Le bilan pédagogique et financier, souvent abrégé en BPF, est bien plus qu'une simple formalité administrative. C'est le bulletin de santé annuel de votre organisme de formation. Cette obligation légale dresse un portrait complet et transparent de votre activité.
Ce document fait le point sur deux aspects clés :
- Vos performances pédagogiques : le nombre de stagiaires formés, les heures de cours dispensées, etc.
- Votre équilibre économique : l'origine de vos revenus et la nature de vos dépenses.
C'est un gage de sérieux essentiel pour tous les acteurs de la formation professionnelle.
Qu'est-ce que le bilan pédagogique et financier ? Décryptage
Pour bien comprendre, imaginez le bilan pédagogique et financier comme le check-up annuel d'un athlète de haut niveau. Un médecin analyse ses performances sur le terrain (la partie pédagogique) et son état de santé général pour s'assurer qu'il peut continuer la compétition (la partie financière). Pour votre organisme, c'est exactement la même chose.
Ce document officiel permet à l'État de vérifier que votre activité est non seulement viable, mais aussi qu'elle respecte les standards de qualité du secteur. Il offre une photographie détaillée de votre dernier exercice comptable, ce qui rassure les financeurs (OPCO, État, entreprises) sur votre professionnalisme.
Une obligation légale qui concerne tout le monde
Depuis le 1er janvier 2017, la déclaration du BPF est un passage obligé chaque année pour tous les organismes de formation en France. Cela inclut aussi bien les formateurs indépendants que les grands Centres de Formation d'Apprentis (CFA).
Cette déclaration, qui porte sur le dernier exercice comptable clôturé, se fait en ligne entre avril et mai via le portail "Mon Activité Formation". L'objectif est simple : réguler le marché et garantir la qualité et la solidité financière des acteurs.
Le BPF se décompose en deux grands volets :
- Le volet pédagogique : Ici, vous recensez le nombre de stagiaires accompagnés, le volume d'heures de formation dispensées, les types d'actions menées (bilan de compétences, VAE, apprentissage…) et le profil de vos apprenants.
- Le volet financier : Cette partie retrace l'origine de vos financements (OPCO, CPF, entreprises, France Travail…) et la manière dont vous avez dépensé cet argent (salaires, sous-traitance, loyers, communication…).
Remplir ce bilan n'est pas qu'une contrainte. C'est avant tout un gage de crédibilité. Un BPF bien rempli et cohérent renforce la confiance de vos partenaires et de vos clients. C'est aussi une pièce maîtresse pour obtenir ou conserver la certification Qualiopi.
Pour vous aider à visualiser les informations à préparer, voici un tableau récapitulatif.
Les informations clés de votre bilan pédagogique et financier
Ce tableau résume les données essentielles à préparer pour chaque partie de votre BPF.
| Partie du BPF | Données à rassembler | Exemple concret |
|---|---|---|
| Caractéristiques de l'OF | Votre numéro de déclaration d'activité (NDA), SIRET, informations de contact, effectif. | NDA : 11 75 12345 75, SIRET : 123 456 789 00010, 3 salariés permanents. |
| Bilan Pédagogique | Nombre total de stagiaires, d'heures-stagiaires, d'abandons. Répartition par type d'action (apprentissage, VAE, etc.). | 150 stagiaires, 12 000 heures-stagiaires, 5 abandons. 70% en formation continue, 30% en apprentissage. |
| Données sur les Apprenants | Répartition par type de public (salariés, demandeurs d'emploi), par niveau de formation, par genre. | 90 salariés du secteur privé, 60 demandeurs d'emploi. 40% niveau Bac, 60% niveau Bac+2. |
| Bilan Financier | Chiffre d'affaires total, origine des produits (OPCO, CPF, entreprises…), détail des charges (personnel, sous-traitance…). | CA : 250 000 €. 100 000 € via OPCO X, 50 000 € via CPF, 100 000 € en direct avec des entreprises. |
Avoir ces chiffres à portée de main avant de commencer vous fera gagner un temps précieux.
