En tant que formateur sous-traitant Qualiopi, vous jouez un rôle clé dans le monde de la formation professionnelle. Votre mission est simple sur le papier, mais précise dans les faits : collaborer avec un organisme de formation déjà certifié (le donneur d'ordre) en suivant un cadre strict. C'est la condition sine qua non pour que les formations que vous animez puissent être financées par des fonds publics ou mutualisés, comme le CPF.

Comprendre le cadre Qualiopi pour le formateur sous-traitant

Naviguer dans l'écosystème Qualiopi quand on est formateur indépendant peut sembler complexe, surtout avec les nouvelles exigences. Ce guide a un objectif : vous aider à y voir clair, que ce soit sur vos obligations ou sur celles de l’organisme de formation qui vous engage.

Au-delà de la simple conformité, l'idée est de transformer ces règles en un véritable avantage pour votre activité. Vous allez découvrir comment sécuriser vos contrats et bâtir des relations de confiance solides avec vos partenaires.

Le nouveau paysage réglementaire et son impact pour vous

Le décret n°2023-1350 a changé la donne : la certification Qualiopi est devenue quasi obligatoire pour les formateurs sous-traitants intervenant sur des actions financées par le Compte Personnel de Formation (CPF). Pourtant, la réalité du terrain est parfois différente. Une enquête de la DARES publiée à l'été 2023 a révélé que 42 % des prestataires n'étaient pas encore certifiés, montrant un décalage important.

Cette réglementation renforce la notion de responsabilité partagée entre vous et l'organisme de formation. Il ne suffit plus de "s'abriter" derrière la certification du donneur d'ordre. Aujourd'hui, il faut prouver que la collaboration est réelle, structurée et documentée. Pour avoir une idée des prestations concernées, jetez un œil à l'offre de formations qui existe sur le marché.

En résumé, la sous-traitance Qualiopi est un travail d'équipe. Le donneur d'ordre garantit la qualité globale du processus, et vous, en tant que formateur, vous garantissez la qualité de votre intervention pédagogique.

Pourquoi ce guide deviendra votre meilleur allié

Pensez à ce guide comme une boîte à outils pratique. Son but est de vous aider à valoriser votre expertise et à travailler sereinement avec les organismes certifiés. Concrètement, vous apprendrez à :

• Sécuriser vos contrats en y intégrant les clauses qui vous protègent.
• Préparer les bons documents pour aborder un audit en toute confiance.
• Délimiter clairement les rôles pour éviter les malentendus avec votre client.

En maîtrisant ces aspects, vous devenez un véritable partenaire qualité. Pour bien démarrer, nous vous conseillons de vous familiariser avec les bases de la certification, expliquées simplement dans notre article Qualiopi pour les nuls.

Bâtir un contrat de sous-traitance Qualiopi solide

Le contrat de sous-traitance est bien plus qu'un simple document administratif. Pour un formateur sous-traitant Qualiopi, c'est la pièce maîtresse qui sécurise votre mission et prouve, noir sur blanc, que votre collaboration est conforme aux exigences.

Oubliez les accords verbaux. Un auditeur vérifiera que votre contrat n'est pas un simple "portage" de certification, une pratique de plus en plus surveillée. Un contrat bien rédigé est votre meilleur allié : il clarifie les rôles, délimite les responsabilités et démontre un partenariat professionnel solide.

Les clauses indispensables pour un contrat blindé

Face à un auditeur, votre contrat de sous-traitance doit être explicite. Il doit prouver que le donneur d’ordre pilote activement la qualité de la prestation que vous réalisez.

