Se lancer dans la création de son propre organisme de formation peut sembler complexe. On imagine souvent une montagne de paperasse et des démarches sans fin. Pourtant, le parcours se résume à quatre grandes étapes : définir un projet solide, accomplir les démarches administratives, obtenir la certification Qualiopi, et enfin, trouver ses premiers clients.
Avec une bonne méthode et des conseils pratiques, vous pouvez transformer votre expertise en une activité florissante et reconnue. Ce guide est là pour vous accompagner pas à pas.
Saisir les enjeux du marché avant de créer son organisme de formation
Ouvrir un organisme de formation aujourd'hui, ce n'est plus seulement une question de passion pour la transmission. C'est entrer dans un secteur en pleine professionnalisation où la qualité et la conformité sont devenues les clés du succès. On ne vous demande plus seulement d'être un bon formateur, mais aussi un excellent gestionnaire.
Le paysage de la formation évolue vite. Par exemple, le nombre d'organismes présents sur Mon Compte Formation a chuté, passant de 16 322 fin 2023 à seulement 14 109 en 2024, selon les données de la Caisse des Dépôts. Cela montre que le marché se structure et que seuls les projets bien préparés tirent leur épingle du jeu. Pour mieux comprendre le contexte, il est utile de consulter les tendances clés de la formation professionnelle.
Les 4 piliers pour créer son organisme de formation
Pour avancer de manière structurée, il est conseillé de découper le projet en quatre piliers. Cette feuille de route permet de progresser étape par étape, sans rien oublier.
Le tableau ci-dessous résume ce parcours, de l'idée initiale à la commercialisation de vos formations.
| Phase | Objectif principal | Actions clés | Conseil pratique |
|---|---|---|---|
| 1. Conception du projet | S'assurer que votre idée est viable et répond à un besoin réel. | Étude de marché, définition du client idéal (persona), conception de l'offre, choix du statut juridique. | Validez qu'il existe une demande claire pour votre formation avant de vous lancer. |
| 2. Démarches administratives | Obtenir le droit légal d'exercer votre activité. | Immatriculer votre société, obtenir votre numéro de déclaration d'activité (NDA), choisir vos outils de gestion. | Soyez patient et rigoureux. Les délais de la DREETS peuvent atteindre plusieurs semaines. |
| 3. Certification Qualité | Rendre vos formations éligibles aux financements publics et mutualisés. | Se préparer et passer l'audit de certification Qualiopi. | La rigueur est essentielle. Chaque processus doit être écrit, documenté et appliqué. |
| 4. Lancement commercial | Vendre vos formations et accueillir vos premiers stagiaires. | Créer vos supports (site web), vous référencer sur EDOF, démarrer la prospection. | N'attendez pas la dernière minute. Votre stratégie marketing se construit en parallèle des autres étapes. |
Ce plan en quatre temps est votre boussole pour transformer une expertise en un organisme de formation performant.
Se lancer sans plan d'action, c'est comme partir en randonnée sans carte. Ces quatre piliers vous assurent de suivre le bon chemin pour bâtir un projet solide et accueillir sereinement vos premiers apprenants.
Dans la suite de ce guide, nous allons détailler chaque phase avec des conseils concrets et des astuces pour vous aider à créer un organisme de formation qui respecte les règles et rencontre le succès.
Définir son projet et choisir le bon statut juridique
Avant de vous lancer dans les démarches administratives, la première étape consiste à définir votre projet avec précision. Un organisme de formation performant ne vend pas des heures de cours, il apporte une solution claire à un problème concret.
Pour qui travaillez-vous ? Qui est votre client idéal ? Une PME qui peine à intégrer ses nouvelles recrues ? Un artisan qui doit se conformer à de nouvelles normes ? Ou des salariés en reconversion ? Une offre de formation pertinente est toujours le fruit d'une écoute attentive du marché.
Une analyse de la concurrence est également indispensable. Observez ce que proposent les autres acteurs sur votre créneau. C'est un excellent moyen de trouver un angle différenciant et de fixer des tarifs justes et cohérents.
Les statuts juridiques pour un organisme de formation
Une fois votre projet clarifié, il est temps de choisir votre structure juridique. Cette décision impactera directement votre fiscalité, votre protection sociale et votre gestion quotidienne. Il n'existe pas de "meilleur" statut universel, mais celui qui correspond le mieux à votre projet et à vos ambitions.
Examinons les trois options les plus courantes pour créer un organisme de formation.
