Le Bilan Pédagogique et Financier 2024, souvent abrégé BPF, est bien plus qu'une simple formalité. C'est le rendez-vous annuel obligatoire pour tout organisme de formation possédant un numéro de déclaration d'activité (NDA). Ce document est essentiel pour prouver la réalité de votre activité, conserver votre certification Qualiopi et continuer à bénéficier des financements publics. Ce guide simple et pratique vous accompagne pas à pas.
Pourquoi le bilan pédagogique et financier est-il si important ?
Considérer le BPF comme une simple corvée administrative serait une erreur. Voyez-le plutôt comme un bilan de santé annuel pour votre organisme. C'est l'outil qui vous permet de démontrer que vous êtes bien actif et que vous respectez vos obligations légales. C'est une démarche stratégique.
Le bilan pédagogique et financier 2024 est une obligation pour tous les organismes de formation (OF) et centres de formation d’apprentis (CFA) actifs depuis plus de trois mois. En France, cela concerne plus de 60 000 structures, quel que soit leur statut juridique (source : Dares). Votre déclaration est ensuite transmise aux DREETS (Directions Régionales de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités). Pour en savoir plus, vous pouvez retrouver les détails de cette obligation légale sur le site de l'OPCO EP.
Pour effectuer votre déclaration, une seule adresse : la plateforme officielle "Mon Activité Formation".
C'est sur ce portail, et uniquement sur celui-ci, que tout se passe.
Que risquez-vous si vous oubliez de faire votre déclaration ?
Soyons clairs : ignorer cette échéance entraîne des conséquences graves pour votre activité. Le risque principal est la perte de votre numéro de déclaration d’activité (NDA).
Sans un NDA valide, vous perdez tout simplement le droit légal d'exercer en tant qu'organisme de formation. Concrètement, cela signifie un arrêt brutal de votre activité et de vos revenus.
De plus, une absence de déclaration compromet immédiatement votre certification Qualiopi, la clé d'accès aux financements publics et mutualisés.
Pour résumer, voici les risques concrets :
- Perte du droit de former : Votre NDA devient caduc, ce qui rend vos formations illégales.
- Exclusion des financements : Fini les financements via le CPF, les OPCO ou France Travail. Pour mieux comprendre cet écosystème, notre guide sur les différentes sources de financement pour la formation peut vous éclairer.
- Perte de la certification Qualiopi : Le BPF est vérifié lors de l'audit de surveillance. Pas de BPF, pas de maintien de la certification.
Au-delà de l'aspect réglementaire, les données du BPF servent aussi à dresser un panorama complet du secteur de la formation en France. Une vision utile pour affiner votre propre stratégie.
La préparation : la clé d'un bilan pédagogique et financier 2024 réussi
Avant même de vous connecter, la réussite de votre bilan pédagogique et financier 2024 se joue en amont. Une bonne préparation transforme cette démarche en une simple formalité, et non une course angoissante.
Pensez-y comme la préparation d'une recette : vous rassemblez tous vos ingrédients avant de commencer. En collectant en amont toutes les données, financières et pédagogiques, vous vous assurez une saisie fluide, rapide et sans erreur.
Les données financières : la rigueur avant tout
C'est souvent la partie la plus intimidante, car elle exige une cohérence parfaite avec votre comptabilité. Votre expert-comptable est un allié précieux, mais vous devez savoir exactement quoi lui demander.
Voici les éléments indispensables :
- Le compte de résultat de l'exercice clos : C'est le pilier de votre BPF. Si la formation n'est qu'une partie de votre activité, une comptabilité analytique qui isole les produits et charges liés à la formation est nécessaire.
- Le détail des produits par financeur : Vous devrez ventiler votre chiffre d'affaires "formation" selon son origine. Combien vient des OPCO ? Des entreprises ? Du CPF ? Chaque euro doit être tracé.
- La liste des charges de formation : Identifiez toutes les dépenses directes : salaires des formateurs, factures de sous-traitants, location de salles, etc.