Voici les points cruciaux à vérifier – ou à négocier – avant de signer :

• L'objet précis de la mission : Le contrat doit être détaillé. Titre de la formation, objectifs pédagogiques, public cible, modalités (présentiel, distanciel, durée)… tout doit être clairement indiqué.
• La répartition claire des responsabilités : C'est un point essentiel, notamment pour l'indicateur 27. Qui crée les supports ? Qui gère les convocations ? Qui collecte les feuilles d'émargement et les évaluations ? Le flou n'est pas permis.
• Les modalités de suivi et de contrôle qualité : Comment le donneur d'ordre s'assurera-t-il de la qualité de votre intervention ? Le contrat doit le spécifier : observation en salle, analyse des questionnaires de satisfaction, points de suivi réguliers, etc.
• La propriété intellectuelle : Une clause clé pour définir à qui appartiennent les supports pédagogiques créés. C'est une protection simple qui évite bien des litiges.
• Vos obligations en tant que sous-traitant : Respecter le programme, transmettre les documents de suivi (émargements, évaluations) dans les délais, respecter la confidentialité… C'est le cadre de votre engagement.

Un contrat solide est un contrat précis. Une phrase comme "le sous-traitant animera la formation" est trop vague. Préférez ce niveau de détail : "Le sous-traitant, M. Dupont, animera le module 'Gestion de projet Agile' de 14 heures, conformément au programme pédagogique en annexe. Il s'engage à remettre les feuilles d'émargement signées dans les 48 heures suivant la fin de son intervention."

Répartir les rôles : qui fait quoi pour chaque indicateur ?

La clarté dans la répartition des tâches est une obligation. La certification Qualiopi impose une traçabilité et une définition explicite des responsabilités. Le guide de lecture du référentiel est d'ailleurs très clair : le contrat doit mentionner les rôles de chaque partie.

C’est un point de contrôle majeur pour les auditeurs. Une enquête de Certifopac en 2023 a montré que 48 % des prestataires de formation opéraient sans la certification. Les nouvelles règles, notamment pour le CPF, visent justement à clarifier ces situations.

Voici une répartition des tâches courante et logique du point de vue de Qualiopi.

Ce tableau vous aide à voir qui fait quoi dans une collaboration conforme, en se basant sur les indicateurs clés du référentiel.

Tâche / Indicateur Qualiopi	Responsabilité du Donneur d'Ordre	Responsabilité du Formateur Sous-traitant	Point de vigilance
Ind. 1 & 4 : Analyse du besoin et objectifs	Conception du programme cadre, définition des objectifs finaux.	Adaptation de son discours aux besoins spécifiques du groupe.	Le formateur doit recevoir un programme clair et des objectifs précis.
Ind. 10 & 11 : Évaluation des acquis	Fourniture des outils d'évaluation (QCM, cas pratiques). Analyse globale.	Animation et correction des évaluations. Remontée des résultats.	Les modalités de transmission des résultats doivent être définies (délai, format).
Ind. 21 : Compétences des intervenants	Vérification des compétences du sous-traitant (CV, certifications).	Maintien et preuve de ses compétences (formation continue, veille).	Le CV du formateur est un document essentiel à fournir lors de l'audit.
Ind. 26 : Dispositif de formation	Gestion de la logistique globale (salles, outils, convocations).	Prise en main des outils, préparation de son matériel pédagogique.	S'assurer que les moyens mis à disposition sont adéquats pour la mission.
Ind. 27 : Coordination de la sous-traitance	Pilotage et supervision de la mission. Organisation des points de suivi.	Participation active aux points de suivi, remontée des informations terrain.	Le contrat doit formaliser les modalités de cette coordination.
Ind. 30 : Collecte des appréciations	Diffusion et collecte des questionnaires de satisfaction. Analyse des retours.	Peut distribuer et récupérer les questionnaires. Doit être informé des résultats.	Le formateur doit avoir accès au feedback le concernant pour s'améliorer.

Cette répartition est un excellent point de départ. L'important est que ce "qui fait quoi" soit écrit noir sur blanc dans le contrat ou dans une annexe. Cette logique est très similaire à celle d'une convention de formation. Pour en savoir plus, consultez notre modèle de convention de formation, car les principes de clarté sont les mêmes.