- La micro-entreprise (ou auto-entreprise) : Idéale pour tester une idée sans prendre de gros risques ou pour démarrer en complément d'une autre activité. La gestion est très simple et les charges sociales sont proportionnelles au chiffre d'affaires encaissé.
- La société (SASU ou EURL) : C’est la voie à privilégier si vous visez une croissance rapide et prévoyez de vous verser un salaire régulier. La SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) est appréciée pour sa flexibilité et la bonne protection sociale qu'elle offre (statut d'assimilé-salarié). L'EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) est un peu plus rigide mais peut être plus avantageuse en termes de charges sociales.
- L'association loi 1901 : Une option à considérer si votre projet a une finalité non lucrative. Cela ne signifie pas que vous travaillerez bénévolement ; vous pouvez vous rémunérer, mais les éventuels bénéfices devront être réinvestis pour servir la mission de l'association.
Choisir son statut, c'est comme choisir les fondations de sa maison. La micro-entreprise est idéale pour une construction légère et rapide. La SASU ou l'EURL sont les fondations d'un bâtiment pensé pour grandir.
Comparatif rapide des statuts pour un formateur
Pour vous aider à choisir, voici un tableau qui résume les principales différences. Prenez en compte votre chiffre d'affaires prévisionnel, vos attentes en matière de protection sociale et votre vision à long terme.
| Critère | Micro-entreprise | SASU | EURL |
|---|---|---|---|
| Plafond de CA | 77 700 € pour les prestations de services | Illimité | Illimité |
| Gestion | Ultra-simplifiée (pas de bilan comptable) | Plus complexe (bilan, AG annuelle…) | Plus complexe (bilan, AG annuelle…) |
| Fiscalité | Impôt sur le revenu (IR) | Impôt sur les sociétés (IS) par défaut | IR ou IS (au choix) |
| Statut du dirigeant | Travailleur non-salarié (TNS) | Assimilé-salarié | Travailleur non-salarié (TNS) |
| Idéal pour… | Démarrer, tester une offre, un complément de revenu. | Projets ambitieux, crédibilité, protection sociale maximale. | Projets stables, optimisation des charges sociales du gérant. |
Quel statut pour quel projet ? Exemples concrets
Rien de tel que des mises en situation pour rendre les choses plus claires.
Exemple 1 : La formatrice indépendante qui teste son concept
Sophie, consultante en marketing, souhaite lancer des ateliers sur l'utilisation de LinkedIn. Son objectif est de tester son idée sans prendre de risques financiers importants.
Pour elle, la micro-entreprise est le choix parfait. La création est simple et rapide, et elle ne paiera des cotisations que sur le chiffre d'affaires réellement encaissé. C'est idéal pour démarrer en douceur.
Exemple 2 : Le projet à fort potentiel de croissance
Marc, expert en cybersécurité, a créé un parcours complet pour les développeurs. Il prévoit d'embaucher un commercial et de travailler avec de grands comptes.
Dans ce cas, la SASU est la solution la plus adaptée. Ce statut lui confère une crédibilité professionnelle immédiate, essentielle pour collaborer avec de grandes entreprises. De plus, il facilite l'arrivée d'éventuels associés ou investisseurs, et son statut d'assimilé-salarié lui assure une protection sociale solide.
Accomplir les démarches administratives pour créer son organisme
Le statut juridique est choisi ? Parfait. Il faut maintenant donner une existence légale à votre organisme de formation. Cette phase administrative, bien que rigoureuse, est une suite logique d'étapes. Votre objectif principal : obtenir votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA).
Ce numéro, délivré par la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités), est indispensable. Il vous autorise à exercer légalement votre activité de formation. Sans lui, impossible de facturer vos prestations et d'être reconnu par l'écosystème.
Préparer un dossier de déclaration solide
Pour éviter les allers-retours avec l'administration, la rigueur est votre meilleure alliée. La DREETS veut s'assurer du sérieux de votre projet, et chaque document demandé sert à le prouver.
Voici les pièces essentielles à rassembler :
- Un justificatif d’immatriculation : Extrait Kbis pour une société, avis de situation SIRENE pour une micro-entreprise, ou statuts pour une association.
- Les statuts de votre structure : Uniquement si l'activité de formation n'est pas mentionnée comme activité principale.
- Une copie du casier judiciaire (bulletin n°3) du dirigeant.
- La preuve de votre première action de formation.
Ce dernier point est souvent une source de confusion. Oui, pour créer un organisme de formation, vous devez prouver que vous avez déjà un premier client ! Cette preuve peut être une convention de formation signée, un bon de commande ou un contrat de professionnalisation.
L'infographie ci-dessous résume les étapes pour obtenir votre NDA.