Les informations pédagogiques : le reflet de votre année
La partie pédagogique est le portrait de votre activité. Le défi ? Ces informations sont souvent éparpillées entre CRM, tableurs de suivi et plateforme LMS.
Conseil pratique : Centralisez ces données au fur et à mesure. Un simple tableau de bord, même sur Excel, mis à jour après chaque session, vous fera gagner des heures précieuses au moment de la déclaration.
Pour chaque formation dispensée, préparez les informations suivantes :
- Le nombre total de stagiaires (attention, une personne compte pour une, même si elle a suivi plusieurs formations).
- Le nombre total d'heures-stagiaires (calcul : nombre de stagiaires × durée de la formation).
- La typologie des publics formés : salariés, demandeurs d'emploi, etc.
- Les spécialités de formation selon la nomenclature officielle (Formacode).
Pour vous aider, voici une checklist récapitulative des informations à préparer.
| Catégorie de données | Informations spécifiques requises | Document source type |
|---|---|---|
| Données financières | Chiffre d'affaires global et CA formation | Compte de résultat, Bilan comptable |
| Ventilation du CA par type de financeur (OPCO, CPF, etc.) | Factures, Logiciel de comptabilité | |
| Charges liées à la formation (salaires, sous-traitance) | Relevés de charges, Factures fournisseurs | |
| Données pédagogiques | Nombre total de stagiaires (sans doublons) | Feuilles d'émargement, CRM, LMS |
| Nombre total d'heures-stagiaires | Registres de suivi, Tableaux de bord | |
| Répartition des stagiaires par statut (salarié, etc.) | Dossiers d'inscription, Questionnaires | |
| Répartition des actions par spécialité (Formacode) | Programmes de formation | |
| Liste des formateurs (internes et externes) et leurs heures | Contrats de travail/prestation |
En ayant préparé ce tableau, vous avez fait 90% du travail.
Cette préparation minutieuse garantit non seulement un BPF efficace, mais elle vous permet aussi de vérifier la solidité de vos processus. Après tout, une documentation claire, comme le respect d'un modèle de convention de formation, est le fondement d'un suivi irréprochable.
Comment remplir votre déclaration BPF étape par étape
Une fois vos informations rassemblées, connectez-vous au portail « Mon Activité Formation ». La plateforme suit simplement les cadres du formulaire CERFA officiel, de A à F. Chaque cadre est une pièce d'un puzzle qui doit former une image cohérente de votre activité.
Le processus se déroule en deux temps : la partie pédagogique, puis la partie financière.
Comme le montre cette infographie, les deux volets sont distincts mais indissociables pour que votre bilan soit juste.
Comprendre la logique des cadres financiers
Les premiers cadres concernent la partie financière de votre bilan pédagogique et financier 2024. C'est le moment de sortir votre compte de résultat.
Dans le cadre C, vous détaillez l'origine de vos produits. La plateforme veut savoir d'où vient votre chiffre d'affaires. Vous devez le ventiler par provenance :
- Entreprises privées (financement direct).
- Particuliers.
- Fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF via Caisse des Dépôts, France Travail).
- Autres organismes de formation (si vous êtes sous-traitant).
Cette ventilation est cruciale. Exemple concret : une formation pour 10 salariés est financée à 70 % par l'entreprise et à 30 % par son OPCO. Vous devrez répartir le chiffre d'affaires correspondant sur deux lignes différentes.
Le cadre D concerne vos charges. Ici aussi, la précision est de mise. Isolez bien les dépenses directement liées à la formation (salaires des formateurs, prestataires, etc.).
Décortiquer les données pédagogiques
La partie pédagogique (principalement le cadre F) est le reflet humain de votre activité. Les chiffres que vous y inscrivez doivent concorder avec les produits déclarés dans la partie financière.
C'est là qu'on trouve l'une des erreurs les plus fréquentes : la confusion entre heures de formation et heures-stagiaires.
- Heures de formation : C’est la durée de votre programme. Une formation de 2 jours (14h) représente 14 heures de formation.