Quelles preuves fournir lors d'un audit Qualiopi ?

L'audit Qualiopi ne s'arrête pas à la porte du donneur d'ordre. En tant que formateur sous-traitant, vous êtes directement concerné. L'auditeur examinera toute la chaîne de la prestation, et votre intervention en fait partie. Il évalue la cohérence et la qualité de bout en bout.

Votre préparation est donc cruciale. Il ne s'agit pas d'empiler des documents, mais de construire un dossier de preuves solide et pertinent, qui raconte l'histoire de votre professionnalisme et de votre intégration dans la démarche qualité de votre client.

Voyons ensemble comment aborder cette étape sereinement.

L'infographie ci-dessous résume le parcours d'une collaboration réussie. Chaque étape doit laisser une trace, un document qui prouve le sérieux de la démarche.

Ce schéma est un bon rappel : des premiers échanges à la signature du contrat, jusqu'au suivi post-formation, tout doit être documenté pour l'audit.

Prouver votre compétence et votre légitimité

La première chose qu'un auditeur vérifiera est simple : êtes-vous la bonne personne pour cette mission ? C'est le cœur de l'indicateur 21 du Référentiel National Qualité (RNQ).

Pour cela, votre dossier doit contenir des éléments concrets et à jour.

• Votre CV actualisé : C'est la base. Mettez en avant les expériences et diplômes directement liés aux thèmes que vous animez.
• Copies de vos certifications et diplômes : Sélectionnez les titres les plus pertinents pour la mission.
• Justificatifs de votre statut professionnel : Votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), un extrait Kbis ou une attestation URSSAF prouvent votre existence légale.

Considérez ce dossier de compétences comme votre passeport professionnel. Il doit être impeccable, à jour et facile d'accès. Un CV qui n'a pas été mis à jour depuis trois ans envoie un mauvais signal.

Tracer la coordination avec le donneur d'ordre

L'indicateur 27 porte sur la sous-traitance. L'auditeur veut voir comment le donneur d'ordre supervise votre travail et comment vous collaborez. La traçabilité de vos échanges est ici essentielle.

Des preuves simples mais claires suffisent :

• Des échanges de mails clés : Gardez les emails de validation du programme, les discussions sur des ajustements pédagogiques, les débriefings post-formation, etc.
• Des comptes-rendus, même simples : Un email récapitulatif après un appel de cadrage ou une réunion de suivi est une excellente preuve.
• Des captures d'écran d'outils partagés : Si vous utilisez Trello ou Google Drive, une capture d'écran montrant le travail en commun est très efficace.

L'objectif est de montrer qu'il s'agit d'une vraie collaboration pédagogique, et non d'une simple "location" de certification Qualiopi.

Démontrer la bonne réalisation de la formation

Pendant la formation, vous collectez les preuves les plus concrètes de votre intervention. La rigueur est indispensable.

Voici une checklist des documents à rassembler :

1. Feuilles d'émargement : Elles doivent être impeccables, signées par vous et chaque participant pour chaque demi-journée.
2. Supports de cours : Conservez une copie exacte du support utilisé. Il prouve l'alignement avec le programme vendu.
3. Évaluations des acquis : Gardez une trace des QCM, des études de cas corrigées, ou de tout autre outil utilisé pour mesurer la progression des apprenants (indicateurs 10 et 11).
4. Questionnaires de satisfaction : Même si c'est le donneur d'ordre qui les gère, demandez-en systématiquement une copie. Ils reflètent la qualité perçue de votre animation.

Pour aller plus loin, notre guide sur les documents requis pour la certification Qualiopi propose une liste très complète pour ne rien oublier.

Documenter votre veille, simplement

L'indicateur 23, qui concerne la veille, est souvent une source de stress. Comment prouver quelque chose d'immatériel ?

En réalité, c'est très simple. Il s'agit de montrer que vous restez connecté aux évolutions de votre métier.

