Obtenir la certification Qualiopi sans NDA : une quête semée d’embûches pour les organismes de formation. Cette problématique récurrente cache une réalité réglementaire complexe, où le NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) reste un prérequis incontournable pour valider sa démarche qualité. Dans cet article, nous démêlons les liens entre ces deux obligations administratives, détaillons les étapes clés et explorons les alternatives, comme la sous-traitance, pour répondre à ceux qui cherchent à optimiser leurs démarches tout en respectant les exigences du référentiel national qualité.
Sommaire
- La relation indissociable entre Qualiopi et le NDA
- Le processus de certification Qualiopi et ses exigences
- Cas spécifiques et alternatives pour les organismes de formation
La relation indissociable entre Qualiopi et le NDA
Obtenir Qualiopi sans NDA soulève des interrogations légitimes. Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) constitue une étape administrative obligatoire pour exercer une activité de formation. Sans ce prérequis, l’accès aux financements publics reste bloqué. Pourtant, la certification Qualiopi s’obtient après l’obtention du NDA, créant une relation étroite entre ces deux démarches administratives.
Le cadre réglementaire lie étroitement Qualiopi et NDA. Le Numéro de Déclaration d’Activité s’obtient auprès de la DREETS avant de lancer l’audit initial. Les étapes clés pour obtenir Qualiopi incluent impérativement ce numéro. Le référentiel national qualité précise que l’organisme certifié Qualiopi doit déjà posséder un NDA valide. En cas de sous-traitance, le donneur d’ordre certifié Qualiopi vérifie cette conformité administrative. Service-public.fr rappelle que la déclaration d’activité de formation s’impose à tout prestataire, quel que soit son statut juridique. Cette double exigence garantit la professionnalisation du secteur de la formation continue.
Le processus de certification Qualiopi et ses exigences
Les démarches préparatoires à la certification Qualiopi
Avant de solliciter la certification Qualiopi, l’organisme de formation doit disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Ce prérequis administratif s’obtient après l’obtention d’un SIREN et la réalisation d’une première prestation. Les étapes préparatoires incluent également la mise en place d’un système qualité et la constitution d’un dossier technique.
L’audit initial Qualiopi exige la production d’éléments concrets. Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) figure parmi les documents obligatoires. Les documents requis pour la certification comprennent le récépissé NDA, le K-bis, l’organigramme et le dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF). L’organisme doit démontrer sa conformité à 7 critères et 32 indicateurs du référentiel national qualité. La possession d’un NDA valide constitue une condition préalable administrative obligatoire.
L’obtention du Numéro de Déclaration d’Activité
| Étape/Exigence | Description détaillée | Conséquence en cas de non-respect |
|---|---|---|
| Déclaration obligatoire | Tout formateur ou organisme de formation professionnelle doit déclarer son activité dans les 3 mois suivant la signature du premier contrat ou convention de formation. | Risque de retrait ou de caducité du NDA. |
| Préalable à l’activité | Doit être immatriculé au Registre national des entreprises (RNE) avec un numéro SIREN avant la demande de NDA. | Impossible d’obtenir un NDA sans numéro SIREN. |
| Procédure de demande | Demande possible via le service “Mon activité formation” (MAF) ou par courrier à la DREETS compétente. | Délai de traitement non respecté ou demande rejetée. |
| Pièces justificatives | Doivent être fournies : copie du justificatif du numéro SIREN, bulletin n°3 du casier judiciaire, et copie du premier contrat de formation signé (doit être rémunéré). | Rejet de la demande si les documents sont incomplets ou si la prestation est gratuite. |
| Délai d’instruction | La DREETS dispose de 30 jours pour répondre après réception d’un dossier complet. Le silence administratif vaut enregistrement. | Retard dans l’obtention du NDA si le dossier est incomplet ou si des pièces supplémentaires sont demandées. |
| Dépôt annuel du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) | Obligation annuelle de transmettre un BPF avant la date limite (généralement avril-mai) pour maintenir la validité du NDA. | Le NDA peut être déclaré caduc en cas de non-dépôt. |
| Activité continue | L’organisme doit exercer une activité de formation professionnelle continue. | Le NDA est déclaré caduc en cas d’absence d’activité pendant un an. |
| Déclaration des modifications | Toute modification (dénomination, adresse, statut, responsable) ou cessation d’activité doit être déclarée dans les 30 jours via la plateforme en ligne. | Risque de mise en cause de la conformité administrative et impact sur la certification Qualiopi. |
Pour créer un organisme de formation, l’obtention du NDA nécessite un SIREN valide. L’organisme doit avoir signé un premier contrat de formation rémunéré. Les documents à fournir incluent le justificatif de SIREN, le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant et la première convention signée.