- Heures-stagiaires : C’est le volume horaire total suivi par tous les participants. Pour cette même formation de 14 heures avec 8 participants, le calcul est : 14 heures × 8 participants = 112 heures-stagiaires.
Point de vigilance : Le nombre total d'heures-stagiaires et le nombre de participants (cadre F) doivent être cohérents avec le chiffre d'affaires ventilé dans le cadre C. Une incohérence, même minime, alertera la DREETS.
La sous-traitance : un cas particulier à maîtriser
La déclaration de la sous-traitance demande une attention particulière pour éviter les doublons.
- Si vous êtes le donneur d'ordre : Vous déclarez 100% du chiffre d'affaires dans vos produits (Cadre C). Les sommes versées à votre sous-traitant sont inscrites dans vos charges (Cadre D). Vous renseignez les données pédagogiques des stagiaires dans le cadre F-2.
- Si vous êtes le sous-traitant : Vous déclarez uniquement le montant facturé au donneur d'ordre. Ce montant doit être inscrit sur la ligne « produits réalisés pour le compte d'autres organismes de formation » (Cadre C).
Suivre cette logique garantit une déclaration juste. Pour aller plus loin, notre article sur la gestion administrative de la formation vous donnera des éclairages complémentaires.
Votre BPF : un outil de pilotage stratégique pour votre activité
Une fois votre bilan pédagogique et financier 2024 envoyé, ne l'archivez pas tout de suite ! Ce document est une mine d’or pour piloter votre organisme. C'est le tableau de bord annuel de votre activité. Il synthétise tout ce que vous devez savoir pour prendre des décisions éclairées.
Analysez la répartition de votre chiffre d'affaires
Le premier réflexe est d'analyser la ventilation de vos produits (Cadre C). D'où vient votre argent ?
- Trop dépendant du CPF ? Si le Compte Personnel de Formation représente plus de 70 % de votre CA, c'est un signal d'alerte. Un changement de réglementation sur EDOF pourrait fragiliser votre activité. Pensez à diversifier vos sources de financement.
- Et les contrats avec les entreprises ? Si cette ligne est faible, c'est une opportunité de croissance. C'est peut-être le moment de lancer une prospection ciblée.
- Quel est le poids des OPCO ? Cela vous donne une idée claire de votre positionnement sur le marché de la formation des salariés.
Calculez vos propres indicateurs de performance
Le BPF est une base parfaite pour calculer des ratios clés. Prenez le temps de faire ces calculs simples mais révélateurs.
Le BPF est une source d'informations riche. Côté financier, il détaille l'origine des fonds (publics, privés, OPCO, CPF…). Côté pédagogique, il précise le nombre d'heures, le profil des stagiaires, etc. Ces données, agrégées au niveau national, servent à piloter les politiques publiques, mais elles vous permettent surtout d'ajuster votre stratégie. Pour en savoir plus, consultez les informations officielles sur le site de la DREETS.
Voici quelques indicateurs à suivre :
- Le coût horaire moyen par stagiaire : Divisez votre chiffre d'affaires total par le nombre total d'heures-stagiaires. Essentiel pour fixer vos tarifs et comparer la rentabilité de vos formations.
- Votre taux de sous-traitance : Comparez le montant de vos charges de sous-traitance à votre chiffre d'affaires. Un taux élevé peut indiquer une dépendance trop forte à des prestataires.
- Le chiffre d'affaires par formateur : Divisez votre CA par le nombre de formateurs pour mesurer leur productivité.
Cette analyse chiffrée est une démarche stratégique. Elle vous donne des arguments concrets pour optimiser votre offre, sécuriser votre modèle économique et préparer vos futurs audits Qualiopi avec sérénité.
Les erreurs fréquentes à éviter pour sécuriser votre déclaration BPF
Remplir votre bilan pédagogique et financier 2024 est un exercice de précision. La moindre incohérence peut attirer l'œil de l'administration et déclencher une demande de rectification, voire un contrôle. Pour vous aider, voici les erreurs les plus courantes à éviter.