• Abonnements à des newsletters : Archivez quelques emails de newsletters spécialisées pertinentes.
• Participation à des événements : Un email d'inscription à un webinaire ou une attestation de présence à une conférence suffit.
• Lectures professionnelles : Tenez une petite liste des livres ou articles importants que vous avez lus, avec une note sur ce que cela vous a apporté.

Cette démarche montre simplement que vous êtes un professionnel engagé, qui cherche constamment à s'améliorer. Un auditeur y est toujours sensible. Préparer son audit est avant tout une question de méthode et d'organisation.

Naviguer dans le processus de contrôle qualité du donneur d'ordre

Votre donneur d'ordre a l'obligation légale de s'assurer de la qualité de votre prestation en tant que formateur sous traitant Qualiopi. Il est essentiel de voir cela comme une exigence du référentiel, et non comme un manque de confiance.

Loin d'être une contrainte, ce contrôle est une opportunité de prouver votre expertise et de solidifier votre partenariat. Pour le donneur d'ordre, c'est la preuve d'un véritable pilotage pédagogique ; pour vous, c'est une chance de mettre en avant votre professionnalisme. Ce processus repose sur des méthodes de suivi claires, qui doivent être définies dans votre contrat.

Comprendre les méthodes de suivi pour mieux s'y préparer

Les organismes certifiés Qualiopi utilisent plusieurs méthodes pour évaluer la qualité de votre intervention. Chacune a un objectif précis.

Voici les trois approches les plus courantes :

• L'analyse des questionnaires de satisfaction : C'est l'outil de base. Le donneur d'ordre collecte et analyse les retours des participants sur votre pédagogie, la clarté de vos explications et l'atteinte des objectifs.

• L'observation en salle (ou à distance) : Un responsable pédagogique peut se connecter à votre classe virtuelle ou s'asseoir au fond de la salle. L'objectif est d'évaluer "en direct" votre dynamique d'animation et votre gestion du groupe.

• Les entretiens avec les apprenants : Des échanges plus ou moins formels peuvent être organisés pour obtenir un ressenti plus qualitatif et comprendre l'expérience de formation dans sa globalité.

En anticipant ces contrôles, vous pouvez les tourner à votre avantage. Par exemple, si une observation est prévue, préparez une séquence pédagogique particulièrement dynamique.

Transformer le feedback en un dialogue constructif

Le but du contrôle n'est pas de vous piéger, mais d'alimenter une boucle d'amélioration continue (indicateur 32). Votre proactivité est votre meilleur atout.

Plutôt que d'attendre passivement les retours, prenez les devants. Un commentaire dans un questionnaire de satisfaction mentionne un point à améliorer ? Voyez-le comme une occasion de proposer une évolution.

Exemple concret : Un questionnaire révèle qu'un module était trop théorique. N'attendez pas le prochain débriefing. Envoyez un email proactif : "Bonjour, j'ai bien noté les retours sur le module X. Pour la prochaine session, je pense qu'il serait pertinent d'intégrer un atelier pratique de 2 heures pour mieux ancrer les concepts. Qu'en pensez-vous ?"

Cette posture change tout. Vous n'êtes plus un simple exécutant, mais un partenaire force de proposition. Vous démontrez votre engagement et renforcez la confiance de votre donneur d'ordre.

Formalisez votre propre démarche d'amélioration

Pour aller plus loin, créez votre propre système qualité. Cela peut être aussi simple qu'un journal de bord pour chaque intervention où vous notez :

• Ce qui a bien fonctionné.
• Les points à améliorer.
• Des idées pour faire évoluer le programme.

Partagez une synthèse de ce document avec votre donneur d'ordre. C'est une preuve concrète de votre implication qui fait toute la différence.

