La convention de formation est bien plus qu'un simple document administratif. C'est le contrat qui officialise l'accord entre un organisme de formation, un stagiaire et, le plus souvent, son financeur (entreprise, OPCO, etc.). Ce document est la pierre angulaire de toute action de formation : il définit qui fait quoi, quand, comment, et pour quel budget. Sans une convention claire et complète, impossible d'obtenir un financement.
Ce guide a pour but de vous expliquer simplement son rôle, de vous fournir un convention de formation modèle prêt à l'emploi et de vous montrer comment l'utiliser pour sécuriser votre activité.
Pourquoi une convention de formation est-elle si importante ?
On a souvent tendance à percevoir la convention de formation comme une simple formalité. C'est une erreur. En réalité, c'est la pièce maîtresse qui protège votre activité de formateur. Un document bien rédigé est votre meilleure garantie : il sécurise la relation juridique et renforce votre crédibilité auprès de vos clients et des financeurs.
À quoi sert ce document concrètement ?
Sur le terrain, la convention de formation est un véritable pilier. Pour n'importe quel organisme, y compris pour un organisme de cours de langue, elle offre une traçabilité essentielle de l'engagement de chaque partie. En fixant les règles du jeu noir sur blanc, elle permet d'éviter les malentendus et les conflits potentiels.
Concrètement, la convention est indispensable pour trois raisons :
- Débloquer les financements : Qu'il s'agisse d'un OPCO, de Pôle Emploi ou du CPF, aucun financeur n'avancera les fonds sans une convention en bonne et due forme. C'est la condition sine qua non.
- Protéger toutes les parties : Le document prévoit des solutions en cas d'imprévu. Que se passe-t-il si un stagiaire abandonne la formation ? Ou si le paiement n'est pas effectué ? Tout est défini à l'avance.
- Clarifier la prestation : Les objectifs pédagogiques, le programme, la durée, les méthodes d'évaluation… tout est détaillé. Chacun sait précisément à quoi s'attendre.
Conseil pratique : Considérez la convention comme votre meilleure alliée. Lors d'un audit Qualiopi, un document bien rédigé est une preuve irréfutable de la conformité et du sérieux de votre organisme.
D'où vient cette obligation légale ?
La convention de formation n'est pas une invention récente. Son origine remonte à la loi Delors du 16 juillet 1971 (loi n° 71-575), qui a instauré l'obligation pour les entreprises de participer au financement de la formation professionnelle continue.
Aujourd'hui, c'est principalement l'article L.6353-1 du Code du travail qui encadre son usage et la rend obligatoire pour la plupart des formations financées. Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter notre article sur la convention de formation professionnelle. Ce cadre légal garantit la transparence et la qualité sur le marché de la formation.
Votre convention de formation modèle prête à l'emploi
Assez de théorie, passons à la pratique. Nous vous proposons un convention de formation modèle complet, conforme aux exigences légales et simple à utiliser. Il vous suffit de le télécharger et de l'adapter à votre situation.
Nous le mettons à votre disposition en deux formats pour vous offrir un maximum de flexibilité. Il ne s'agit pas d'un simple document à remplir, mais d'un outil conçu pour vous faire gagner du temps et sécuriser vos dossiers.
Le bon format pour chaque situation
Pour s'adapter à vos besoins, voici deux versions de notre convention de formation modèle :
- Format Word (.docx) : Idéal pour la personnalisation. Vous pouvez facilement y ajouter votre logo, modifier certaines clauses et adapter le contenu à chaque nouvelle formation avant de l'envoyer à votre client.
- Format PDF (.pdf) : Parfait pour un envoi rapide et sécurisé. Une fois la convention personnalisée sous Word, enregistrez-la en PDF. Ce format garantit l'intégrité du document, ce qui est essentiel pour la signature électronique.
Le conseil du pro : Créez une version "maîtresse" de votre convention en format Word. Renseignez-y toutes vos informations fixes (logo, coordonnées, SIRET, NDA…). Pour chaque nouveau client, il vous suffira de dupliquer ce fichier et de compléter uniquement les champs variables. C'est un gain de temps considérable qui limite les risques d'oubli.
Comment bien utiliser ce modèle de convention de formation
Avant de vous lancer dans le remplissage, prenez un instant pour vous familiariser avec la structure du document. Chaque section est importante, que ce soit pour une obligation légale ou pour répondre aux exigences d'un financeur.
