Qu’est-ce que le guide de lecture du RNQ (Référentiel National Qualité) ?

Le guide de lecture du RNQ est le document officiel publié par le ministère du Travail qui explique comment interpréter et appliquer les exigences du Référentiel National Qualité dans le cadre de la certification Qualiopi. Il détaille les 7 critères et 32 indicateurs du référentiel en précisant, pour chacun, le niveau attendu, des exemples de preuves et les modalités de pondération des non-conformités. En version 9 depuis janvier 2024, ce document d’une quarantaine de pages est la boussole de tout organisme de formation (OF) qui prépare ou renouvelle sa certification.

L’essentiel

• Le guide de lecture est un document d’interprétation du RNQ, pas le référentiel lui-même (le texte de loi est le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019).
• Il est publié et mis à jour par le ministère du Travail, en téléchargement libre sur travail-emploi.gouv.fr.
• La version en vigueur est la V9, applicable depuis janvier 2024.
• Il s’adresse à la fois aux organismes audités et aux auditeurs des organismes certificateurs.

Quelle est la différence entre le RNQ et le guide de lecture ?

La confusion est fréquente, et pourtant la distinction est fondamentale.

Le Référentiel National Qualité (RNQ) est le texte réglementaire. Il est fixé par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 et définit les 7 critères et 32 indicateurs que tout prestataire d’actions concourant au développement des compétences doit respecter pour obtenir la certification Qualiopi. Ce décret a force de loi.

Le guide de lecture, lui, est un document pédagogique. Il n’a pas de valeur réglementaire au sens strict, mais il fait autorité dans la pratique : c’est sur lui que les auditeurs s’appuient pour conduire les audits. Il précise pour chaque indicateur ce que l’organisme doit démontrer, propose des exemples de preuves et indique la gradation des non-conformités (mineures ou majeures).

En résumé : le décret dit quoi respecter, le guide de lecture explique comment le démontrer.

Attention terrain : les exemples de preuves listés dans le guide ne sont pas des obligations. Un organisme peut présenter d’autres éléments de preuve, à condition qu’ils démontrent la conformité à l’indicateur. Sur plus de 300 accompagnements, c’est l’une des erreurs les plus fréquentes que nous observons : des dirigeants d’OF qui s’épuisent à produire exactement les documents cités en exemple, alors qu’un document interne déjà existant aurait suffi.

Que contient concrètement le guide de lecture du RNQ ?

Le guide est structuré de manière identique pour chacun des 32 indicateurs. Voici ce que vous y trouverez :

• Le niveau attendu du prestataire : une description précise de ce que l’auditeur vérifie. C’est le cœur du guide — la formulation exacte de ce qu’il faut démontrer lors de l’audit.
• Des exemples d’éléments de preuve : des pistes concrètes (programmes, conventions, questionnaires, CV…). Ces exemples sont donnés à titre indicatif et ne constituent pas une liste exhaustive.
• Des précisions par catégorie d’action : certains indicateurs s’appliquent différemment selon que vous proposez des actions de formation, du bilan de compétences, de la VAE ou de la formation par apprentissage. Le guide clarifie les spécificités.
• Des précisions pour les nouveaux entrants : les organismes qui passent leur premier audit bénéficient de modalités aménagées sur certains indicateurs. Le guide détaille lesquels.
• La gradation des non-conformités : pour chaque indicateur, le guide indique ce qui relève d’une non-conformité mineure ou majeure, et propose des pistes de traitement.
• Un glossaire : les termes techniques utilisés dans le référentiel sont définis (prestations, parties prenantes, sous-traitance…).

Le guide contient également un préambule important sur les modalités générales de l’audit : déroulement, durée, conditions d’audit à distance, et depuis la V9, les obligations liées à la sous-traitance dans le cadre du CPF.

Quelles sont les versions du guide de lecture ?

Le guide est régulièrement mis à jour par le ministère du Travail. Chaque nouvelle version intègre des retours d’expérience et des évolutions réglementaires. Voici les principales :

Version	Date	Évolutions clés
V6	Octobre 2020	Précisions sur l’accueil des personnes en situation de handicap (PSH)
V7	Mars 2021	Clarifications sur les indicateurs CFA, les certifications professionnelles et le conseil de perfectionnement
V8	Novembre 2023	Renforcement des niveaux attendus, ajout d’exemples de preuves, précisions sur la FOAD et les formations certifiantes
V9	Janvier 2024	Intégration des exigences de sous-traitance, clarifications sur l’accessibilité, renforcement de l’amélioration continue

Le délai d’application d’une nouvelle version est de 2 mois à compter de sa diffusion sur le site du ministère. Les organismes certificateurs et les audités doivent s’y conformer passé ce délai.

Une version 10 est attendue. Elle devrait notamment renforcer les exigences liées aux CFA et à l’apprentissage, ainsi que les contrôles sur la traçabilité des parcours. Pour anticiper ces évolutions de Qualiopi, la meilleure stratégie reste de solidifier vos pratiques sous V9.

Comment utiliser le guide de lecture pour préparer votre audit ?

Le guide n’est pas un document à lire une seule fois. C’est un outil de travail à garder à portée de main tout au long de votre préparation.

La méthode la plus efficace consiste à reprendre chaque indicateur applicable à votre catégorie d’action, vérifier le niveau attendu, puis identifier dans vos pratiques existantes les éléments qui y répondent. Ce travail d’auto-évaluation permet d’identifier les écarts avant que l’auditeur ne les constate.

Le guide est téléchargeable gratuitement sur la page officielle du ministère du Travail : travail-emploi.gouv.fr.

Pour comprendre les règles d’utilisation du logo Qualiopi une fois la certification obtenue, un article dédié détaille la charte officielle et les supports autorisés.

FAQ

Le guide de lecture du RNQ est-il obligatoire ?

Le guide n’a pas de valeur réglementaire propre, mais il fait autorité dans la conduite des audits. En pratique, tout organisme qui prépare la certification Qualiopi doit le connaître et s’y référer.

Où télécharger le guide de lecture Qualiopi ?

Le guide est disponible en PDF sur le site du ministère du Travail, à la page dédiée au Référentiel National Qualité. La version en vigueur est la V9 de janvier 2024.

Quelle est la différence entre le guide de lecture V8 et V9 ?

La V9 intègre pour la première fois les exigences liées à la sous-traitance dans le cadre du CPF. Elle apporte également des clarifications sur l’accessibilité des formations et renforce les attendus en matière d’amélioration continue.

Les exemples de preuves du guide sont-ils obligatoires ?

Non. Les éléments de preuve mentionnés sont donnés à titre indicatif. Tout document ou process qui démontre la conformité à l’indicateur est recevable par l’auditeur.

Quand la version 10 du guide de lecture sera-t-elle publiée ?

Aucune date officielle n’a été confirmée. Les signaux convergent vers une publication fin 2025 ou courant 2026, avec un renforcement attendu sur les CFA et la traçabilité des parcours.

Le guide de lecture s’applique-t-il aux sous-traitants ?

Depuis la V9, oui. Le guide précise les indicateurs applicables aux organismes intervenant en sous-traitance, y compris ceux qui travaillent à 100 % en sous-traitance. Les règles de sous-traitance Qualiopi font l’objet d’un article détaillé.