Un véritable outil de pilotage pour votre activité
Au-delà de l'obligation, le bilan pédagogique et financier est un puissant tableau de bord. En analysant ces chiffres, vous pouvez repérer vos formations les plus performantes, comprendre quels financeurs sont stratégiques pour vous et ajuster votre offre pour l'année suivante.
C'est une occasion en or de prendre du recul. Si vous voulez aller plus loin dans la structuration de votre offre, notre article sur le conseil en formation professionnelle pourra vous donner des pistes intéressantes.
En résumé, bien maîtriser son BPF, c'est à la fois sécuriser son activité et préparer intelligemment son avenir.
Qui est concerné par le bilan pédagogique et financier ?
Vous vous demandez si vous devez remplir un bilan pédagogique et financier ? La réponse est simple : si vous êtes un acteur de la formation professionnelle en France, c'est très probablement oui. Cette obligation ne vise pas seulement les grands instituts, mais bien tout un écosystème d’acteurs, peu importe leur taille ou leur statut juridique.
Le point de départ de cette obligation est la détention d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Dès que la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) vous a attribué ce numéro, vous devez déclarer votre activité chaque année.
Que vous soyez un organisme bien établi ou un formateur solo qui démarre, si vous avez un NDA, le BPF fait partie de vos obligations.
Les différents profils qui doivent déclarer
Pour que ce soit plus clair, voyons concrètement qui est concerné :
- Les formateurs indépendants : Que vous soyez consultant en micro-entreprise ou sous un autre statut, si vous avez un NDA, vous êtes concerné.
- Les organismes de formation (OF) : C'est le cas le plus classique. Toute entreprise (SASU, EURL, SARL, etc.) dont la formation est l'activité principale ou même secondaire doit s'y plier.
- Les entreprises avec un service de formation interne : Si votre société a son propre NDA pour former ses collaborateurs ou des clients, elle est tenue de déposer un BPF.
- Les Centres de Formation d'Apprentis (CFA) : Privés comme publics, les CFA ne font pas exception à la règle.
- Les associations : Une association loi 1901 qui organise des formations professionnelles et possède un NDA est également obligée de remplir ce bilan.
Exemple concret : Imaginez une consultante en marketing qui détient un NDA. En parallèle de ses missions de conseil, elle anime occasionnellement des ateliers pour ses clients. Même si la formation ne représente que 20 % de son chiffre d’affaires, elle a l'obligation de remplir un bilan pédagogique et financier pour cette partie de son activité.
Cette obligation touche énormément de monde. Selon les données de la Dares publiées en 2023, la France comptait 119 700 organismes de formation actifs en 2021, un chiffre en forte hausse. Ces données, issues des BPF, montrent que le marché de la formation professionnelle représentait un chiffre d'affaires de 15,6 milliards d'euros la même année. Si les chiffres vous intéressent, vous pouvez consulter les données de la DREETS pour en savoir plus.
Les cas particuliers et les exceptions à connaître
Même si la règle générale est claire, quelques situations méritent d'être précisées.
La principale exception concerne les nouveaux venus. Si vous venez d'obtenir votre NDA, vous n'aurez généralement pas à déposer de BPF pour l'année en cours si votre activité a duré moins de trois mois à la clôture de l'exercice comptable. Votre première déclaration se fera l'année suivante.
Une question revient souvent : que faire en cas d'absence d'activité ?
- Aucune formation, zéro chiffre d'affaires : Même si vous n'avez dispensé aucune formation, vous devez quand même faire une déclaration. Vous remplirez ce qu'on appelle un bilan "à néant". Un point de vigilance : une inactivité prolongée peut amener l'administration à vous retirer votre NDA.
Le principe à retenir est simple : tant que votre NDA est actif, l'obligation de déclarer demeure.
Comment remplir votre bilan pédagogique et financier sans prise de tête
Remplir le bilan pédagogique et financier (BPF) peut sembler intimidant, surtout la première fois. Pourtant, avec de l'organisation et une bonne méthode, cette obligation devient une simple formalité. Suivez ce guide pas à pas pour naviguer sereinement sur le portail "Mon Activité Formation".
Le secret, c'est de tout préparer en amont. C'est comme en cuisine : quand tous les ingrédients sont prêts, la recette devient un jeu d'enfant.