Le processus est bien défini. La rapidité du traitement de votre dossier dépendra directement de la qualité des pièces fournies.
La convention de formation : votre pièce maîtresse
La convention de formation est le document le plus important de votre dossier. Elle doit être irréprochable et contenir toutes les mentions légales obligatoires : intitulé de la formation, objectifs, durée, modalités, prix, etc.
Un modèle bien construit vous fera gagner du temps et démontrera votre professionnalisme. Pour vous aider, n'hésitez pas à consulter notre article proposant un modèle de convention de formation à adapter.
Mon conseil d'expert : ne sous-estimez jamais la rigueur administrative. Un dossier incomplet ou une convention mal rédigée est la première cause de retard dans l'obtention du NDA. Relisez tout attentivement avant l'envoi.
Une fois votre dossier complet, déposez-le en ligne sur la plateforme "Mes Démarches" du Ministère du Travail. Le délai de réponse est généralement de quatre à six semaines. À noter : si vous n'avez pas de réponse passé ce délai, le silence de l'administration vaut acceptation.
Vos obligations après l'obtention du NDA
Recevoir votre NDA n'est pas une fin en soi, c'est le début de votre activité réglementée. Ce numéro entraîne de nouvelles responsabilités, notamment la déclaration annuelle du Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
Chaque année, avant le 31 mai, vous devrez déclarer en ligne votre chiffre d'affaires lié à la formation, le nombre de stagiaires formés et le volume d'heures dispensées. Cette démarche est obligatoire, même si votre activité est à zéro. Un oubli peut entraîner le retrait de votre NDA.
Selon une étude récente, plus de 80 % des entreprises ne seraient pas totalement conformes à leurs obligations légales en matière de formation, créant une forte demande pour des organismes sérieux et structurés. En maîtrisant ces démarches, vous posez des bases solides pour votre organisme et vous préparez sereinement pour l'étape suivante : la certification Qualiopi.
Obtenir la certification Qualiopi pour accéder aux financements
Une fois votre NDA obtenu, une étape clé se présente : la certification Qualiopi. Pour que vos formations soient finançables par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, régions), cette certification est tout simplement indispensable.
https://www.youtube.com/embed/k92JBdCqXlA
Beaucoup perçoivent Qualiopi comme une contrainte administrative, mais c'est avant tout une opportunité de professionnaliser votre démarche. La certification vous incite à structurer vos pratiques, à formaliser vos processus et, au final, à améliorer la qualité de l'expérience offerte à vos stagiaires. C'est un gage de sérieux reconnu par les financeurs et vos futurs clients.
Comprendre le Référentiel National Qualité (RNQ)
Le cœur de Qualiopi est le Référentiel National Qualité (RNQ). Ce document est structuré autour de 7 critères, déclinés en 32 indicateurs. Chaque critère évalue une facette de votre activité, de la communication sur vos offres à l'analyse des retours clients pour une amélioration continue.
Le processus est balisé :
- Choisir un organisme certificateur habilité par le Cofrac.
- Préparer l'audit initial en rassemblant des preuves tangibles pour chaque indicateur.
- Passer l'audit, durant lequel un auditeur vérifiera la conformité de vos processus.
Voici une synthèse des 7 critères qui forment le cadre de Qualiopi.
Synthèse des 7 critères Qualiopi
Comprendre les exigences de chaque critère est la première étape pour préparer efficacement votre audit.
| Critère | Objectif principal | Exemple d'indicateur à respecter |
|---|---|---|
| 1. Information | Communiquer de manière claire et transparente pour permettre un choix éclairé. | Vos supports (site web, brochures…) doivent mentionner les objectifs, prérequis, durée, tarifs et modalités d'évaluation. |
| 2. Conception | Construire des formations adaptées aux objectifs et aux besoins du public. | Vous devez prouver que vos programmes sont basés sur une analyse préalable des besoins. |
| 3. Mise en œuvre | Assurer un accueil, un accompagnement et un suivi optimaux pour chaque stagiaire. | Mettre en place des évaluations en cours de formation pour mesurer la progression. |
| 4. Moyens | Disposer des ressources pédagogiques, techniques et humaines adaptées. | Justifier des compétences de vos formateurs et de la pertinence des outils utilisés. |
| 5. Compétences | Maintenir et développer les compétences de vos formateurs et de votre personnel. | Disposer d'un plan de développement des compétences pour votre équipe. |
| 6. Environnement | S'inscrire dans son écosystème professionnel et rester à jour. | Mettre en place une veille active (légale, réglementaire, pédagogique). |
| 7. Amélioration | Recueillir et analyser les retours pour améliorer constamment la qualité. | Avoir un processus structuré pour gérer les enquêtes de satisfaction et les réclamations. |
Comment bien préparer son audit Qualiopi ?