Besoin d’un accompagnement pour décoder le référentiel ?

Le guide de lecture est un outil précieux, mais sa quarantaine de pages peut vite devenir un labyrinthe sans accompagnement. En tant que cabinet indépendant — nous ne sommes pas certificateur — nous vous aidons à transformer ce référentiel en plan d’action concret, adapté à votre structure et à votre catégorie d’action.

Prenez un rendez-vous gratuit avec un consultant PPF pour préparer sereinement votre certification Qualiopi.

Comment se connecter à EDOF via EFP Connect (nouveau portail 2024) ?

Depuis le 14 novembre 2024, le portail « Mes Démarches Emploi et Formation » (MDEF) a cédé sa place à EFP Connect. Ce nouveau portail, géré par le ministère du Travail et de l’Emploi, centralise l’accès à plus de 20 services numériques — dont l’Espace des Organismes de Formation (EDOF).

Concrètement, la connexion à EDOF passe désormais par un compte unique sur EFP Connect. Que vous soyez un organisme de formation déjà référencé ou que vous accédiez pour la première fois, la procédure suit un parcours en 3 étapes : créer votre compte, obtenir votre habilitation, puis vous connecter à votre espace professionnel.

Prérequis avant de vous connecter à EDOF via EFP Connect

Avant de lancer la procédure de connexion, votre organisme de formation doit remplir quatre conditions cumulatives. Sans elles, la création du compte aboutira, mais l’accès à EDOF restera bloqué.

• Un numéro de déclaration d’activité (NDA) actif, délivré par la DREETS de votre région.
• La certification Qualiopi pour chaque catégorie d’actions que vous souhaitez proposer sur Mon Compte Formation (actions de formation, bilans de compétences, VAE).
• Un SIRET actif rattaché à votre établissement en France.
• Être à jour de vos obligations légales, fiscales et sociales — notamment la transmission de votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF).

Ces prérequis sont vérifiés par la Caisse des Dépôts lors de la demande de référencement. Un NDA caduc ou une certification Qualiopi expirée entraîne un rejet automatique de la demande.

Étape 1 — Créer votre compte EFP Connect

Rendez-vous sur la page de connexion d’EDOF et cliquez sur « Je crée mon compte EFP Connect ». La procédure se déroule en 5 sous-étapes, directement en ligne.

Saisissez votre identifiant : il s’agit de votre adresse e-mail. Complétez ensuite le CAPTCHETAT (le captcha officiel de l’État, introduit avec EFP Connect pour renforcer la sécurité) et recopiez le code de sécurité affiché à l’écran.

Validez votre adresse e-mail : un code de validation est envoyé à l’adresse renseignée. Vérifiez vos spams si vous ne le recevez pas. L’adresse e-mail doit être valide, non partagée et consultée régulièrement — c’est votre identifiant permanent.

Créez votre mot de passe : il doit contenir 12 caractères minimum et respecter les critères de complexité imposés par la plateforme.

Renseignez votre identité : civilité, nom et prénom. Puis rattachez votre compte à votre entreprise en saisissant le numéro SIREN. Acceptez les conditions générales d’utilisation d’EFP Connect pour finaliser la création.

Étape 2 — Demander votre habilitation à EDOF

Le compte EFP Connect créé, vous devez maintenant obtenir l’habilitation pour accéder au service EDOF. Cette habilitation est liée à un établissement (SIRET), pas seulement à votre compte personnel.

Connectez-vous à EDOF avec vos identifiants EFP Connect. Dans l’encart « Je m’identifie avec mon compte EFP Connect », saisissez votre e-mail et votre mot de passe, puis complétez le CAPTCHETAT.

Sélectionnez le SIRET de l’établissement pour lequel vous demandez l’accès à EDOF. Complétez votre demande en précisant les services auxquels vous souhaitez accéder.

Deux cas se présentent ensuite :

• Vous avez reçu un « code responsable des accès » (transmis par votre DREETS ou par la Caisse des Dépôts) : saisissez-le. Vous devenez responsable des accès EDOF pour votre entreprise, avec la possibilité d’habiliter d’autres collaborateurs.
• Vous n’avez pas ce code : votre demande est transmise au responsable des accès déjà identifié dans votre organisme. Il validera votre habilitation depuis son propre compte EFP Connect. Vous recevrez un e-mail de confirmation une fois la demande acceptée.

Depuis avril 2025, la Caisse des Dépôts a repris la gestion et l’envoi des codes responsable des accès à EDOF, dès qu’un organisme est accepté sur la plateforme. Le code est à usage unique et valable 6 mois à compter de sa date d’émission. Passé ce délai, vous devez contacter l’assistance pour en obtenir un nouveau.

Étape 3 — Se connecter à votre espace professionnel EDOF

Une fois l’habilitation validée, la connexion à EDOF devient simple. Rendez-vous sur of.moncompteformation.gouv.fr et identifiez-vous avec vos identifiants EFP Connect (e-mail + mot de passe).

Complétez le CAPTCHETAT, puis accédez à votre espace professionnel rattaché au SIRET de votre établissement. Vous pouvez alors gérer votre catalogue de formations, traiter les inscriptions et suivre vos dossiers CPF.

Si vous gérez plusieurs établissements (SIRET), vous pouvez basculer entre eux depuis votre espace EFP Connect, à condition d’avoir été habilité pour chacun d’entre eux.

Cas particulier — Vous aviez déjà un compte Mes Démarches

Si vous étiez déjà habilité à EDOF via l’ancien portail MDEF, la bonne nouvelle est que vos identifiants restent valables. Vous n’avez pas besoin de créer un nouveau compte EFP Connect ni de redemander une habilitation.

En revanche, lors de votre première connexion après le 14 novembre 2024, vous devez réinitialiser votre mot de passe. Cliquez sur « Réinitialiser mon mot de passe » sur la page de connexion. Seule la mire de connexion (l’interface d’identification) a changé — les fonctionnalités de votre espace EDOF restent identiques.

Si vous aviez le rôle de « gestionnaire des accès » sur l’ancien portail MDEF, ce rôle a été automatiquement conservé dans EFP Connect. Vous restez responsable des accès EDOF pour votre organisme.

Attention : si vous n’avez plus accès à l’adresse e-mail utilisée comme identifiant, vous devrez recréer un compte avec une adresse professionnelle valide et redemander l’habilitation à EDOF auprès du responsable des accès de votre organisme. Si ce responsable n’est plus joignable, contactez l’assistance de la Caisse des Dépôts au 09 70 82 35 51.

Que faire en cas de problème de connexion à EDOF ?

Les blocages les plus fréquents observés chez les organismes de formation relèvent de trois situations.

Le code responsable des accès est expiré. Rappelons qu’il est à usage unique et valable 6 mois. Si votre code a expiré ou s’il a déjà été utilisé, contactez l’assistance de la Caisse des Dépôts pour en recevoir un nouveau. Depuis avril 2025, c’est directement la CDC qui gère l’envoi de ces codes.

Aucun responsable des accès n’est identifié dans votre organisme. C’est un cas courant lorsque la personne qui détenait ce rôle a quitté l’entreprise sans transférer ses accès. Dans cette situation, adressez un e-mail à drca_mcf_OF_N1@caissedesdepots.fr en fournissant les pièces demandées, ou appelez le 09 70 82 35 51 du lundi au vendredi, de 9h à 17h (appel non surtaxé).