La déclaration se fait entièrement en ligne et porte sur votre dernier exercice comptable clôturé. Installez-vous confortablement, et suivons ensemble les étapes.
Étape 1 : Rassembler les informations pédagogiques
La partie pédagogique est le cœur de votre bilan. Elle raconte concrètement ce que vous avez fait : qui vous avez formé, pendant combien d'heures, et sur quels sujets.
Pour être sûr de ne rien oublier, collectez ces informations clés :
- Le nombre total de stagiaires formés durant l'exercice.
- Le nombre total d'heures-stagiaires. Le calcul est simple : nombre de stagiaires × durée de la formation. Par exemple, une session avec 10 stagiaires sur 7 heures donne 70 heures-stagiaires.
- Le profil de vos stagiaires : étaient-ils salariés, demandeurs d'emploi, en apprentissage ?
- Les spécialités de formation : vous devrez les classer en utilisant la nomenclature officielle.
- Les données sur la sous-traitance, que vous ayez fait appel à des prestataires ou que vous ayez vous-même travaillé pour un autre organisme.
Cette infographie vous montre qui est concerné par cette déclaration. C'est simple : si vous avez un NDA, vous devez faire votre BPF.
Comme le visuel l'indique, que vous soyez un petit formateur indépendant, une grosse entreprise ou un CFA, la détention d'un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) vous oblige à déclarer votre BPF.
Étape 2 : Consolider les données financières
Passons aux chiffres ! La partie financière peut impressionner, mais elle suit une logique claire. L'administration veut savoir d'où vient l'argent (les produits) et comment vous l'avez dépensé pour votre activité de formation (les charges).
La règle d'or : ne déclarez que le chiffre d'affaires strictement lié à votre activité de formation. Si vous faites aussi du conseil, ces revenus ne doivent pas figurer dans le BPF.
Pour cette section, vous devez ventiler vos recettes selon leur origine :
- Les entreprises finançant elles-mêmes la formation.
- Les opérateurs de compétences (OPCO).
- Les fonds publics (État, Régions, France Travail, etc.).
- Les particuliers, y compris via leur Compte Personnel de Formation (CPF).
- Les autres organismes de formation, si vous êtes intervenu en sous-traitance.
Du côté des charges, les deux postes principaux à isoler sont les salaires de vos formateurs et les factures réglées à vos sous-traitants. Si la gestion de la TVA est un sujet complexe pour vous, notre article sur la TVA pour les organismes de formation devrait vous aider.
Check-list des documents et informations à préparer
Pour être sûr d'avoir tout sous la main avant de vous connecter, voici un tableau récapitulatif.
| Catégorie | Document ou Information Requise | Conseil Pratique |
|---|---|---|
| Identification | Numéro SIREN, Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) | Gardez ces numéros dans un fichier texte facile d'accès. |
| Pédagogique | Listes d'émargement, conventions de formation | Compilez vos données stagiaires dans un tableur (Excel, Sheets) au fur et à mesure de l'année. |
| Financier | Bilan comptable, grand livre, factures clients et fournisseurs | Extrayez uniquement les montants liés à la formation. Votre expert-comptable est votre meilleur allié. |
| Sous-traitance | Contrats de sous-traitance (donnés et reçus) | Ayez une vue claire des montants facturés en tant que donneur d'ordre et de ceux perçus en tant que sous-traitant. |
Avoir tous ces éléments prêts transformera la déclaration en une simple formalité.
Étape 3 : Remplir le formulaire en ligne pas à pas
Le formulaire en ligne reprend la structure du document CERFA officiel. Avec les informations des étapes 1 et 2, le remplir devient bien plus simple.
Le point de vigilance numéro un : la cohérence entre vos données pédagogiques et financières. Si vous déclarez un certain nombre d'heures-stagiaires, le chiffre d'affaires correspondant doit être logique. Des écarts importants pourraient attirer l'attention de l'administration.
Pour la partie comptable, il est essentiel que les chiffres de votre BPF soient en parfaite adéquation avec ceux de votre bilan comptable général. Si vous n'êtes pas à l'aise avec cet exercice, nous vous conseillons cet excellent guide pratique pour faire un bilan comptable.
