences de professionnels ou de particuliers. Mais au-delà de la pédagogie, ce projet exige de maîtriser des démarches administratives précises, du choix du statut juridique à l'obtention des certifications.
Comprendre le marché de la formation professionnelle avant de se lancer
Se lancer dans la création de son propre organisme de formation est un projet stimulant, mais le parcours peut sembler complexe. Ce guide est conçu comme une feuille de route claire pour vous accompagner à chaque étape, de la validation de votre idée à l'accueil de vos premiers clients.
Un secteur dynamique, mais exigeant
Le marché de la formation professionnelle en France est en pleine effervescence. Selon une étude de la Dares, il représentait 32 milliards d'euros en 2020, témoignant de son poids économique majeur. Cette vitalité est soutenue par un fort esprit d'entreprise : selon l'INSEE, plus d'un million d'entreprises ont été créées en 2023, un signe de dynamisme qui profite aussi au secteur de la formation.
Attention cependant, cette croissance s'accompagne de règles strictes. Depuis la loi "Avenir professionnel" de 2018, la certification Qualiopi est devenue le sésame indispensable pour accéder aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, etc.).
Créer un organisme de formation, ce n'est pas seulement vouloir transmettre un savoir. C'est avant tout bâtir une véritable entreprise. Cela demande une structure solide, une connaissance pointue de la réglementation et une stratégie commerciale bien pensée pour durer.
Les piliers de la réussite de votre création d'organisme de formation
Pour transformer votre projet en une entreprise pérenne, plusieurs compétences sont nécessaires. Être un expert dans votre domaine est la base, mais cela ne suffit pas. Vous devrez apprendre à :
- Naviguer dans le cadre légal : choisir le bon statut juridique, obtenir votre numéro de déclaration d'activité (NDA), et comprendre les obligations comptables.
- Construire une offre pédagogique pertinente : définir des objectifs clairs, concevoir des supports de formation engageants et mettre en place des méthodes d'évaluation efficaces.
- Obtenir les certifications clés : Qualiopi est incontournable pour gagner en crédibilité et être éligible aux financements. C'est un véritable gage de qualité reconnu par tous les acteurs.
- Maîtriser les canaux de distribution : comprendre le fonctionnement de la plateforme EDOF est essentiel pour rendre vos formations visibles et accessibles via le Compte Personnel de Formation (CPF).
À titre d'exemple, même dans des secteurs très différents, la reconnaissance par une certification est un atout majeur, comme l'illustre cet article sur comment devenir guide de voyage professionnel.
Ce guide vous apporte des réponses concrètes et des conseils pratiques pour faire de la création de votre organisme de formation une réussite.
Choisir le bon statut juridique pour la création de votre organisme de formation
Avant même de penser au contenu de vos formations, une étape administrative est absolument cruciale : le choix de votre statut juridique. C'est la première pierre de votre projet de création d'organisme de formation.
Cette décision n'est pas à prendre à la légère, car elle aura des conséquences directes sur votre fiscalité, votre protection sociale et votre capacité à développer votre activité.
Micro-entreprise : la simplicité pour démarrer
Pour beaucoup de formateurs indépendants, la micro-entreprise est la porte d'entrée idéale. Sa grande force ? Une gestion administrative et comptable extrêmement simplifiée. Quand on débute, c'est un avantage considérable pour se concentrer sur son cœur de métier : la formation.
Cette simplicité a cependant ses limites. Le principal inconvénient réside dans les plafonds de chiffre d'affaires (77 700 € pour les prestations de services en 2024). Si votre activité décolle rapidement, vous risquez de vous sentir à l'étroit. Autre point important : vous ne pouvez pas déduire vos charges réelles (achat de matériel, frais de déplacement, etc.).
SASU ou EURL : des statuts pour voir plus grand
Si vous avez des ambitions de croissance, il est préférable d'opter pour une structure plus robuste comme la SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) ou l'EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée). Leur avantage majeur est la séparation claire entre votre patrimoine personnel et celui de l'entreprise, une sécurité non négligeable.
- En SASU, en tant que président, vous êtes assimilé-salarié. Vous bénéficiez d'une excellente protection sociale, mais les cotisations sont plus élevées.
- En EURL, en tant que gérant associé unique, vous dépendez du régime des travailleurs non-salariés (TNS). Les charges sont plus faibles, mais la couverture sociale est moins complète.