Le CAPTCHETAT ne s’affiche pas ou ne valide pas. Ce captcha officiel de l’État peut poser des difficultés sur certains navigateurs. Essayez avec un navigateur récent (Chrome, Firefox, Edge), désactivez les extensions de blocage de scripts, et videz le cache de votre navigateur.

Pour aller plus loin sur l’utilisation de la plateforme EDOF et le référencement de vos formations éligibles au CPF, consultez notre guide complet sur EDOF pour les organismes de formation.

FAQ — Connexion à EDOF via EFP Connect

EFP Connect et EDOF, quelle différence ?

EFP Connect est le portail d’authentification du ministère du Travail. Il donne accès à plus de 20 services numériques, dont EDOF. EDOF (Espace des Organismes de Formation) est le service spécifique de la Caisse des Dépôts qui permet de gérer votre catalogue de formations CPF sur Mon Compte Formation.

Dois-je créer un nouveau compte si j’avais un accès via Mes Démarches ?

Non. Si vous étiez habilité à EDOF via l’ancien portail MDEF, vos identifiants sont conservés. La seule action requise est une réinitialisation de votre mot de passe lors de la première connexion sur EFP Connect.

Combien de temps dure la procédure d’accès à EDOF pour un nouvel organisme ?

La création du compte EFP Connect est immédiate. L’habilitation à EDOF dépend du délai de validation par le responsable des accès. Ensuite, la demande de référencement auprès de la Caisse des Dépôts prend environ 2 mois (accusé de réception sous 11 jours ouvrés, puis vérification des pièces).

Puis-je avoir plusieurs comptes par organisme sur EDOF ?

Oui. Chaque collaborateur peut disposer de son propre compte EFP Connect et être habilité à EDOF pour un ou plusieurs établissements (SIRET). Le responsable des accès gère les habilitations de l’ensemble des utilisateurs depuis son espace EFP Connect.

Que faire si le code responsable des accès a expiré ?

Le code est à usage unique et valable 6 mois. Si votre code est expiré ou si aucun responsable des accès n’est identifié dans votre organisme, contactez l’assistance de la Caisse des Dépôts au 09 70 82 35 51 ou par e-mail à drca_mcf_OF_N1@caissedesdepots.fr pour obtenir un nouveau code.

La certification Qualiopi est-elle obligatoire pour accéder à EDOF ?

Oui. Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tout organisme souhaitant proposer des formations éligibles au CPF sur Mon Compte Formation. Sans Qualiopi, votre demande de référencement sur EDOF sera rejetée. Seule exception : les organismes dont les actions sont exclusivement destinées aux élus locaux et dont le CA est inférieur à 150 000 €, pour lesquels l’obligation s’applique depuis le 1er janvier 2024.

Pour un accompagnement complet sur votre référencement EDOF et la gestion de votre espace professionnel, découvrez notre service dédié aux organismes de formation sur EDOF.

Comment choisir son organisme certificateur Qualiopi ?

Choisir son organisme certificateur Qualiopi est une décision stratégique qui peut influencer directement le bon déroulement de votre audit, les coûts engagés et même vos chances de réussite. Avec près de 38 certificateurs accrédités sur le marché en 2026, tous ne se valent pas en matière de tarifs, de réactivité ou de qualité d’accompagnement. Un mauvais choix peut entraîner des retards, des surcoûts ou une expérience d’audit stressante. Ce guide vous donne les critères concrets pour comparer les certificateurs et faire le bon choix dès le départ.

En résumé :

• ~38 certificateurs accrédités par le COFRAC en 2026
• Fourchette de prix : entre 990 € et 3 000 € HT pour un audit initial (hors frais annexes)
• Délai moyen entre la demande et l’audit : 1 à 4 mois selon le certificateur
• Critères clés : tarif global, délais, couverture géographique, outils, avis clients, CGV

Qu’est-ce qu’un organisme certificateur Qualiopi ?

Un organisme certificateur Qualiopi est un organisme tiers accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation) — ou, dans certains cas, une instance de labellisation reconnue par France Compétences — habilité à évaluer et délivrer la certification Qualiopi aux prestataires d’actions de formation, de bilans de compétences, de VAE et d’apprentissage.

Concrètement, le certificateur :

• Réalise l’audit initial (examen documentaire + visite sur site ou à distance) pour vérifier la conformité aux 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ).
• Prend la décision de certification via un comité indépendant qui valide ou refuse la délivrance du certificat.
• Conduit l’audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois suivant l’audit initial.
• Réalise l’audit de renouvellement au bout de 3 ans pour prolonger la certification.

Le certificateur doit respecter des exigences strictes d’indépendance et d’impartialité conformément à la norme NF EN ISO/IEC 17065. Il ne peut pas vous conseiller sur la manière de vous préparer — son rôle se limite à évaluer votre conformité.

La liste officielle des certificateurs accrédités est publiée et mise à jour par le Ministère du Travail sur travail-emploi.gouv.fr.

Prérequis avant de choisir votre certificateur

Avant de contacter un certificateur, assurez-vous de remplir les conditions suivantes :

• Disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) auprès de la DREETS, ou au minimum d’une preuve de dépôt de demande.
• Avoir réalisé au moins une prestation correspondant aux catégories d’actions visées (formation, bilan de compétences, VAE ou apprentissage).
• Avoir structuré vos preuves en lien avec les 32 indicateurs du RNQ — programmes de formation, conventions de formation, questionnaires de satisfaction, etc.
• Définir vos catégories d’actions : chaque catégorie supplémentaire allonge la durée de l’audit et impacte le coût.

Si ces prérequis ne sont pas remplis, il est prématuré de choisir un certificateur. Concentrez-vous d’abord sur la structuration de votre organisme et la préparation de votre dossier.

Critère 1 — Le tarif global (pas seulement le prix de l’audit)

Le tarif est souvent le premier critère comparé, mais c’est aussi celui qui réserve le plus de surprises. La fourchette de prix pour un audit initial se situe entre 990 € et 3 000 € HT pour un organisme dont le chiffre d’affaires formation est inférieur à 150 000 €.

Mais le coût réel va au-delà du prix affiché. Voici les postes à vérifier dans chaque devis :

Poste de coût	À vérifier
Audit initial	Prix de la journée d’audit (1 jour si CA < 150 000 €, 2 jours au-delà)
Frais de déplacement	Inclus au forfait ou facturés au réel ? Un auditeur éloigné peut coûter 200 à 500 € de plus
Audit de surveillance	Inclus dans le devis initial ou facturé séparément ?
Frais de dossier / gestion	Certains certificateurs facturent des frais administratifs annuels
Frais de réservation de date	Certains facturent la simple prise de rendez-vous
Redevance annuelle	Peu courante, mais elle existe chez quelques certificateurs
Audit complémentaire	En cas de non-conformités majeures, l’audit complémentaire peut être facturé en supplément

Conseil terrain : demandez systématiquement 3 à 5 devis et comparez le coût total sur 3 ans (audit initial + surveillance + frais annexes), pas seulement le prix de l’audit initial. Sur l’ensemble du cycle de certification, les écarts peuvent dépasser 1 000 € entre deux certificateurs.