La demande de NDA se fait via “Mon activité formation” ou par courrier à la DREETS. Le dossier inclut le justificatif SIREN, le bulletin n°3 du casier judiciaire et une convention de formation rémunérée. La DREETS répond sous 30 jours. Le récépissé est transmis par courrier. Les organismes doivent déclarer leurs modifications sous 30 jours.
L’audit Qualiopi : initial et surveillance
L’audit initial Qualiopi vérifie la possession du NDA. Ce prérequis administratif s’obtient avant l’évaluation qualité. L’auditeur examine le récépissé du NDA comme preuve de conformité légale. La préparation à cet audit, notamment via un audit blanc, est essentielle pour s’assurer de la conformité de tous les éléments.
Les audits de surveillance interviennent 18 mois après la certification. L’audit de renouvellement se déroule avant l’expiration du certificat. Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) actualisé est systématiquement contrôlé. Un BPF non soumis avant le 31 mai entraîne la caducité du NDA. La certification Qualiopi dépend ainsi de la validité du NDA. (source)
Les indicateurs qualité et la conformité administrative
Le référentiel national qualité lie la certification à la conformité administrative. Le NDA constitue un prérequis incontournable. L’indicateur 23 exige une veille réglementaire structurée pour garantir cette conformité.
- Indicateur 23 du Critère 6 : Obligation d’un système de veille légale et réglementaire structuré et documenté
- Preuves exigées : Abonnements à des sources fiables (Formalerte), tableaux de suivi des évolutions réglementaires, mises à jour documentaires liées à des changements juridiques
- Conformité administrative globale : Fourniture du NDA (prérequis légal) et du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) lors des audits Qualiopi
- Impact direct sur la qualité : Adaptation des contenus pédagogiques, renforcement de la sécurité/accès des formations, et protection des données des apprenants
- Non-conformités majeures : Absence totale de veille ou non-application des évolutions réglementaires majeures
La validité du NDA conditionne le maintien de la certification. L’organisme doit soumettre annuellement le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) avant fin mai. Le référentiel national qualité exige cette conformité administrative pour garantir l’accès aux financements publics et mutualisés.
Cas spécifiques et alternatives pour les organismes de formation
Les nouveaux organismes de formation face à Qualiopi
Les organismes sans activité antérieure doivent impérativement obtenir leur NDA avant Qualiopi. Le premier contrat de formation constitue une preuve administrative essentielle pour la demande de déclaration d’activité.
La chronologie optimale démarre par l’immatriculation SIREN, suivi d’un premier contrat de formation rémunéré. La demande de NDA intervient sous 3 mois suivant ce contrat. L’audit Qualiopi ne peut être engagé sans récépissé NDA. Le certificat Qualiopi n’est délivré qu’après validation définitive du NDA par la DREETS.
La sous-traitance : une alternative à l’obtention directe de Qualiopi
La sous-traitance permet aux formateurs indépendants d’intervenir sans certification Qualiopi. Le donneur d’ordre certifié assume la conformité réglementaire. Cette alternative exige toutefois un Numéro de Déclaration d’Activité pour le sous-traitant.
Le donneur d’ordre certifié Qualiopi conserve la responsabilité qualité de la formation. Le sous-traitant doit posséder un NDA valide. Depuis avril 2024, les sous-traitants réalisant des formations CPF doivent également être certifiés Qualiopi. Le contrat écrit précise les modalités pédagogiques et les obligations des deux parties.