En suivant cette approche, vous transformerez une obligation qui peut sembler lourde en un processus maîtrisé.
Les erreurs fréquentes à ne surtout pas commettre avec votre bilan pédagogique et financier
Remplir son bilan pédagogique et financier demande de la rigueur. Un simple oubli ou une maladresse peut vite se transformer en casse-tête administratif, avec des conséquences parfois lourdes pour votre activité.
Le meilleur moyen d'éviter les pièges est de les connaître. Voici les erreurs les plus courantes à ne pas commettre.
Erreur n°1 : Se tromper d'exercice comptable
C'est l'erreur la plus fréquente, et pourtant si simple à éviter. Beaucoup d'organismes remplissent leur BPF en se basant sur l'année civile (1er janvier au 31 décembre). C'est un réflexe, mais c'est souvent faux.
Le BPF doit impérativement correspondre à votre dernier exercice comptable clôturé. Si votre exercice se termine le 30 septembre 2024, votre déclaration (faite en 2025) portera sur la période du 1er octobre 2023 au 30 septembre 2024, et non sur l'année civile 2024.
Le conseil pratique : Avant de saisir le moindre chiffre, vérifiez la date de clôture de votre exercice comptable. C'est la première information à renseigner.
Erreur n°2 : Mal classer une source de financement
Le formulaire demande de ventiler précisément l’origine de vos revenus. L'erreur classique est de tout mettre dans la même case par facilité. Par exemple, déclarer des financements CPF dans la catégorie "Particuliers".
Chaque source de financement a sa propre ligne :
- Les fonds venant d'un OPCO.
- Les paiements directs via le Compte Personnel de Formation (CPF).
- Les financements publics (État, Régions, France Travail).
- Les paiements directs des entreprises pour leurs salariés.
Un mauvais classement peut alerter l'administration et suggérer un manque de rigueur dans votre suivi financier.
La ventilation financière de votre BPF est le miroir de votre modèle économique. Une déclaration précise prouve que vous maîtrisez vos circuits de financement. C'est un point clé pour garder la confiance des financeurs et votre certification Qualiopi.
Erreur n°3 : Oublier ou mal déclarer la sous-traitance
La sous-traitance, que vous soyez donneur d'ordre ou prestataire, est un point de vigilance majeur pour les services de contrôle. L'erreur la plus commune est de l'oublier ou de la déclarer au mauvais endroit.
Le BPF distingue bien les deux situations :
- Vous êtes le donneur d'ordre : vous confiez une formation à un autre organisme. Vous devez déclarer les stagiaires et les heures correspondantes dans le cadre F-2.
- Vous êtes le sous-traitant : vous réalisez une prestation pour un confrère. Ces actions doivent figurer dans le cadre G, et les revenus associés dans la ligne "Autres organismes de formation" du cadre C.
Confondre les deux, ou ne rien déclarer, crée une incohérence qui peut déclencher un contrôle.
Erreur n°4 : Déclarer après la date limite
Chaque année, la période de déclaration est clairement annoncée, souvent entre début avril et fin mai. Manquer cette échéance n'est pas une simple négligence, c'est une faute qui peut stopper votre activité.
L'absence de dépôt de votre bilan pédagogique et financier dans les temps peut entraîner la suspension de votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA).
Sans un NDA valide, vous ne pouvez plus :
- Signer de nouvelles conventions de formation.
- Être éligible aux financements publics et mutualisés (OPCO, CPF, etc.).
- Conserver votre certification Qualiopi.
En bref, c'est toute votre activité qui se retrouve à l'arrêt.
Notre conseil : Dès que la date limite est connue, notez-la en rouge dans votre agenda. Fixez-vous un objectif de soumettre votre BPF au moins une semaine avant l'échéance.
Votre bilan pédagogique et financier : bien plus qu'une paperasse, un véritable outil stratégique
Pour beaucoup de formateurs, le bilan pédagogique et financier (BPF) rime avec corvée. On le voit comme une obligation à boucler une fois par an. Et si on changeait de perspective ? Si on voyait ce document comme une opportunité en or ?