Lisez attentivement les Conditions Générales de Vente (CGV). Certains certificateurs appliquent des frais de résiliation, des pénalités de replanification ou des frais de transfert pouvant atteindre 300 € HT si vous souhaitez changer de certificateur en cours de cycle.

Critère 2 — Les délais d’obtention d’une date d’audit

La réactivité du certificateur est un enjeu souvent sous-estimé. Selon les périodes de l’année et la charge du certificateur, le délai entre votre demande et la date effective d’audit peut varier de quelques semaines à plusieurs mois.

Points à vérifier :

• Délai de réponse au devis : un certificateur qui met plus de 10 jours à vous envoyer un devis sera probablement lent sur le reste du process.
• Disponibilité des auditeurs : les certificateurs font appel à des auditeurs indépendants dont le planning peut être chargé, surtout entre septembre et décembre (pic d’activité).
• Possibilité de replanifier : en cas d’empêchement, quelles sont les conditions et les frais pour reporter votre audit ?

Conseil terrain : si vous avez une deadline précise (par exemple, vous devez être certifié avant de déposer un dossier EDOF ou répondre à un appel d’offres), contactez les certificateurs au moins 3 à 4 mois à l’avance. Les créneaux partent vite, et un retard de quelques semaines peut coûter cher en opportunités manquées.

Critère 3 — La couverture géographique et les modalités d’audit

L’audit initial se déroule obligatoirement en présentiel pour une journée (ou deux si votre CA formation dépasse 150 000 €). Si votre certificateur ne dispose pas d’auditeurs proches de votre zone géographique, les frais de déplacement peuvent sensiblement alourdir la facture.

Quelques points à clarifier :

• Le certificateur a-t-il des auditeurs dans votre région ?
• Les frais de mission sont-ils au forfait (fixés à l’avance) ou au réel (calculés après l’audit) ?
• L’audit de surveillance peut-il se dérouler à distance (visioconférence) ? La réglementation l’autorise, mais tous les certificateurs ne le proposent pas systématiquement.

À noter : si vous réalisez votre audit initial en présentiel, l’audit de surveillance aura lieu à distance (et inversement). Renseignez-vous sur le format préférentiel de chaque certificateur.

Critère 4 — Les outils et ressources proposés

Certains certificateurs offrent des outils et ressources qui peuvent faciliter votre préparation :

• Plateforme en ligne de dépôt des documents de preuves en amont de l’audit (ce qui fluidifie le jour J).
• Guides méthodologiques détaillant les attentes pour chaque indicateur du RNQ.
• Webinaires ou vidéos explicatives sur le déroulement de l’audit et les bonnes pratiques.
• Checklists interactives pour vérifier la conformité de votre dossier.

Ces outils ne sont pas obligatoires, mais ils témoignent du niveau de professionnalisme et de l’investissement du certificateur dans l’expérience client. Un certificateur qui a digitalisé son parcours de certification (suivi en temps réel du dossier, communication simplifiée avec l’auditeur) offre généralement une expérience plus fluide.

Attention : ne confondez pas les outils du certificateur avec un accompagnement à la préparation. Le certificateur ne peut pas vous accompagner dans la mise en conformité de votre organisme — c’est une exigence d’impartialité. Si vous avez besoin d’un accompagnement pour préparer votre dossier, il faut faire appel à un cabinet de conseil indépendant.

Critère 5 — Les avis clients et la réputation

Les retours d’expérience d’autres organismes de formation constituent un indicateur fiable de la qualité d’un certificateur. Voici comment les évaluer :

• Avis Google : consultez les notes et les commentaires. Un certificateur avec une note supérieure à 4,5/5 sur un volume significatif d’avis (100+) inspire confiance.
• Réseaux professionnels : dans les groupes LinkedIn ou Facebook dédiés aux organismes de formation, la question « quel certificateur choisir ? » revient régulièrement. Lisez les retours concrets.
• Nombre d’organismes certifiés : un certificateur qui a certifié plusieurs milliers d’organismes a fait ses preuves en matière de fiabilité et de pérennité.

La pérennité du certificateur est un critère souvent négligé. Si votre certificateur perd son accréditation COFRAC en cours de cycle, vous devrez transférer votre certificat vers un autre organisme dans un délai de 6 mois — une situation stressante et coûteuse. Plusieurs cas récents l’illustrent : Qualinow a vu son accréditation retirée en juin 2025, et BCI France a été suspendu en janvier 2026. Privilégiez donc un certificateur financièrement solide et bien établi sur le marché.

Les erreurs fréquentes à éviter

Choisir uniquement sur le prix. Le certificateur le moins cher n’est pas forcément le plus avantageux. Des frais cachés (déplacement, gestion, redevance) peuvent inverser le classement une fois le coût total calculé.

Ne pas lire les CGV. Les conditions de replanification, de résiliation et de transfert varient considérablement d’un certificateur à l’autre. Ne signez pas sans avoir lu ces clauses.

Sous-estimer les délais. Contacter un certificateur 3 semaines avant la date souhaitée est irréaliste. Anticipez votre choix dès le début de votre préparation.

Confondre certificateur et accompagnateur. Le certificateur évalue votre conformité — il ne vous prépare pas à l’audit. Si vous avez besoin d’un accompagnement certification Qualiopi, faites appel à un prestataire spécialisé en amont.

Ignorer la question du transfert. Vous n’êtes pas lié à votre certificateur à vie. Il est tout à fait possible de changer de certificateur au moment de l’audit de surveillance ou du renouvellement. La procédure est simple : le nouveau certificateur prend en charge le transfert. Vérifiez simplement que votre certificateur actuel ne facture pas de frais de transfert excessifs.

Peut-on changer de certificateur Qualiopi ?

Oui, le changement de certificateur est libre et encadré. Vous pouvez transférer votre certificat à tout moment du cycle de certification (sous réserve des délais contractuels).

La procédure est simple :

1. Vous contactez le nouveau certificateur et lui transmettez votre certificat en cours.
2. Le nouveau certificateur prend en charge la procédure de transfert (vérification du certificat, planification du prochain audit).
3. Votre ancien certificateur est informé et clôture votre dossier.

Astuce : certains certificateurs prennent en charge les frais de transfert pour attirer de nouveaux clients. N’hésitez pas à négocier ce point.

Vous n’êtes pas non plus obligé de conserver le même certificateur entre l’audit initial et le renouvellement. C’est un levier de négociation utile si vous n’êtes pas satisfait de votre premier choix.

FAQ

Combien de certificateurs Qualiopi existe-t-il en 2026 ?

En 2026, on dénombre environ 38 organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le COFRAC à délivrer la certification Qualiopi. La liste officielle est publiée par le Ministère du Travail et mise à jour régulièrement sur travail-emploi.gouv.fr.

Comment vérifier qu’un certificateur est bien accrédité ?

Consultez le site du COFRAC (cofrac.fr) et recherchez le certificateur dans le moteur de recherche EasySearch. Vérifiez que son statut est « Accrédité » sans mention de suspension. Vous pouvez aussi consulter la liste officielle du Ministère du Travail.

Combien coûte la certification Qualiopi au total ?