Pensez à votre processus de travail. Utilisez-vous déjà des outils de signature électronique comme DocuSign ou Yousign ? Notre modèle est entièrement compatible. Une fois complété, exportez-le en PDF et intégrez-le dans votre plateforme pour un parcours 100 % dématérialisé. Une étude de Forrester a d'ailleurs montré que la signature électronique peut réduire les délais de signature de 80 %.
Ce modèle de convention de formation a été conçu pour être une base solide et fiable. Vous pouvez vous l'approprier en toute confiance, en sachant qu'il respecte les exigences actuelles, notamment celles de la certification Qualiopi.
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Remplir votre convention de formation : le guide étape par étape
Vous avez maintenant votre convention de formation modèle. Voyons ensemble comment remplir chaque clause pour en faire un document solide qui sécurise toutes les parties et passe sans problème les contrôles Qualiopi ou OPCO.
Un bon modèle, c'est bien. Un modèle bien rempli, c'est beaucoup mieux.
1. Identifier les parties prenantes
La première étape consiste à identifier clairement qui s'engage. Toute imprécision ici peut fragiliser le contrat.
Pour chaque signataire, soyez exhaustif :
- Pour votre organisme de formation : Indiquez votre raison sociale (celle qui figure sur le Kbis), l'adresse du siège, le numéro SIRET, et votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA), indispensable pour les financements.
- Pour votre client : S'il s'agit d'une entreprise, précisez sa raison sociale, son adresse et son SIRET. Pour un particulier, son nom complet et son adresse suffisent. Si un OPCO finance la formation, mentionnez-le.
Conseil pratique : Pour éviter les erreurs, demandez à votre client un extrait Kbis récent ou son avis de situation INSEE. Cette précaution simple vous évitera bien des tracas, notamment en cas de contrôle par un financeur.
2. Décrire l'action de formation
C'est ici que vous formalisez votre promesse pédagogique. Cette section doit être limpide pour que n'importe qui (stagiaire, auditeur, financeur) comprenne immédiatement le contenu de la prestation.
Trois éléments sont essentiels :
- L’intitulé de la formation : Il doit être précis et identique sur tous vos documents (devis, programme, convention, EDOF…). La cohérence est la clé.
- La nature de l'action : Est-ce une action de formation, un bilan de compétences, une VAE ? Soyez explicite.
- L'objectif pédagogique : C'est un point de contrôle majeur pour Qualiopi (indicateur 5). Oubliez les formules vagues. Visez des objectifs opérationnels, concrets et mesurables.
- À éviter : "Formation au management"
- À privilégier : "À l'issue de cette formation, le participant sera capable de conduire un entretien annuel d'évaluation, d'animer une réunion d'équipe en utilisant la méthode XYZ et de fixer des objectifs SMART à ses collaborateurs."
Cette précision démontre votre professionnalisme et justifie la valeur de votre prestation.
3. Préciser les prérequis
Les prérequis définissent le niveau ou les compétences minimales requises pour suivre la formation avec succès. Les négliger, c'est risquer d'avoir des participants en difficulté, ce qui peut mener à des abandons.
- Exemple pour une formation technique : "Avoir une connaissance de base de l'environnement Windows et savoir naviguer sur Internet."
- Exemple pour une formation en langue : "Avoir validé le niveau A2 du CECRL (Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues)."
Définir les prérequis répond aussi à une exigence de l'indicateur 1 de Qualiopi. Vous prouvez ainsi que vous informez et orientez correctement vos futurs apprenants.
4. Détailler le programme et le contenu
Le plus simple et efficace est d'annexer le programme détaillé à la convention et d'y faire clairement référence dans le corps du texte. Cette annexe doit lister les modules, les séquences et les thèmes abordés. Plus elle est détaillée, plus vous démontrez la solidité de votre ingénierie pédagogique (un point clé de l'indicateur 6 de Qualiopi).
5. L'organisation matérielle : où, quand, comment ?
Cette section doit répondre à toutes les questions pratiques avec une grande précision :
- La durée totale : Exprimez-la en heures (ex. : 21 heures).
- Le calendrier : Indiquez les dates et horaires (ex. : "Du 15 au 17 octobre 2024, de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30").