Ce n'est pas juste un formulaire. C'est un véritable tableau de bord qui, si on prend le temps de le lire, en dit long sur notre activité. Chaque chiffre raconte une histoire : celle de nos réussites, de nos points forts, mais aussi des domaines à améliorer.
Transformer les chiffres bruts en décisions qui comptent
Votre BPF est une mine d'informations. S'y plonger, c'est l'occasion de prendre de la hauteur pour se poser les bonnes questions et dessiner l'avenir de son organisme.
Concrètement, comment faire parler ces données ? Voici quelques pistes :
- D'où vient votre argent ? Le cadre C, qui détaille l'origine de vos financements, est très révélateur. Vous pourriez y découvrir que 80 % de votre chiffre d'affaires dépend d'un seul OPCO. C'est un signal d'alarme ! Cette dépendance est un risque. Le BPF vous pousse à réfléchir : et si vous développiez des offres finançables par le CPF ? Ou si vous cherchiez des clients directement auprès des entreprises ?
- Qui sont vos stagiaires ? Jetez un œil au cadre F-1. Il dresse le portrait-robot de vos apprenants : salariés, demandeurs d'emploi… Peut-être réaliserez-vous qu'un secteur d'activité est surreprésenté. C'est une information précieuse pour créer une nouvelle formation sur mesure.
- Quelles formations sont les plus rentables ? En croisant les données, vous pouvez repérer vos "best-sellers" – les formations les plus demandées et les plus rentables. Cette analyse est cruciale pour décider quelles offres méritent d'être mises en avant.
Ne voyez plus votre bilan pédagogique et financier comme un simple rapport pour l'administration. Considérez-le comme votre meilleur allié pour la prise de décision. Il vous offre un diagnostic sans fard de votre performance.
Renforcer votre crédibilité et blinder votre certification Qualiopi
Un bilan pédagogique et financier rempli avec soin est une carte de visite. Il envoie un message clair à vos partenaires, financeurs et auditeurs Qualiopi : ici, on travaille avec sérieux et transparence.
Lors d'un audit Qualiopi, l'auditeur consultera votre BPF. Un document propre est une preuve tangible que votre organisme est bien géré. Il montre que vous suivez vos indicateurs et que vous êtes engagé dans une démarche d'amélioration continue – le cœur de la certification.
D'ailleurs, vos données, agrégées au niveau national, permettent de prendre le pouls du secteur. Savoir, par exemple, que les salariés représentent 59 % des stagiaires (données Dares 2021) aide les pouvoirs publics à orienter les financements. Pour mieux comprendre cet enjeu, vous pouvez consulter l'analyse sur le site de la CSFC.
Un réflexe à prendre pour la santé de votre activité
Voir le BPF comme un outil stratégique, c'est investir dans l'avenir de votre organisme. Chaque analyse vous permet de prendre de meilleures décisions, de limiter les risques et de dénicher de nouvelles opportunités.
Pour que votre BPF devienne un véritable atout, voici une routine simple à adopter :
- Bloquez un temps pour l'analyse. Une fois le document envoyé, prenez quelques heures pour vous plonger dedans.
- Comparez avec les années passées. C'est en regardant l'évolution que l'on repère les tendances.
- Fixez-vous des objectifs clairs. À la lumière de vos constats, définissez des actions concrètes pour l'année à venir. Par exemple : "augmenter de 20 % la part des financements via le CPF".
En prenant cette habitude, vous transformerez une contrainte légale en un puissant rituel stratégique.
Outils et ressources pour simplifier votre déclaration BPF
Remplir son bilan pédagogique et financier ne doit pas être une épreuve. Heureusement, il existe des outils et des ressources pour vous faire gagner un temps précieux et un peu de tranquillité d'esprit.
Jetons un œil aux meilleures pistes pour que votre prochaine déclaration se passe sans accroc.
Le portail officiel et les notices des DREETS
Votre premier réflexe ? Toujours revenir aux sources officielles. C'est là que vous trouverez les informations les plus fiables et à jour.
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Mon Activité Formation : C'est la plateforme où tout se passe. Un conseil : ne la découvrez pas le jour de la date limite ! Prenez un moment en amont pour vous familiariser avec l'interface.