Le coût de l’audit initial varie entre 990 € et 3 000 € HT selon votre chiffre d’affaires formation et le nombre de catégories d’actions. Ajoutez les frais de déplacement, l’audit de surveillance (entre 600 € et 1 500 € HT) et d’éventuels frais de dossier. Sur un cycle complet de 3 ans, prévoyez un budget entre 2 000 € et 5 000 € HT selon votre profil.

L’audit initial peut-il se faire à distance ?

L’audit initial se déroule obligatoirement en présentiel pour les organismes dont le CA formation est inférieur à 150 000 €. Au-delà, il dure deux jours. En revanche, l’audit de surveillance peut se dérouler à distance en visioconférence, sous réserve que le certificateur propose cette modalité.

Que se passe-t-il si mon certificateur perd son accréditation ?

Si votre certificateur perd son accréditation COFRAC, vous disposez d’un délai de 6 mois pour transférer votre certificat vers un autre organisme accrédité. Si vous ne réalisez pas ce transfert dans le délai imparti, votre certification Qualiopi n’est plus valide et vous perdez l’accès aux financements publics.

Peut-on demander un audit blanc au certificateur ?

Certains certificateurs proposent un pré-audit ou audit blanc, mais cette prestation n’est pas systématique et peut être facturée en supplément. Pour un audit blanc réalisé en toute indépendance, il est préférable de faire appel à un prestataire extérieur spécialisé qui ne sera pas juge et partie.

Faites le bon choix dès le départ

Le choix de votre organisme certificateur Qualiopi mérite une analyse rigoureuse. Comparez les devis, lisez les CGV, vérifiez les avis et anticipez les délais. Un bon certificateur ne garantit pas votre réussite à l’audit — mais un mauvais choix peut sérieusement compliquer votre parcours.

Chez PPF Conseil Formation, nous accompagnons les organismes de formation dans toute leur démarche de certification Qualiopi — de la structuration des preuves au choix du certificateur, jusqu’à l’assistance le jour de l’audit. En tant que cabinet de conseil indépendant, nous ne sommes liés à aucun certificateur et pouvons vous orienter en toute objectivité.

Prenez un rendez-vous gratuit pour préparer votre certification dans les meilleures conditions.

Combien coûte un dépôt de dossier RNCP ?

Le dépôt d’un dossier d’enregistrement au RNCP auprès de France Compétences est gratuit. La téléprocédure ne facture aucun frais de dossier. En revanche, le budget réel d’un projet RNCP se situe entre 3 500 et 15 000 € HT, voire davantage, selon le niveau d’accompagnement choisi et la complexité de votre certification.

Cette fourchette large s’explique par plusieurs variables : premier dépôt ou renouvellement, nombre de blocs de compétences, existence ou non de promotions déjà formées, et surtout le choix entre un accompagnement complet ou un montage en autonomie. Voici le détail, poste par poste.

Le dépôt auprès de France Compétences : une téléprocédure gratuite

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les demandes d’enregistrement au RNCP passent par une téléprocédure 100 % dématérialisée, accessible sur le site de France Compétences. Cette procédure est encadrée par l’arrêté du 4 janvier 2019, pris en application des articles L. 6113-5 et L. 6113-6 du Code du travail.

Aucun frais de dossier, aucune redevance, aucun droit d’inscription n’est demandé au certificateur. Le dépôt en lui-même ne coûte rien. Aucun envoi papier n’est accepté : tout se fait en ligne.

Le coût réel d’un projet RNCP se concentre donc ailleurs : dans la préparation du dossier et dans le temps humain nécessaire pour atteindre le niveau d’exigence de France Compétences.

Les facteurs qui font varier le coût d’un dépôt RNCP

Le budget global dépend de cinq variables principales. La première, et la plus déterminante, est le type d’accompagnement que vous choisissez. Entre un dossier monté intégralement en interne et un accompagnement complet clé en main, l’écart de prix est considérable.

Le degré de complexité de la certification joue également. Une certification avec 3 blocs de compétences et un seul métier visé sera moins coûteuse à documenter qu’une certification multisectorielle avec 6 blocs, des équivalences partielles et un réseau de co-certificateurs.

Le stade de maturité de votre certification pèse aussi. Si vous avez déjà formé plusieurs promotions, collecté des données d’insertion et structuré vos référentiels, le travail de montage est allégé. À l’inverse, un premier projet sans promotion existante nécessite un travail de fond plus lourd — et le décret n° 2025-500 du 6 juin 2025 rend cet exercice encore plus exigeant.

Exemples concrets par profil d’organisme

Voici trois scénarios types qui illustrent la réalité du budget RNCP. Ces estimations reposent sur les tarifs pratiqués par les principaux cabinets du marché en 2026.

Profil 1 — Petit OF indépendant, 1 certification, premier dépôt. Cet organisme propose une seule formation dans un domaine métier ciblé (coaching, bureautique, management). Il a formé 2 à 3 promotions. Il choisit un accompagnement RNCP complet pour sécuriser son premier dossier. Budget total estimé : 8 000 à 12 000 € HT, accompagnement inclus, hors temps interne.

Profil 2 — OF structuré, 2-3 certifications, équipe dédiée. Cet organisme a déjà une expérience de la certification (Qualiopi obtenue, voire un titre RS existant). Il confie la rédaction des référentiels à un consultant en mode partiel et gère la note d’opportunité en interne. Budget par certification : 5 000 à 7 000 € HT.

Profil 3 — CFA ou école, renouvellement, réseau de co-certificateurs. Le dossier est un renouvellement avec un historique de promotions solide. L’effort porte sur la mise à jour des données d’insertion et l’adaptation aux nouveaux critères du décret 2025-500. Un audit de relecture suffit. Budget estimé : 2 000 à 4 000 € HT.

Les coûts annexes à ne pas oublier

Le poste le plus sous-estimé dans un projet RNCP est le temps humain interne. Rédiger une note d’opportunité, constituer les référentiels d’activités et de compétences, collecter les données d’insertion, organiser les jurys : tout cela mobilise vos équipes sur 100 à 300 heures, réparties sur 3 à 9 mois. Pour un responsable pédagogique facturé en interne à 40 €/h, cela représente un coût caché de 4 000 à 12 000 €.

Le coût d’un re-dépôt après refus est l’autre angle mort. Le taux d’acceptation au RNCP se situe autour de 30 à 40 % pour les dossiers « sur demande » (hors ministères). Le taux est encore plus bas au Répertoire Spécifique : 10 à 15 %. Un refus signifie un entretien d’explicitation avec France Compétences, une reprise du dossier, et souvent un nouvel accompagnement facturé au tarif horaire.

Autres postes à anticiper : la réalisation d’une étude de marché pour documenter la valeur d’usage de votre certification (obligatoire dans la note d’opportunité), et les frais éventuels de formation au montage de dossier — certains organismes proposent des sessions de 2 jours autour de 1 800 € HT par personne.

Après l’enregistrement, il faut aussi prévoir les coûts de vie de la certification : suivi des promotions, collecte des données d’insertion, organisation des jurys, et anticipation du renouvellement tous les 1, 3 ou 5 ans selon la décision de la commission.

Comment maîtriser le budget de votre dépôt RNCP

La première étape est de faire réaliser un audit de faisabilité avant de vous engager. Cet exercice, facturé entre 1 000 et 2 000 € HT par la plupart des cabinets, permet de valider que votre projet de certification a des chances réelles d’aboutir — et d’éviter d’investir 10 000 € dans un dossier voué au refus.