Les dispenses de certification Qualiopi
Pour comprendre à qui s’adresse Qualiopi et ses exceptions, les sous-traitants sans contact direct avec les apprenants sont dispensés de Qualiopi. Cette dispense ne concerne que les formations non financées par le CPF et réalisées par des micro-entrepreneurs sous seuil de chiffre d’affaires.
| Cas de dispense | Obligation NDA | Financement public |
|---|---|---|
| Formateur indépendant sous-traitant sans contact direct | NDA obligatoire pour les actions de formation | Accès indirect aux fonds publics via le donneur d’ordre |
| Micro-entrepreneur avec CA annuel < 77 700 € HT | NDA requis pour les formations dispensées | Accès aux financements dans la limite de 77 700 € par an |
| Formations pour élus locaux avec recettes < 150 000 € annuels | NDA obligatoire pour l’activité de formation | Accès aux financements publics selon les limites réglementaires |
Les dispenses de Qualiopi n’autorisent pas l’accès direct aux financements publics. Les organismes dispensés doivent démontrer leur éligibilité via des justificatifs légaux. Le seuil de 77 700 € HT annuels sert de référence pour les micro-entrepreneurs sous-traitants.
Le retrait ou la caducité du NDA et ses conséquences sur Qualiopi
Le NDA peut être retiré pour absence d’activité pendant un an, non-dépôt du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) ou fraude avérée. Ces situations rendent la certification Qualiopi caduque.
- Non-renouvellement du NDA pour inactivité pendant un an
- Oubli de soumettre le Bilan Pédagogique et Financier avant le 31 mai
- Présence de fausse déclaration ou d’irrégularités administratives
- Non-respect des obligations de déclaration des modifications statutaires
- Manquement aux engagements qualité lors des audits de surveillance
En cas de risque de perte du NDA, l’organisme doit immédiatement contacter la DREETS pour régulariser sa situation. Le certificateur Qualiopi doit être informé de tout incident administratif lié au NDA. Une procédure de reprise du NDA est généralement possible sous conditions.
Obtenir une certification Qualiopi sans NDA n’est pas possible à l’issue du processus complet, mais une preuve de demande du NDA permet de démarrer l’audit initial. Prioriser cette démarche administrative garantit l’accès aux financements publics et la conformité légale. Agir maintenant pour structurer vos démarches Qualiopi et NDA assure un développement serein de votre activité de formation, en phase avec les exigences du référentiel national qualité.
FAQ
Quel est le coût d’une certification Qualiopi ?
Le coût de la certification Qualiopi est *hautement variable*, dépendant de facteurs spécifiques à chaque organisme de formation, tels que sa taille, son chiffre d’affaires ou le nombre de sites. Il inclut principalement les frais liés aux *audits obligatoires* : un audit initial pour l’obtention de la certification, un audit de surveillance prévu entre 14 et 22 mois après, et un audit de renouvellement tous les trois ans. Les tarifs journaliers pour ces audits varient généralement *de 900 à 1600 euros HT*. En plus des audits, des *coûts additionnels* peuvent être envisagés pour optimiser la préparation, comme l’accompagnement par un cabinet spécialisé (dont les tarifs horaires se situent entre 70 et 160 euros HT) ou des formations dédiées. La réalisation d’un *audit blanc* est également une pratique courante, avec des coûts pouvant aller de 700 à 1300 euros par jour. Pour obtenir une estimation précise et adaptée, il est fortement recommandé de *solliciter plusieurs devis* auprès de différents organismes certificateurs.
Passer Qualiopi sans avoir de locaux ?
Oui, il est tout à fait possible d’obtenir la certification Qualiopi sans disposer de locaux propres. Le Référentiel National Qualité (RNQ), base de la certification, n’impose pas la possession de locaux dédiés. L’exigence principale, notamment via l’indicateur 17, porte sur la mise à disposition d’un *environnement adapté* et des *moyens humains et techniques nécessaires* à la bonne exécution des actions de formation. Ainsi, si la nature de votre activité de formation ne requiert pas de locaux spécifiques (par exemple, pour des formations à distance ou directement chez le client), leur absence ne constitue pas un obstacle. Ce qui importe est la *cohérence entre les moyens mobilisés et l’objectif pédagogique*. Pour l’audit de certification, il suffira de convenir d’un *lieu de rencontre approprié* pour échanger avec l’auditeur.