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Les notices des DREETS : Chaque Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) met souvent à disposition sa propre notice. Ces documents sont des pépites. Ils décortiquent le BPF et répondent aux questions les plus courantes. Une recherche rapide "notice BPF + [votre région]" vous mènera directement au but.
Les logiciels de gestion de la formation
Dès que vous gérez plusieurs stagiaires et formations, un logiciel dédié peut devenir votre meilleur ami. On parle de LMS (Learning Management System) ou de logiciels de gestion pour organismes de formation. Leur but : tout centraliser.
Un bon logiciel automatise la collecte des données pour le BPF. En quelques clics, il peut vous sortir des rapports sur mesure : nombre de stagiaires, heures dispensées, typologie des financements… C'est un gain de temps énorme qui limite le risque d'erreurs.
Pour optimiser vos documents administratifs, n'hésitez pas à consulter notre modèle de convention de formation, un autre document essentiel.
Et si vous déléguiez ? L'option de l'externalisation
Si la paperasse administrative commence à vous peser et à vous éloigner de votre cœur de métier – la pédagogie –, alors l'externalisation est une piste à considérer sérieusement.
Pour alléger le fardeau du BPF, vous pourriez externaliser la gestion administrative. Faire appel à un spécialiste garantit une déclaration conforme et vous libère un temps précieux pour vos formations et vos stagiaires.
En jonglant intelligemment avec ces ressources, cette obligation annuelle peut devenir une simple formalité.
Les questions que tout le monde se pose sur le bilan pédagogique et financier
Le bilan pédagogique et financier est un exercice qui peut sembler obscur au premier abord. Voici les réponses claires et directes aux questions les plus fréquentes pour vous aider.
Je suis auto-entrepreneur, suis-je concerné par le BPF ?
La réponse est un grand oui. Peu importe votre statut juridique, ce qui compte, c'est de détenir un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA).
Que vous soyez une micro-entreprise, une SASU ou une grande association, dès que vous avez un NDA actif, la déclaration annuelle du bilan pédagogique et financier est obligatoire. C'est vrai même si toute votre activité se fait en sous-traitance.
J'ai eu mon NDA cette année, est-ce que je dois déjà faire une déclaration ?
Probablement pas. La règle est simple : si vous avez obtenu votre NDA il y a moins d'un an et que votre activité a couvert moins de trois mois sur votre premier exercice comptable, vous êtes en général dispensé.
Votre toute première déclaration se fera donc l'année d'après. Elle devra reprendre l'intégralité de votre activité depuis l'obtention de votre numéro. En cas de doute, envoyez un email à votre DREETS régionale pour confirmation.
Je n'ai eu aucune activité de formation cette année, que dois-je faire ?
Même avec un chiffre d'affaires à zéro, la déclaration reste obligatoire. Il faut impérativement transmettre ce qu'on appelle un bilan "à néant".
C'est une démarche indispensable pour signaler à l'administration que vous êtes toujours en activité, même si elle est en pause, et ainsi conserver votre NDA. Attention : si cette inactivité se prolonge, la DREETS pourrait finir par vous retirer votre numéro.
Le BPF et mon bilan comptable, c'est la même chose ?
Non, mais ils sont étroitement liés. Les chiffres que vous reportez dans votre bilan pédagogique et financier doivent correspondre parfaitement à ceux de votre bilan comptable. C'est un point de vigilance majeur.
Pensez au BPF comme à un zoom sur la partie "formation" de votre comptabilité. Si vous avez d'autres activités, votre comptable doit bien les séparer pour que seuls les produits et les charges liés à la formation apparaissent dans votre déclaration.
Pour éviter toute incohérence, le meilleur réflexe est de toujours faire valider les chiffres avec votre expert-comptable avant de soumettre votre BPF.
Vous souhaitez sécuriser votre déclaration ou être accompagné dans vos démarches Qualiopi ? PPF Conseil Formation vous guide à chaque étape pour garantir votre conformité et optimiser votre organisation. Contactez-nous pour un accompagnement sur mesure sur https://ppf-conseil-formation.fr.