Si vos équipes disposent d’une compétence en ingénierie de certification, un accompagnement partiel (méthodologie + relecture) peut diviser le budget par deux par rapport à un accompagnement complet. Préparez en interne la note d’opportunité, les données de marché et les référentiels de base, puis faites relire et ajuster par un consultant spécialisé.

Pensez aussi à mutualiser les coûts si vous prévoyez plusieurs certifications. Certains cabinets proposent des tarifs dégressifs pour un lot de 2 ou 3 dossiers déposés simultanément. Le référentiel d’évaluation, les process qualité et les modèles de PV de jury peuvent être réutilisés d’un dossier à l’autre.

Vérifiez enfin si votre OPCO peut prendre en charge tout ou partie de l’accompagnement. Certaines prestations de conseil sont éligibles au plan de développement des compétences, ce qui peut réduire significativement votre reste à charge.

FAQ — Coût d’un dépôt RNCP

Le dépôt RNCP est-il payant auprès de France Compétences ?

Non. La téléprocédure de dépôt auprès de France Compétences est entièrement gratuite. Aucun frais de dossier n’est facturé, que ce soit pour un premier enregistrement ou un renouvellement. Le coût d’un projet RNCP provient de la préparation du dossier et, le cas échéant, de l’accompagnement par un cabinet spécialisé.

Peut-on déposer un dossier RNCP sans accompagnement ?

Oui, c’est légalement possible. Mais le taux d’acceptation des dossiers « sur demande » au RNCP se situe autour de 30 à 40 %. Sans expertise en ingénierie de certification, le risque de refus est élevé — et un refus entraîne des coûts de reprise. La plupart des organismes qui réussissent leur premier dépôt se sont fait accompagner, au minimum sur la relecture du dossier.

Combien de temps dure l’instruction d’un dossier RNCP ?

Après le dépôt, France Compétences instruit le dossier en 5 à 9 mois en moyenne. Le dossier passe par une phase de recevabilité, une instruction par un référent, une supervision, puis un examen en commission. Au total, entre le début de la préparation et la décision finale, comptez 9 à 18 mois.

Quelle différence de coût entre un dossier RNCP et un dossier RS ?

Un dossier RS est généralement moins coûteux qu’un dossier RNCP : entre 2 500 et 6 000 € HT en accompagnement, contre 5 000 à 12 500 € HT pour le RNCP. Le RS porte sur des compétences complémentaires (6 critères), tandis que le RNCP vise une certification professionnelle complète (9 critères). Le volume de travail et de preuves à fournir est proportionnellement plus important au RNCP.

Le coût d’un renouvellement RNCP est-il le même qu’un premier dépôt ?

Non, un renouvellement coûte en général 30 à 50 % de moins qu’un premier dépôt. Les référentiels existent déjà, les promotions ont été formées, et les données d’insertion sont disponibles. L’effort porte sur la mise à jour des documents et l’adaptation aux éventuels nouveaux critères — comme ceux du décret n° 2025-500.

Peut-on financer l’accompagnement RNCP par un OPCO ?

Dans certains cas, oui. Les prestations de conseil et d’ingénierie de certification peuvent être éligibles au plan de développement des compétences financé par votre OPCO. Les formations au montage de dossier RNCP (sessions de 1 à 2 jours) sont aussi potentiellement prises en charge. Rapprochez-vous de votre OPCO pour vérifier les conditions d’éligibilité.

Si vous envisagez un enregistrement au RNCP et souhaitez évaluer le budget de votre projet, nos consultants peuvent réaliser un diagnostic de faisabilité pour déterminer le niveau d’accompagnement adapté à votre situation. Découvrez notre accompagnement au dépôt de titre RNCP.

Quelles sont les nouvelles règles de sous-traitance Qualiopi en 2025 ?

Depuis le 1er avril 2024, la sous-traitance dans le secteur de la formation professionnelle a profondément changé. Le décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023 a imposé un ensemble de nouvelles obligations aux organismes donneurs d’ordre comme à leurs sous-traitants. En parallèle, la version 9 du guide de lecture Qualiopi a précisé les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) applicables aux prestations sous-traitées. En 2025, ces règles sont pleinement en vigueur — et une première campagne de déclaration obligatoire sur EDOF est ouverte jusqu’au 31 décembre 2025.

Voici ce que vous devez savoir pour rester en conformité.

L’essentiel

• Plafond à 80 % : vous ne pouvez pas sous-traiter plus de 80 % de votre chiffre d’affaires CPF annuel
• Qualiopi obligatoire pour les sous-traitants réalisant une action CPF (sauf exceptions micro-entrepreneur)
• Contrat écrit obligatoire avec 7 mentions réglementaires depuis le 1er avril 2024
• Sous-traitance en cascade interdite : votre sous-traitant ne peut re-sous-traiter à son tour
• Déclaration EDOF obligatoire avant le 31 décembre 2025 pour tous les OF référencés sur Mon Compte Formation

Changement 1 — Le plafond de 80 % du chiffre d’affaires CPF

Depuis le 1er avril 2024, un organisme de formation peut sous-traiter jusqu’à 80 % de son chiffre d’affaires réalisé sur Mon Compte Formation Certifopac. Ce plafond est fixé par l’arrêté du 3 janvier 2024.

Ce que ça signifie concrètement : si votre organisme réalise 100 000 € de chiffre d’affaires CPF sur l’année, vous ne pouvez confier qu’au maximum 80 000 € à des sous-traitants. Les 20 % restants doivent être délivrés avec vos propres formateurs ou salariés.

Cette règle vise à mettre fin au phénomène des OF « coquilles vides » qui n’assuraient aucune prestation en direct, se contentant de gérer de la sous-traitance en totalité.

Attention à une subtilité importante : cette limite s’applique uniquement aux actions éligibles au CPF. La sous-traitance dans le cadre d’autres financements (OPCO, Régions, fonds propres) n’est pas soumise à ce plafond chiffré — même si elle reste encadrée par le RNQ.

Changement 2 — La certification Qualiopi devient obligatoire pour les sous-traitants CPF

C’est l’un des changements les plus impactants du décret n°2023-1350. Depuis le 1er avril 2024, tout sous-traitant qui réalise une action de formation financée par le CPF doit obligatoirement être certifié Qualiopi. Certifopac

Auparavant, seul le donneur d’ordre était tenu d’être certifié. Le sous-traitant pouvait intervenir sans Qualiopi, sous couvert de la certification de l’organisme principal. Ce « portage Qualiopi » est désormais interdit.

Les deux exceptions à connaître :

Situation	Qualiopi exigée ?
Sous-traitant relevant du régime micro-social avec un CA annuel < 77 700 € HT	Non — dispensé
Sous-traitant intervenant sur une partie d’une formation (pas un bloc de compétences complet RNCP/RS)	Non — dispensé de l’habilitation, mais NDA requis
Tous les autres cas (SASU, SARL, EI hors micro, association…)	Oui — obligatoire

Hors CPF, la règle est différente. Pour les formations financées hors CPF (OPCO, Région, fonds propres), la certification Qualiopi n’est pas exigée pour les sous-traitants, à condition que le donneur d’ordre soit certifié et assure un encadrement documenté (indicateur 27 du RNQ). Formagora

Un point que beaucoup d’organismes négligent : même hors CPF, le sous-traitant doit impérativement disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Sans NDA, la prestation est hors cadre légal, quelle que soit la nature du financement.