La préparation de l'audit est essentielle. Il ne s'agit pas de dire que vous faites bien les choses, mais de le prouver. Chaque indicateur du RNQ exige des preuves tangibles : documents écrits, procédures, enregistrements.
Par exemple, pour l'indicateur sur l'analyse du besoin (Critère 2), un simple e-mail ne suffit pas. L'auditeur attendra une grille d'entretien structurée, un compte-rendu d'analyse ou un questionnaire de positionnement. Pour une vue complète des preuves à fournir, consultez notre guide sur les documents requis pour la certification Qualiopi.
La clé du succès pour Qualiopi est la traçabilité. Pour un auditeur, une action non documentée est une action qui n'a pas eu lieu. Votre mission est de transformer vos bonnes pratiques en preuves concrètes.
Le choix de l'organisme certificateur
Le choix de votre organisme certificateur est une décision stratégique. Il en existe plusieurs dizaines en France (AFNOR, ICPF, Bureau Veritas…). Bien qu'ils appliquent tous le même référentiel, leurs tarifs et approches peuvent varier.
Demandez plusieurs devis et posez des questions sur leur processus. Proposent-ils un pré-audit ? Leurs auditeurs connaissent-ils votre secteur ? La relation de confiance que vous établirez est primordiale pour aborder l'audit sereinement.
Une fois la certification obtenue, un audit de surveillance est prévu entre le 14ème et le 22ème mois, suivi d'un audit de renouvellement tous les 3 ans. Qualiopi n'est pas un examen ponctuel, mais un engagement dans une démarche d'amélioration continue.
Lancer son activité et trouver ses premiers clients
Votre organisme de formation est créé et certifié Qualiopi. C'est une étape majeure, mais le défi commence maintenant : transformer cette structure en une activité rentable. Il est temps de développer votre stratégie commerciale et marketing pour attirer vos premiers clients.
L'objectif est simple : rendre votre expertise visible et désirable pour votre public cible.
Rendre vos formations visibles sur les bonnes plateformes
Avant de vous lancer dans la prospection directe, référencez vos offres là où vos clients les cherchent déjà. Pour créer un organisme de formation qui trouve son public, être présent sur les plateformes institutionnelles est une nécessité.
-
EDOF et Mon Compte Formation : Si vos formations sont éligibles au CPF, la plateforme EDOF (Espace des Organismes de Formation) est votre porte d'entrée. C'est ici que vous publierez vos offres pour qu'elles apparaissent sur le catalogue public de Mon Compte Formation. Soignez vos fiches de présentation : un titre clair, des objectifs pédagogiques précis et un programme détaillé sont essentiels pour convaincre.
-
Le Carif-Oref de votre région : Chaque région dispose d'un Carif-Oref, une plateforme qui recense l'offre de formation locale. Y être présent vous donne une visibilité précieuse auprès des demandeurs d'emploi, des conseillers France Travail et des entreprises de votre territoire.
Ce référencement constitue la base de votre visibilité. Il faut ensuite mettre en place une stratégie active pour attirer vos clients.
Construire une stratégie marketing de contenu efficace
Le meilleur marketing pour un formateur est de démontrer son expertise. Le marketing de contenu consiste à créer et partager des ressources utiles pour attirer votre audience cible. Plutôt que de dire « je suis un expert », vous le montrez.
Un site web professionnel est le pilier de cette stratégie. Il doit être bien plus qu'une simple vitrine. Présentez clairement votre offre, vos valeurs et mettez en avant des témoignages de clients satisfaits.
Un site web efficace ne vend pas une formation, il vend une solution à un problème. Chaque page et chaque article de blog doit répondre à une question que se pose votre client idéal. C'est en apportant de la valeur que vous construisez la confiance.
Le marché de la formation évolue, notamment avec l'essor de l'apprentissage. Fin 2023, la France comptait plus d'un million de jeunes en apprentissage, dont 62 % préparaient un diplôme du supérieur (source : INSEE). C'est une opportunité à considérer pour les organismes proposant des parcours qualifiants. Pour approfondir, consultez les dernières données sur la formation et l'emploi.
Utiliser les réseaux sociaux pour développer votre notoriété
Que vous cibliez les entreprises (B2B) ou les particuliers (B2C), LinkedIn est une plateforme incontournable pour vous positionner comme une référence dans votre domaine.