Ces statuts exigent une comptabilité plus rigoureuse et entraînent des frais de création. En contrepartie, ils vous offrent une plus grande crédibilité auprès des entreprises clientes et des financeurs.
Le choix du statut est un arbitrage entre simplicité, protection et potentiel de croissance. Prenez le temps de vous projeter à moyen et long terme avant de prendre votre décision.
Le portage salarial : une alternative pour tester son activité
Le portage salarial est une solution hybride intéressante pour tester votre projet sans créer immédiatement une société. Vous devenez "salarié" d'une entreprise de portage, qui facture vos clients et vous verse un salaire.
Vous profitez ainsi de la sécurité du salariat (sécurité sociale, retraite, assurance chômage) tout en conservant votre autonomie de freelance. Le seul bémol concerne les frais de gestion prélevés par la société de portage, généralement compris entre 5 % et 10 % de votre chiffre d'affaires. C'est une excellente rampe de lancement pour démarrer sans risque.
Le choix du statut impacte aussi directement votre gestion de la TVA. Pour tout comprendre sur ce sujet technique mais essentiel, consultez notre article dédié à la TVA applicable aux organismes de formation.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tableau récapitulatif.
Comparatif des statuts juridiques pour un organisme de formation
Ce tableau compare les principales caractéristiques des statuts juridiques les plus courants pour vous aider à choisir celui qui correspond le mieux à votre projet.
| Statut Juridique | Avantages Clés | Inconvénients et Points de vigilance | Idéal Pour |
|---|---|---|---|
| Micro-entreprise | Simplicité extrême (création, compta), charges sociales faibles | Plafonds de CA, pas de déduction des frais réels, patrimoine non protégé | Le formateur indépendant qui démarre seul et teste son activité. |
| EURL | Protection du patrimoine personnel, charges sociales modérées (TNS) | Comptabilité plus lourde, formalisme de création | Le formateur solo qui vise une croissance stable et veut sécuriser son patrimoine. |
| SASU | Grande flexibilité, protection sociale élevée (assimilé-salarié), crédibilité | Charges sociales élevées, coûts de création et de gestion plus importants | Le projet ambitieux, visant une croissance rapide, l'embauche de salariés ou l'entrée d'investisseurs. |
| Portage Salarial | Sécurité du salariat (chômage, retraite), pas de gestion administrative | Frais de gestion (5-10% du CA), sentiment d'appartenance moindre | Le formateur qui veut se lancer sans risque, se concentrer sur la pédagogie et tester son marché. |
Chaque projet est unique. Prenez le temps d'évaluer ces options au regard de vos propres objectifs.
Officialiser votre activité : SIRET et déclaration d'activité
Une fois votre statut choisi, il est temps de passer à l'action. La première démarche consiste à immatriculer votre structure pour obtenir un numéro SIRET. Cette procédure s'effectue entièrement en ligne, via le guichet unique de l'INPI.
Avec ce SIRET, vous pouvez passer à l'étape suivante : la Déclaration Initiale d'Activité, ou NDA. C'est l'acte de naissance officiel de votre organisme de formation. Vous devez déposer cette déclaration auprès de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) de votre région.
Le dossier doit être complet et précis. La pièce maîtresse est la preuve de votre toute première action de formation : une convention, un bon de commande ou un contrat signé avec votre premier client.
Une fois votre dossier validé, la DREETS vous délivre votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) sous 30 jours. Ce numéro est indispensable pour exercer légalement.
Bâtir une offre de formation qui séduit vos futurs clients
Une fois les démarches administratives réglées, place au cœur de votre métier : la conception de votre offre de formation. Votre succès reposera sur la qualité et la pertinence de vos programmes.
Avoir une expertise est une chose, savoir la transformer en un parcours d'apprentissage clair, engageant et efficace en est une autre. C'est tout l'art de l'ingénierie pédagogique.
Définir des objectifs pédagogiques clairs
Avant de créer vos supports, posez-vous cette question simple : « À la fin de cette formation, que mes stagiaires seront-ils concrètement capables de faire ? ». La réponse doit être précise.
La méthode SMART est un excellent outil pour cela. Vos objectifs doivent être :
- Spécifiques : Au lieu de "savoir utiliser Excel", préférez "créer un tableau croisé dynamique pour analyser des données de vente".