Changement 3 — Le contrat écrit est obligatoire avec 7 mentions réglementaires

Depuis le 1er avril 2024, chaque contrat de sous-traitance doit être rédigé par écrit et contenir les informations suivantes : les missions confiées au sous-traitant, le contenu et la sanction de la formation, les moyens mobilisés, les conditions de réalisation et de suivi de l’action, la durée, la période de réalisation et le montant de la prestation. Mon Compte Formation

Un accord oral, un email ou un simple bon de commande ne suffisent plus.

Ces 7 mentions obligatoires ne sont pas une formalité : lors d’un audit Qualiopi, l’auditeur peut demander à consulter vos contrats de sous-traitance. En l’absence d’un contrat conforme, en l’absence d’un contrat clair, la réglementation impose à l’organisme certificateur d’évaluer tous les indicateurs applicables à la catégorie d’action concernée Certifopac — ce qui alourdit considérablement l’audit et expose à des non-conformités.

Pour aller plus loin sur la rédaction d’un contrat conforme, consultez notre article sur le statut de formateur sous-traitant Qualiopi.

Changement 4 — L’interdiction de la sous-traitance en cascade

Le décret interdit explicitement la sous-traitance en cascade. Vos sous-traitants n’ont plus le droit de sous-traiter à leur tour les actions que vous leur confiez. Dendreo

Cette mesure répond à une pratique frauduleuse identifiée dans le cadre du CPF : certains organismes confiaient des prestations à des intermédiaires, qui eux-mêmes déléguaient à d’autres prestataires, rendant tout contrôle de qualité impossible et facilitant les détournements de fonds.

En pratique : si vous découvrez qu’un de vos sous-traitants a lui-même externalisé une action que vous lui avez confiée, votre responsabilité en tant que donneur d’ordre est engagée. Il est donc indispensable d’intégrer une clause d’interdiction de sous-traitance en cascade dans tous vos contrats.

Changement 5 — La V9 du guide de lecture Qualiopi et l’indicateur 27

La version 9 du guide de lecture du RNQ, applicable depuis le 8 mars 2024, a précisé la répartition des responsabilités entre donneurs d’ordre et sous-traitants dans le cadre de l’audit Qualiopi.

Les indicateurs 4, 6, 8, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 27, 31 et 32 s’appliquent dans les mêmes conditions pour le sous-traitant et le donneur d’ordre. Certif-ICPF En revanche, les indicateurs 1, 2 et 3 (information du public, résultats, communication) relèvent exclusivement du donneur d’ordre.

L’indicateur 27 reste central pour le donneur d’ordre. L’indicateur 27 de la certification Qualiopi implique que, si l’organisme de formation recourt à de la sous-traitance, il doit démontrer les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au présent référentiel par le sous-traitant. Digiforma

Concrètement, lors d’un audit, l’auditeur peut vous demander :

• votre procédure de sélection des sous-traitants
• les contrats signés avec les sous-traitants et leurs clauses qualité
• les grilles d’évaluation des prestations réalisées
• les éléments de traçabilité (feuilles d’émargement, attestations, évaluations transmises)

Une mise en garde terrain : dans notre accompagnement de plus de 300 organismes, nous constatons régulièrement que les donneurs d’ordre sous-estiment leur responsabilité sur l’indicateur 27. Une non-conformité constatée chez un sous-traitant lors d’un audit peut entraîner une non-conformité pour le donneur d’ordre — même si ce dernier est certifié Qualiopi depuis plusieurs années. La sélection et le suivi de vos sous-traitants ne sont pas optionnels.

Changement 6 — La déclaration annuelle de sous-traitance sur EDOF

C’est la nouveauté 2025 la plus concrète pour les organismes référencés sur Mon Compte Formation. Les organismes de formation doivent se rendre sur leur espace professionnel EDOF avant le 31 décembre 2025 afin de déclarer leur volumétrie de recours à la sous-traitance. Mon Compte Formation

Ce que vous devez déclarer :

• votre chiffre d’affaires total sur Mon Compte Formation (période du 1er avril au 31 décembre 2024)
• votre chiffre d’affaires sous-traité sur la même période
• le nombre de sous-traitants avec qui vous avez signé un contrat
• la conformité de vos sous-traitants (NDA, Qualiopi, habilitation à former)

L’ensemble des organismes de formation référencés sur Mon Compte Formation doivent effectuer cette déclaration, y compris ceux qui n’ont pas eu recours à la sous-traitance en 2024. Mon Compte Formation L’absence de déclaration est donc une non-conformité en soi.

Ce que vous devez faire maintenant

Si vous êtes donneur d’ordre :

1. Vérifiez le statut de vos sous-traitants CPF : sont-ils certifiés Qualiopi ? Disposent-ils d’un NDA valide ? Vous pouvez vérifier la certification Qualiopi via l’Annuaire des Entreprises (onglet « Labels et certificats »).
2. Auditez vos contrats : contiennent-ils les 7 mentions obligatoires ? Une clause d’interdiction de sous-traitance en cascade est-elle présente ?
3. Calculez votre ratio de sous-traitance CPF : êtes-vous sous les 80 % ?
4. Effectuez votre déclaration EDOF avant le 31 décembre 2025.
5. Mettez à jour votre procédure indicateur 27 : sélection, suivi, traçabilité des prestations sous-traitées.

Si vous êtes sous-traitant :

1. Vérifiez si vous êtes soumis à l’obligation Qualiopi (régime juridique + CA annuel).
2. Assurez-vous de disposer d’un NDA valide.
3. Ne sous-traitez jamais à votre tour une action qui vous est confiée.

FAQ

La règle des 80 % s’applique-t-elle à toutes mes formations ou uniquement aux formations CPF ?

Elle s’applique uniquement aux formations éligibles au CPF, c’est-à-dire celles référencées sur Mon Compte Formation. La sous-traitance pour les formations financées par les OPCO, les Régions ou sur fonds propres n’est pas soumise à ce plafond chiffré.

Mon sous-traitant est auto-entrepreneur : doit-il quand même être certifié Qualiopi ?

Pas nécessairement. Un sous-traitant relevant du régime micro-social avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 77 700 € HT est dispensé de l’obligation de certification Qualiopi pour les actions CPF. Au-delà de ce seuil, l’obligation s’applique quel que soit le statut juridique.

Que risque-t-on si l’on dépasse le plafond des 80 % de sous-traitance CPF ?

La Caisse des Dépôts (CDC) peut engager une procédure de déréférencement de votre organisme de Mon Compte Formation pour une durée pouvant atteindre 12 mois. En cas de manquement grave, une suspension immédiate des paiements de 6 mois est possible. Le risque financier et d’image est donc majeur.

Un sous-traitant non certifié Qualiopi peut-il tout de même intervenir sur une formation financée hors CPF ?