Voici quelques actions concrètes à mettre en œuvre :
- Optimisez votre profil : Votre titre doit exprimer la solution que vous apportez. « J'aide les managers à réduire le turnover de leurs équipes » est plus percutant que « Formateur en management ».
- Partagez du contenu à forte valeur ajoutée : Publiez régulièrement des conseils pratiques, des analyses ou des retours d'expérience. Variez les formats : textes, carrousels, sondages, vidéos courtes.
- Interagissez avec votre réseau : Commentez les publications d'autres experts et participez aux discussions dans les groupes liés à votre secteur. Le but est de créer du lien et de montrer votre engagement.
En parallèle, abordez la question des financements, un levier de décision majeur pour vos prospects. Pour les aider, nous avons préparé un guide complet sur les différentes options de financement pour une formation.
En combinant une présence solide sur les plateformes officielles et une stratégie de contenu pertinente, vous créerez une véritable machine à générer des prospects qualifiés.
Questions fréquentes sur la création d'un organisme de formation
Vous avez maintenant une vision claire des étapes à suivre. Cependant, quelques questions pratiques peuvent subsister. Voici les réponses aux interrogations les plus fréquentes.
Quel budget faut-il prévoir pour démarrer ?
Le budget initial dépend de l'échelle de votre projet. Il peut aller de quelques centaines à plusieurs milliers d'euros.
Pour une micro-entreprise, les frais sont limités. Vos principaux investissements seront la certification Qualiopi (comptez entre 1 500 € et 2 000 € pour l'audit initial), la création d'un site web et quelques outils marketing.
Pour une société (SASU/EURL), la mise de départ est plus conséquente. Il faut ajouter les frais de rédaction des statuts, d'immatriculation et les honoraires d'un expert-comptable. Un budget de 3 000 € à 5 000 € est une base plus réaliste pour démarrer sur des fondations solides.
La certification Qualiopi est-elle vraiment obligatoire ?
Non, techniquement. Vous pouvez créer un organisme de formation sans Qualiopi et cibler des entreprises qui financent les formations sur leurs fonds propres ou des particuliers.
Cependant, cette certification devient indispensable pour accéder aux financements publics ou mutualisés. Sans elle, vos clients ne pourront pas utiliser :
- Leur Compte Personnel de Formation (CPF)
- Les fonds de leur OPCO (Opérateur de Compétences)
- Les aides de France Travail ou des Conseils Régionaux
Se passer de Qualiopi revient à se priver de la majeure partie du marché de la formation.
Voyez Qualiopi non pas comme une contrainte, mais comme un levier de croissance. C'est un passeport qui ouvre la porte aux financements et rassure vos clients sur la qualité de votre offre.
Peut-on être à la fois formateur et dirigeant de son organisme ?
Oui, et c'est le cas le plus fréquent au démarrage. La plupart des organismes naissent de la volonté d'un expert de transmettre son savoir-faire.
Au début, vous porterez plusieurs casquettes : formateur, commercial, gestionnaire, responsable qualité… C'est un défi, mais cela vous donnera une maîtrise complète de votre activité. Avec la croissance, vous pourrez déléguer certaines tâches pour vous concentrer sur votre cœur de métier : l'ingénierie pédagogique et l'animation.
Comment fixer le bon prix pour mes formations ?
Fixer ses tarifs est un exercice d'équilibre. Votre prix doit être attractif pour les clients et rentable pour vous. Pour y parvenir, analysez plusieurs éléments :
- Vos coûts réels : Incluez le temps de préparation, les frais de déplacement, la location de salle, les abonnements logiciels, les charges, etc.
- Les prix du marché : Étudiez les tarifs de vos concurrents pour des offres similaires.
- La valeur apportée : C'est le point crucial. Quelle transformation concrète votre formation apporte-t-elle ? Une formation permettant d'obtenir une promotion ou d'augmenter son chiffre d'affaires a plus de valeur qu'une simple initiation.
- Votre positionnement : Visez-vous une offre premium et sur-mesure ou des formats plus accessibles et standardisés ?
Évitez le piège de vouloir être le moins cher. Un tarif juste reflète la qualité et l'expertise que vous proposez.
Vous avez maintenant toutes les clés pour vous lancer. Créer son organisme de formation est une aventure aussi exigeante que passionnante. Si vous souhaitez sécuriser chaque étape, notamment celle de la certification Qualiopi, l'équipe de PPF Conseil Formation est là pour vous accompagner.
Découvrez comment nous pouvons vous aider à concrétiser votre projet sur ppf-conseil-formation.fr