- Mesurables : Comment vérifier que l'objectif est atteint ? Exemple : "le stagiaire réalise l'action sans aide en moins de 15 minutes".
- Atteignables : L'objectif doit être réaliste par rapport à la durée de la formation.
- Réalistes (Relevant) : La compétence enseignée doit être directement utile au stagiaire dans son travail.
- Temporellement définis : L'objectif doit être atteint à la fin de la formation ou d'un module spécifique.
Des objectifs bien définis sont le fil conducteur de votre formation et un élément clé pour l'indicateur 1 de la certification Qualiopi.
Choisir la bonne modalité pédagogique
Maintenant que vous savez où vous allez, il faut choisir le chemin. Le format de votre formation influence directement l'engagement des participants.
- Le présentiel est idéal pour l'interaction, les travaux de groupe et les manipulations pratiques. Il crée une véritable dynamique collective.
- L'e-learning (ou distanciel) offre une grande souplesse. Chacun apprend à son rythme, où qu'il soit. C'est parfait pour la transmission de connaissances théoriques.
- Le blended learning (ou format mixte) combine le meilleur des deux mondes : des modules en ligne pour la théorie et des ateliers en présentiel pour la pratique. C'est un modèle de plus en plus populaire.
Le choix de la modalité n'est pas qu'une question de logistique. C'est une décision pédagogique stratégique qui doit servir vos objectifs d'apprentissage.
Créer des supports et des évaluations qui ont de l'impact
L'ère des formations basées uniquement sur des diaporamas est révolue. Pour capter l'attention et faciliter la mémorisation, variez les supports.
Pensez à intégrer :
- Des études de cas concrètes issues de votre expérience.
- Des mises en situation et des jeux de rôles.
- Des vidéos courtes, des quiz interactifs ou des infographies.
- Des ressources téléchargeables (checklists, fiches mémo).
L'évaluation, quant à elle, doit mesurer la progression tout au long du parcours. Elle peut être formative (en cours de route, pour ajuster) ou sommative (à la fin, pour valider l'atteinte des objectifs). Des évaluations bien conçues sont cruciales pour prouver l'efficacité de votre formation, un point central pour la certification Qualiopi.
Obtenir la certification Qualiopi : le sésame indispensable
Abordons maintenant un sujet majeur : la certification Qualiopi. Aujourd'hui, ce n'est plus une option. C'est la clé qui ouvre l'accès aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, etc.).
Sans Qualiopi, votre champ d'action sera limité aux clients qui autofinancent leur formation, ce qui réduit considérablement votre potentiel de croissance. Voyez cette certification non pas comme un examen, mais comme un guide pour structurer votre démarche qualité dès le départ.
Comprendre les 7 critères du Référentiel National Qualité
Le cadre de Qualiopi repose sur 7 critères, déclinés en 32 indicateurs. Pour chaque indicateur, vous devrez fournir des preuves concrètes de vos pratiques.
Voici quelques exemples pour mieux comprendre :
- Critère 1 : Conditions d'information du public. L'auditeur vérifiera la clarté de vos supports de communication (site web, plaquettes, devis) : objectifs, prérequis, durée, tarifs, accessibilité handicap, etc.
- Critère 2 : Identification précise des objectifs. Vous devrez prouver que vos formations visent des compétences précises, avec des fiches programmes détaillées et des objectifs mesurables.
- Critère 3 : Adaptation des prestations. Ce critère évalue votre capacité à personnaliser vos parcours. Des questionnaires de positionnement avant la formation sont un bon exemple de preuve.
L'ingénierie pédagogique, qui structure la création de vos formations, est au cœur de cette démarche qualité.
Ce schéma illustre bien que tout part d'objectifs clairs, qui déterminent ensuite les méthodes pédagogiques et les outils d'évaluation.
Préparer ses preuves : la clé de la réussite
Le secret d'un audit réussi est une bonne organisation de votre "dossier de preuves". L'auditeur ne juge pas votre expertise métier, mais votre conformité au référentiel.
Exemple concret pour l'indicateur 4 (analyse du besoin) :
Un simple email de confirmation ne suffit pas. Préparez un dossier solide avec :
- Un questionnaire d'analyse des besoins envoyé à chaque client.
- Un compte-rendu d'entretien.
- Une proposition commerciale qui détaille comment votre programme répond aux besoins identifiés.
De même, pour la compétence de vos formateurs (indicateur 21), constituez un dossier pour chaque intervenant avec son CV, ses diplômes, et des attestations de formation continue.