Cette démarche est d'autant plus importante aujourd'hui. La campagne de déclaration des formateurs sous-traitants sur la plateforme EDOF vise à renforcer la transparence. Quand on sait qu'en 2023, 42 % des prestataires n'avaient pas la certification Qualiopi, on comprend mieux pourquoi ces nouvelles obligations cherchent à garantir une qualité homogène. Pour en savoir plus, consultez les détails sur la déclaration des formateurs sur le site de l'ICPF.

En étant proactif sur le contrôle qualité, vous bâtissez une réputation d'expert fiable et engagé, ce qui sécurise vos missions actuelles et futures.

Les erreurs à ne pas commettre en tant que formateur sous-traitant Qualiopi

En matière de conformité Qualiopi, les détails comptent. De petites omissions peuvent avoir de grandes conséquences lors d'un audit. Pour un formateur sous-traitant, connaître ces pièges est une nécessité pour sécuriser ses missions et protéger sa réputation.

Découvrons ensemble les erreurs les plus classiques et les solutions concrètes pour les éviter.

Se lancer sans un contrat bétonné

C'est l'erreur numéro un : démarrer une mission sans un contrat de sous-traitance signé par les deux parties. Un accord verbal ou un simple email de confirmation ne suffit pas.

Pire encore, un contrat signé après le début de la formation est un carton rouge pour un auditeur. Cela anéantit la traçabilité de votre collaboration.

La solution pragmatique : Adoptez une règle d'or : pas de contrat signé, pas d'intervention. Assurez-vous que tout est finalisé au moins une semaine avant le début de la formation.

Avoir des échanges en mode "fantôme"

L'auditeur cherche la preuve d'une vraie collaboration pédagogique. Il veut s'assurer que ce n'est pas une simple "location" de certification.

Si votre dossier ne contient aucune preuve d'échange (emails, comptes-rendus) sur le programme ou le suivi des apprenants, c'est une non-conformité quasi assurée sur l'indicateur 27.

Le scénario à éviter : Vous recevez le programme, vous animez, vous envoyez votre facture. Entre les deux, silence radio. Pour un auditeur, cela signifie que le donneur d'ordre n'a pas piloté la prestation.

La solution pragmatique : Mettez en place une routine de communication simple qui laisse des traces écrites.

• Avant : Un email pour valider le programme et poser des questions sur les participants.
• Pendant : Un petit mot pour signaler une difficulté ou un besoin d'ajuster le rythme.
• Après : Un court débriefing par email avec vos impressions.

Ces quelques traces suffisent à prouver une coordination active et à blinder votre dossier.

Gérer les documents de suivi à la légère

Les feuilles d'émargement et les évaluations sont les preuves tangibles de la formation. Une gestion approximative de ces documents peut coûter cher.

Des feuilles d'émargement avec des ratures ou des signatures manquantes peuvent invalider la preuve de service fait, avec des conséquences financières potentiellement lourdes.

La solution pragmatique : Soyez intraitable sur la qualité de ces documents.

• Émargement : Faites signer les participants pour chaque demi-journée et contresignez vous-même.
• Archivage : Scannez les documents dès la fin de la journée et envoyez-les au donneur d'ordre, tout en gardant une copie.

Laisser son dossier de compétences prendre la poussière

Votre CV et vos diplômes justifient votre légitimité pour animer une formation (c'est l'indicateur 21). Un CV datant de plusieurs années envoie un mauvais signal sur votre veille professionnelle.

La solution pragmatique : Mettez à jour votre CV au moins une fois par an, ou dès que vous ajoutez une nouvelle compétence. Créez un dossier dans le cloud avec vos documents à jour, prêt à être partagé.

Voici un résumé des erreurs à éviter et des actions pour y remédier.

❌ Erreur fréquente	⚠️ Conséquence potentielle	✅ Action corrective immédiate
Démarrer sans contrat signé	Non-conformité majeure, risque de non-paiement.	Instaurer une politique "zéro intervention sans contrat".
Absence de communication suivie	Soupçon de portage Qualiopi, non-conformité sur l'indicateur 27.	Créer une routine d'échanges par email (avant/pendant/après).
Feuilles d'émargement bâclées	Invalidation de la preuve de service fait.	Vérifier chaque signature et numériser les documents le jour même.
CV non actualisé	Doute sur la compétence (indicateur 21).	Planifier une mise à jour annuelle de son CV et de ses preuves.