- Le lieu : Mentionnez l'adresse complète pour une formation en présentiel. En distanciel, précisez la plateforme utilisée (Zoom, Teams…) et les modalités d'accès.
- Les moyens pédagogiques : Listez les supports fournis (cours, accès à une plateforme e-learning, matériel…).
6. Les modalités de suivi et d'évaluation
Comment prouver que la formation a bien eu lieu et que les objectifs ont été atteints ? Cette clause est essentielle pour les financeurs et votre démarche qualité.
Décrivez deux éléments distincts :
- Le suivi de l'exécution : La feuille d'émargement (papier ou électronique) reste la preuve la plus fiable. Elle doit être signée par demi-journée par le stagiaire et le formateur.
- L'évaluation des acquis : Mentionnez les outils utilisés pour vérifier l'acquisition des compétences (quiz, étude de cas, mise en situation, etc.). Ces éléments constituent la preuve matérielle de votre prestation.
7. Les conditions financières
Pour éviter tout malentendu, cette partie doit être d'une clarté absolue.
Indiquez noir sur blanc :
- Le prix total de la formation (HT et TTC). Si la TVA n'est pas applicable, précisez-le avec la mention légale : "TVA non applicable, art. 261-4-4°a du CGI".
- Les modalités de paiement (ex. : "30 % à la commande, solde à réception de facture").
- Les éventuels frais annexes (déplacement, hébergement, certification…).
La cohérence des montants entre le devis, la convention et la facture est un point de vigilance pour tous les financeurs.
8. Les conditions d'annulation et de report
C'est votre filet de sécurité en cas d'imprévu. Que se passe-t-il si un client annule à la dernière minute ? Anticipez les différents scénarios et définissez des délais de prévenance clairs ainsi que les pénalités applicables.
- Exemple de clause : "En cas d'annulation par le client moins de 10 jours ouvrés avant le début de la formation, une indemnité correspondant à 50 % du montant total sera due."
Cette clause doit être équilibrée, notamment si vous travaillez avec des particuliers (attention au droit de la consommation).
Adapter le modèle de convention de formation à chaque financeur
Un bon convention de formation modèle doit être adapté aux exigences de chaque financeur. Un oubli peut bloquer un dossier et retarder un paiement. OPCO, CPF, Pôle Emploi… chacun a ses propres points de contrôle. Anticiper leurs attentes est la meilleure façon de fluidifier vos processus administratifs.
Financement par un OPCO
Pour un OPCO, la convention est une pièce comptable qui déclenche le paiement. Pour accélérer le traitement, assurez-vous que les informations suivantes sont parfaitement alignées avec la demande de financement :
- Le numéro de dossier de prise en charge : Demandez-le à votre client et affichez-le bien en évidence.
- L'intitulé exact de la formation.
- Le nom des stagiaires, sans coquille.
- Les dates, la durée et le coût de la formation, au centime près.
Conseil pratique : Ajoutez une section "Informations de financement" dans votre convention pour y préciser le nom de l'OPCO et le numéro de dossier. Cela facilite grandement le travail des gestionnaires.
Financement CPF via EDOF
Avec le Compte Personnel de Formation (CPF), tout passe par la plateforme EDOF. La convention reste obligatoire et doit être le reflet exact de votre déclaration en ligne. Le maître-mot est la cohérence absolue. La moindre différence entre votre fiche EDOF et votre convention peut entraîner un refus. N'oubliez pas d'y faire figurer le numéro de dossier CPF du stagiaire.
Financement par Pôle Emploi
Lorsqu'une formation est financée par Pôle Emploi, notamment via l'Aide Individuelle à la Formation (AIF), la convention doit démontrer comment elle favorise le retour à l'emploi. Mettez en avant :
- Les compétences visées, en lien avec des métiers qui recrutent.
- Les modalités d'évaluation, pour prouver l'acquisition de savoir-faire opérationnels.
- La certification préparée, si applicable.
Pensez à inclure l'identifiant Pôle Emploi du stagiaire. Pour en savoir plus, consultez notre guide sur le financement pour la formation.
La convention de formation : un pilier de votre certification Qualiopi
Si votre organisme est certifié Qualiopi, votre convention de formation est l'un des premiers documents qu'un auditeur examinera. Bien remplie, elle devient une preuve tangible que vous respectez le Référentiel National Qualité (RNQ).