Le décalage entre les chiffres pédagogiques et financiers
C'est l'erreur n°1. La logique est simple : chaque euro déclaré dans la partie financière (Cadre C) doit correspondre à une activité dans la partie pédagogique (Cadre F).
Exemple concret : vous déclarez 20 000 € de CA provenant d'entreprises, mais n'indiquez que 500 heures-stagiaires pour ce public. Le déséquilibre saute aux yeux et soulèvera des questions.
Conseil pratique : Avant de valider, vérifiez que le total des produits par financeur correspond bien au volume d'heures-stagiaires et au nombre de participants déclarés. C'est votre filet de sécurité.
La mauvaise classification d'un financement
La ventilation des produits (Cadre C) est un travail minutieux. Une erreur de classification peut fausser votre vision de l'activité.
- CPF et OPCO : Un financement direct par l'OPCO est différent d'un abondement de l'entreprise sur le CPF d'un salarié. Ce sont deux lignes distinctes.
- Financement personnel : Si un stagiaire finance sa formation via un prêt personnel, ce montant est déclaré dans la catégorie "personne physique".
- Sous-traitance : Lorsque vous agissez en sous-traitant, le montant facturé va dans une seule case : "produits réalisés pour le compte d'autres organismes de formation".
L'oubli de la déclaration de sous-traitance
Omettre la sous-traitance est une erreur grave, car cela peut être interprété comme une dissimulation.
- Si vous êtes le donneur d'ordre : Vous déclarez 100% du CA et renseignez les informations pédagogiques des stagiaires dans la section dédiée F-2.
- Si vous êtes le sous-traitant : Vous ne déclarez que ce que vous avez facturé au donneur d'ordre et remplissez la partie G.
En gardant ces points en tête, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que votre bilan pédagogique et financier 2024 soit validé du premier coup.
Questions fréquentes sur le bilan pédagogique et financier (FAQ)
Même avec un guide complet, quelques questions précises sur le bilan pédagogique et financier peuvent subsister. Voici les réponses directes aux interrogations les plus courantes.
Et si je n'ai eu aucune activité en 2023 ?
C'est un cas fréquent. La règle est simple : même avec zéro formation dispensée et zéro euro de chiffre d'affaires, la déclaration du BPF est obligatoire tant que votre NDA est actif.
Vous devez remplir un BPF « à néant » : inscrivez 0 dans toutes les cases financières et pédagogiques. C'est votre manière de signaler à la DREETS que votre organisme existe toujours mais n'a pas eu d'activité.
Attention : Oublier de faire cette déclaration "à néant" est considéré comme une absence de déclaration et peut entraîner la perte de votre NDA.
Comment gérer la sous-traitance dans ma déclaration ?
Tout dépend de votre rôle :
- Vous êtes le donneur d'ordre ? Vous déclarez l'intégralité du chiffre d'affaires de la prestation dans vos produits (Cadre C). La somme que vous versez à votre sous-traitant est une charge (Cadre D). Les données des stagiaires sont à renseigner dans la partie F-2.
- Vous êtes le sous-traitant ? Vous déclarez uniquement le montant facturé au donneur d'ordre dans la ligne spécifique « produits réalisés pour le compte d'autres organismes de formation ». Les données pédagogiques vont dans le cadre G.
Quelle est la date limite à ne surtout pas manquer ?
La date butoir est officiellement le 30 avril pour déclarer l'exercice de l'année précédente. Une tolérance est souvent accordée jusqu'au 31 mai.
Conseil d'expert : Ne jouez pas avec les délais. La seule source fiable est le portail officiel Mon Activité Formation. Vérifiez-y la date limite exacte pour le bilan pédagogique et financier 2024. Un retard peut vous faire perdre votre NDA.
Jongler entre le BPF, Qualiopi et les autres obligations administratives peut vite devenir épuisant. Chez PPF Conseil Formation, notre métier est de vous accompagner à chaque étape pour sécuriser votre activité et vous permettre de vous concentrer sur l'essentiel : former. Découvrez comment nous pouvons simplifier votre quotidien.