Le conseil d'or : anticipez ! Créez dès le début une arborescence de dossiers sur votre ordinateur qui suit la structure des 7 critères Qualiopi. Rangez chaque nouveau document au bon endroit. Cette méthode simple vous fera gagner un temps précieux et réduira votre stress.
Pour un accompagnement détaillé, notre guide sur les étapes clés de la certification Qualiopi vous offre une feuille de route complète.
Aborder le jour de l'audit sans stress
L'audit est un dialogue avec un professionnel qui vient vérifier que votre système qualité est bien en place. Votre rôle est de le guider à travers vos process et vos preuves.
Soyez prêt à expliquer vos choix : pourquoi cette méthode d'évaluation ? Comment assurez-vous le suivi post-formation ? Votre capacité à justifier vos pratiques montrera que votre démarche qualité est authentique et bien ancrée dans votre fonctionnement.
Rendre vos formations visibles grâce au CPF et à EDOF
Obtenir la certification Qualiopi est une étape majeure, mais elle ne garantit pas de remplir vos sessions. Pour que la création de votre organisme de formation soit un succès commercial, il faut rendre vos offres accessibles là où se trouvent les financements : sur le Compte Personnel de Formation (CPF).
Pour cela, vous devez maîtriser la plateforme EDOF (Espace des Organismes de Formation). C’est votre interface pour publier et gérer vos formations sur le catalogue public Mon Compte Formation.
Le prérequis : la certification professionnelle
Pour être éligible au CPF, une formation doit obligatoirement préparer à une certification enregistrée soit au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles), soit au RS (Répertoire Spécifique).
Si vous n'êtes pas vous-même propriétaire d'une certification, la solution la plus courante est de nouer un partenariat avec un organisme certificateur. Vous deviendrez alors "partenaire habilité" à préparer les candidats à sa certification. Cette démarche doit être anticipée car elle implique des aspects administratifs et commerciaux.
Maîtriser les rouages de la plateforme EDOF
La prise en main d’EDOF est technique mais essentielle. Voici les actions clés que vous y réaliserez :
- Créer votre offre : renseigner le titre, les objectifs, le programme, les prérequis, etc.
- Gérer vos sessions : planifier les dates, choisir le format (présentiel, distanciel) et le nombre de places.
- Fixer vos tarifs : indiquer le coût qui sera pris en charge par le CPF.
- Traiter les inscriptions : valider les demandes des candidats directement sur la plateforme.
Pour un guide pas à pas, notre article sur le fonctionnement détaillé d’EDOF pour un organisme de formation vous sera très utile.
Rédiger une fiche formation qui convertit
Votre fiche sur Mon Compte Formation est votre vitrine commerciale. Elle doit être à la fois conforme aux exigences de la Caisse des Dépôts et attractive pour les futurs stagiaires.
Le marché s'est professionnalisé. Selon la Caisse des Dépôts, le nombre d’organismes référencés sur Mon Compte Formation est passé de plus de 20 000 fin 2021 à environ 14 000 en 2024. Seuls les acteurs les plus rigoureux et qualitatifs se maintiennent. Pour approfondir, consultez les dernières tendances du marché de la formation professionnelle.
Pour sortir du lot, votre fiche doit être impeccable. Chaque mot compte pour rassurer, informer et donner envie.
Voici quelques conseils pratiques :
- Titre impactant : mettez en avant un bénéfice clair. Préférez « Anglais professionnel : maîtrisez réunions et présentations (Niveau B2) » à « Formation Anglais B2 ».
- Objectifs SMART : décrivez précisément ce que le stagiaire saura faire après la formation.
- Programme détaillé : structurez-le en modules avec une durée indicative pour chacun.
- Modalités d’évaluation transparentes : expliquez comment les compétences seront évaluées (QCM, mise en situation, etc.).
Enfin, soyez réactif : mettez régulièrement à jour vos sessions et répondez rapidement aux demandes d'inscription pour renforcer la confiance.
Comment assurer la croissance et la pérennité de votre activité
Ça y est, votre organisme est lancé et certifié. Félicitations ! Mais le vrai défi commence maintenant : rendre votre activité rentable sur le long terme. Cette étape est cruciale pour réussir la création de votre organisme de formation.