Comment la convention répond aux indicateurs Qualiopi
Votre convention permet de valider plusieurs indicateurs clés du référentiel :
- Indicateur 1 (Information du public) : La convention formalise les informations communiquées en amont (objectifs, durée, prérequis, évaluation…).
- Indicateur 5 (Définition des objectifs) : La clause "Objectifs pédagogiques" est scrutée. Décrivez des objectifs opérationnels, concrets et mesurables.
- Indicateur 6 (Cohérence des moyens) : Le programme et les moyens listés dans la convention prouvent que vous allouez les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs.
Le secteur de la formation professionnelle en France représentait, en 2023, plus de 4,48 millions d'entrées en formation financées par des fonds publics ou mutualisés, pour un budget total de 2,66 milliards d’euros (source : EURES France). Avec un coût moyen de 609 euros par formation, la rigueur documentaire est non négociable pour justifier ces investissements. Pour aller plus loin, vous pouvez consulter des données complémentaires sur le site d'EURES.
Pour que votre convention devienne un véritable outil d'audit, soyez précis dans chaque champ. Par exemple, au lieu d'une mention vague comme "Évaluation par QCM", écrivez : "Évaluation des acquis via un questionnaire de 20 questions en fin de session, avec un seuil de réussite de 75 %". Cette précision fait toute la différence.
Les 3 erreurs à éviter avec votre convention de formation modèle
Même avec un bon convention de formation modèle, certaines erreurs courantes peuvent entraîner des retards de paiement ou des litiges.
1. Des objectifs pédagogiques trop vagues
C'est l'erreur la plus fréquente. Des formulations comme "Apprendre le marketing digital" sont trop floues. Rédigez des objectifs opérationnels, en commençant par un verbe d'action.
- À éviter : "Savoir gérer un projet."
- À privilégier : "Être capable de construire un diagramme de Gantt, d'animer une réunion de lancement et de suivre un budget projet."
2. Des incohérences entre les documents
L'intitulé, la durée et le prix de la formation doivent être strictement identiques sur le devis, le programme, la convention et la facture. La moindre différence peut bloquer un dossier de financement.
Conseil pratique : Prenez deux minutes pour faire un contrôle croisé avant chaque envoi. Ce réflexe vous épargnera des semaines de complications administratives.
3. Des conditions d'annulation absentes ou déséquilibrées
Ne pas prévoir de conditions d'annulation claires vous expose à un risque financier important. Définissez des délais et des pénalités raisonnables et conformes à la loi, surtout si vos clients sont des particuliers.
- Exemple : Annulation à plus de 15 jours (sans frais), entre 15 et 7 jours (50 % dus), moins de 7 jours (100 % dus).
Enfin, saviez-vous qu'à fin 2017, la France comptait 495 conventions collectives de branche couvrant 15,8 millions de salariés (source : données statistiques de la DARES) ? Certaines imposent des règles spécifiques sur la formation. Pensez à vérifier ce point pour rester conforme.
FAQ : Vos questions sur la convention de formation
Pour terminer, voici les réponses aux questions les plus fréquentes sur la convention de formation.
Convention ou contrat de formation : quelle différence ?
Ce sont deux documents distincts qui ne sont pas interchangeables.
- Le contrat de formation est obligatoire lorsqu'un particulier finance lui-même sa formation. C'est l'article L6353-3 du Code du travail qui le régit.
- La convention de formation est utilisée dès qu'un tiers finance la formation (entreprise, OPCO, Pôle Emploi…).
La signature du stagiaire est-elle obligatoire sur la convention ?
Légalement, la convention lie l'organisme de formation et le financeur (souvent l'employeur). La signature du stagiaire n'est donc pas toujours une exigence absolue.
Cependant, il est fortement recommandé de la faire signer. Cela engage le stagiaire, prouve qu'il a bien reçu toutes les informations (un plus pour l'indicateur 1 de Qualiopi) et clarifie son adhésion au parcours.
Comment gérer un changement après la signature ?
Si une date change ou un stagiaire est remplacé, ne modifiez jamais le document original. La seule méthode valable est de rédiger un avenant à la convention de formation. Cet avenant doit faire référence à la convention initiale, détailler la modification et être signé par toutes les parties. C'est essentiel pour la traçabilité et la conformité vis-à-vis des financeurs.
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