En évitant ces pièges, le formateur sous-traitant Qualiopi devient un véritable partenaire qualité, fiable et recherché.

Les questions que tout formateur sous-traitant se pose sur Qualiopi

Voici les réponses claires aux questions qui reviennent le plus souvent chez les formateurs en sous-traitance.

Dois-je avoir ma propre certification Qualiopi pour intervenir ?

Non, pas forcément. Pour les formations financées par des fonds publics (comme le CPF), deux scénarios existent : soit vous avez votre propre certification Qualiopi, soit vous travaillez pour un organisme de formation qui la détient. C'est cette deuxième option qui concerne la majorité des formateurs sous-traitants Qualiopi.

Concrètement, c'est votre donneur d'ordre qui est obligatoirement certifié. Il est responsable de la conformité de la formation, y compris de votre prestation. Votre rôle est de lui fournir tous les documents nécessaires pour son audit.

Le "portage Qualiopi" est-il légal ?

Le "portage Qualiopi", où un organisme certifié "prête" son tampon sans suivi réel, est clairement dans le viseur des autorités. Bien que la loi ne l'interdise pas explicitement, les contrôles se sont renforcés.

Un auditeur cherchera toujours les preuves d'une collaboration réelle et documentée. Si le donneur d'ordre ne pilote pas la pédagogie, il risque de perdre sa certification. La sous-traitance doit être authentique, avec un véritable suivi de votre mission.

Que se passe-t-il si mon donneur d'ordre est audité pendant ma mission ?

Un audit peut survenir à tout moment. Dans ce cas, l'auditeur voudra probablement consulter les éléments concernant votre prestation : votre CV, les feuilles d'émargement, les supports de cours, etc. Il peut même demander à assister à une partie de votre formation.

C'est pourquoi il faut être irréprochable en permanence. Considérez que chaque mission est "auditable" et gardez votre dossier de preuves à jour.

Pas de panique, votre interlocuteur principal reste le donneur d'ordre. Il vous indiquera précisément ce que l'auditeur souhaite voir.

Puis-je réutiliser mes supports de cours pour un autre client ?

Attention, c'est un point sensible ! Cette question de propriété intellectuelle doit être clairement définie dans votre contrat de sous-traitance pour éviter les conflits.

Plusieurs options peuvent être négociées :

• Cession totale des droits : Le donneur d'ordre devient l'unique propriétaire de vos créations.
• Cession partielle : Vous restez propriétaire, mais vous autorisez leur utilisation uniquement pour la mission en cours. C'est souvent un bon compromis.
• Création partagée : Si vous travaillez sur une base existante, les conditions de propriété doivent être définies précisément.

Prenez le temps de discuter de ce point avant de signer.

Quelles informations le donneur d'ordre doit-il me fournir ?

Pour bien faire votre travail, vous avez besoin d'un cadre clair. L'indicateur 27 de Qualiopi l'exige : l'organisme de formation doit vous fournir toutes les informations nécessaires avant votre intervention.

Voici ce que vous êtes en droit d'attendre :

• Le programme détaillé de la formation avec des objectifs clairs.
• Une description du public (niveau, attentes, métier).
• Les modalités d'évaluation prévues.
• L'accès aux outils et supports de l'organisme.
• Les coordonnées d'un référent pour les questions pédagogiques et administratives.

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Se conformer à Qualiopi peut sembler complexe. Chez PPF Conseil Formation, notre métier est d'accompagner les formateurs et les organismes pour que ces exigences deviennent une force et un gage de qualité.

Découvrez comment nous pouvons vous aider à sécuriser vos missions sur ppf-conseil-formation.fr