La pérennité se construit sur des fondations solides et une capacité d'adaptation. C'est d'ailleurs l'esprit du critère 7 de Qualiopi : s'inscrire dans une démarche d'amélioration continue.
Entrer dans une logique d’amélioration continue
La qualité n'est pas un état de fait, mais un processus. Pour que votre offre reste pertinente, écoutez vos stagiaires. Mettez en place des outils simples pour recueillir leurs avis : questionnaires de satisfaction "à chaud" (juste après la formation) et "à froid" (quelques mois plus tard).
Leurs retours sont une mine d'or pour identifier des pistes d'amélioration : un module à clarifier, un support à moderniser, un cas pratique à ajouter. Cette écoute active est la meilleure façon de coller aux attentes du marché et de fidéliser vos clients.
Rester à jour avec la veille réglementaire
Le secteur de la formation professionnelle évolue constamment : modification des règles du CPF, nouvelle directive de France Compétences, changement dans les financements des OPCO…
Pour ne pas être pris au dépourvu, instaurez une veille réglementaire rigoureuse :
- Abonnez-vous aux newsletters des institutions clés (Ministère du Travail, France Compétences).
- Suivez les médias spécialisés du secteur.
- Participez à des webinaires et des conférences.
Anticiper les évolutions réglementaires n'est pas seulement une obligation, c'est une stratégie. Une bonne veille vous donne un temps d'avance pour adapter vos offres et votre discours commercial.
Diversifier vos sources de revenus pour plus de sécurité
Le conseil est bien connu : ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier. Dépendre à 100 % du CPF est risqué. Pour sécuriser votre chiffre d'affaires, explorez d'autres marchés, notamment celui des entreprises (B2B).
Vendre aux entreprises est différent. Vous ne vous adressez plus à un individu, mais à une organisation qui cherche à améliorer sa performance. Vous devez donc construire des solutions sur-mesure qui répondent à un besoin métier précis. Mettez en avant le retour sur investissement (ROI) pour vos clients. C'est une démarche qui demande plus de temps, mais qui débouche sur des partenariats solides et des revenus récurrents, un pilier de votre stabilité financière.
Questions fréquentes sur la création d'un organisme de formation
Vous vous posez sûrement mille questions avant de vous lancer. Voici les réponses aux interrogations les plus courantes.
Faut-il un diplôme pour devenir formateur ?
Non, la loi n'impose aucun diplôme spécifique pour créer un organisme de formation. Ce qui compte avant tout, c'est votre expertise.
Lors de votre déclaration d'activité (NDA) auprès de la DREETS, vous devrez justifier de vos compétences dans le domaine où vous souhaitez former. Cela peut se faire via des diplômes, des certifications, mais aussi et surtout par une solide expérience professionnelle. La crédibilité est la clé.
Combien de temps faut-il pour recevoir son numéro de déclaration d'activité (NDA) ?
Le délai légal de traitement de votre dossier par la DREETS est de 30 jours. Si vous n'avez pas de réponse passé ce délai, votre demande est considérée comme acceptée (acceptation tacite).
Attention, ce délai s'applique à un dossier complet et sans erreur. Le moindre oubli ou la moindre imprécision peut retarder la procédure de plusieurs semaines.
Un dossier bien préparé est la meilleure assurance pour un démarrage rapide. Le moindre oubli peut entraîner des semaines de délai supplémentaires.
La certification Qualiopi est-elle obligatoire ?
Non, elle n'est pas obligatoire pour exister légalement. En revanche, elle est absolument incontournable si vous souhaitez que vos formations soient financées par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, etc.).
Sans Qualiopi, vous vous coupez d'une très grande partie du marché et ne pourrez travailler qu'avec des clients qui financent eux-mêmes leur formation.
Dois-je vraiment avoir un client avant de faire les démarches ?
Oui, c'est ce qu'on appelle parfois le "paradoxe du formateur". Pour obtenir votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA), vous devez obligatoirement fournir la preuve de votre première action de formation.
Concrètement, il vous faut un contrat ou une convention de formation signée. Il est donc nécessaire de trouver ce premier client avant même que votre organisme n'existe officiellement aux yeux de l'administration.
Préparer son projet, jongler avec l'administratif et se lancer dans l'aventure Qualiopi peut vite devenir un casse-tête. Chez PPF Conseil Formation, notre métier est de transformer ce parcours du combattant en une feuille de route claire pour assurer votre réussite.