Oui, à condition que vous soyez certifié Qualiopi en tant que donneur d’ordre, que vous établissiez un contrat écrit, et que vous documentiez le suivi qualité conformément à l’indicateur 27 du RNQ. La preuve de compétence du sous-traitant (CV, références, diplômes) doit être conservée dans votre dossier qualité.

La déclaration EDOF est-elle obligatoire même si je n’ai pas de sous-traitants ?

Oui. Tous les organismes référencés sur Mon Compte Formation doivent effectuer la déclaration, qu’ils aient ou non eu recours à la sous-traitance en 2024. En cas d’absence de sous-traitance, vous devez tout de même renseigner un chiffre d’affaires sous-traité de 0 €.

Que prévoit la version 10 du RNQ pour la sous-traitance ?

Les évolutions attendues avec la V10 prévoient un contrôle encore plus strict de la chaîne qualité, avec une obligation de traçabilité continue des sous-traitants et une vérification régulière de leur conformité Qualiopi. Le périmètre d’obligation pourrait également s’étendre aux formations RNCP et RS financées sur fonds propres. Ces évolutions ne sont pas encore en vigueur à la date de publication de cet article.

Votre sous-traitance Qualiopi est-elle vraiment conforme ?

Les nouvelles règles de sous-traitance sont complexes et les zones de risque nombreuses : ratio à calculer, contrats à mettre à jour, indicateur 27 à documenter, déclaration EDOF à effectuer. Une seule anomalie lors d’un audit peut compromettre votre certification.

Chez PPF Conseil Formation, nous accompagnons les organismes de formation dans la mise en conformité de leur dispositif de sous-traitance : audit de vos contrats, structuration des preuves pour l’indicateur 27, préparation à l’audit blanc.

Prenez un rendez-vous gratuit pour faire le point sur votre situation.

Quelle est la différence entre un titre professionnel et un titre RNCP privé ?

Un titre professionnel et un titre RNCP privé sont deux types de certifications professionnelles inscrits au même répertoire — le RNCP, géré par France Compétences. Leur point commun : ils attestent tous les deux d’un niveau de qualification reconnu par l’État.

Leur différence principale tient à l’organisme qui les délivre. Le titre professionnel (TP) est créé et délivré par le ministère du Travail. Le titre RNCP dit « privé » est créé par un organisme certificateur privé — une école, un CFA, un organisme de formation — puis enregistré au RNCP après instruction par France Compétences (article L.6113-1 du Code du travail).

Pour un organisme de formation, cette distinction a des conséquences directes sur la stratégie de certification, l’accès au CPF et la commercialisation des formations.

Titre professionnel et titre RNCP privé : deux statuts, un même répertoire

Le RNCP recense environ 4 400 certifications actives (source : Onisep). On y trouve trois grandes catégories de certifications : les diplômes nationaux (licence, master, doctorat), les titres professionnels du ministère du Travail, et les titres à finalité professionnelle délivrés par des organismes privés ou des branches (CQP).

Le titre professionnel (TP) est conçu par la Direction générale de l’emploi et de la formation professionnelle (DGEFP). Il cible des métiers identifiés comme prioritaires par le ministère du Travail. Son enregistrement au RNCP est dit « de droit » : il n’a pas à passer par la procédure d’instruction standard de France Compétences.

Le titre RNCP privé (ou « titre à finalité professionnelle ») est créé par n’importe quel organisme certificateur — école, CFA, organisme de formation. Son enregistrement est dit « sur demande » : l’organisme dépose un dossier auprès de France Compétences, qui l’examine selon 9 critères d’évaluation (adéquation aux emplois visés, taux d’insertion, qualité des référentiels, etc.).

Sur le plan de la reconnaissance, les deux types de titres ont la même valeur sur le marché du travail. Une certification RNCP, qu’elle émane du ministère du Travail ou d’un organisme privé, atteste d’un niveau de qualification reconnu sur tout le territoire national et dans le cadre européen des certifications (CEC).

Ce que cela change concrètement pour un organisme de formation

Si vous dirigez un organisme de formation, la distinction entre titre professionnel et titre RNCP privé détermine votre stratégie de certification.

Option 1 : se faire habiliter sur un titre professionnel existant. Vous préparez vos apprenants à un TP déjà inscrit au RNCP par le ministère du Travail. Vous n’avez pas besoin de créer votre propre certification. En revanche, vous devez respecter le référentiel d’activités et de compétences défini par le ministère, sans possibilité de le modifier.

Option 2 : créer votre propre titre RNCP. Vous concevez une certification sur mesure, adaptée à un métier ou un secteur que vous connaissez. Vous déposez un dossier auprès de France Compétences. Cette démarche exige d’avoir formé au moins 2 promotions de titulaires et de démontrer un taux d’insertion professionnelle satisfaisant.

Sur le plan commercial, les deux options ouvrent les mêmes portes : éligibilité CPF, financement OPCO, alternance. La différence réside dans le degré de contrôle que vous avez sur la certification et dans la charge administrative du dépôt et du renouvellement.

Quel choix stratégique pour votre organisme ?

Le choix entre habilitation sur un titre professionnel existant et création d’un titre RNCP propre dépend de votre positionnement. Un organisme qui forme à des métiers déjà couverts par un TP du ministère du Travail (assistant de direction, développeur web, gestionnaire de paie…) gagne du temps en se faisant habiliter. Un organisme qui adresse un métier émergent ou un besoin sectoriel non couvert a intérêt à créer son propre titre RNCP ou envisager une habilitation.

Dans les deux cas, votre organisme doit être certifié Qualiopi pour accéder aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, Transitions Pro). La certification Qualiopi porte sur la qualité du processus de formation, tandis que le RNCP porte sur la certification professionnelle elle-même : ce sont deux démarches complémentaires, pas interchangeables.

FAQ

Un titre professionnel a-t-il la même valeur qu’un diplôme d’État ?

Non. Un titre professionnel atteste d’un niveau de qualification professionnelle, pas d’un niveau académique. Il ne donne pas accès automatique à la poursuite d’études en master, contrairement à une licence (niveau 6). En revanche, sur le marché du travail, un titre professionnel de niveau 5 a la même reconnaissance qu’un BTS de même niveau.

Un titre RNCP privé est-il reconnu par l’État ?

Oui. Dès lors qu’il est inscrit au RNCP par France Compétences, un titre à finalité professionnelle délivré par un organisme privé est reconnu par l’État. Cette reconnaissance porte sur le niveau de qualification et les compétences visées, pas sur un statut de diplôme national.

Peut-on financer une formation menant à un titre RNCP privé via le CPF ?

Oui. Toute certification inscrite au RNCP — qu’il s’agisse d’un titre professionnel du ministère du Travail ou d’un titre privé — est éligible au Compte Personnel de Formation (CPF). L’organisme de formation doit en parallèle disposer de la certification Qualiopi et être référencé sur la plateforme EDOF.

Quelle est la durée de validité d’un titre inscrit au RNCP ?

L’enregistrement au RNCP est accordé pour une durée maximale de 5 ans. Au terme de cette période, l’organisme certificateur doit déposer un dossier de renouvellement auprès de France Compétences. Sans renouvellement, la fiche devient inactive et la certification perd sa reconnaissance officielle.

Un organisme privé peut-il créer son propre titre RNCP ?

Oui. Tout organisme de formation, qu’il soit public ou privé, peut déposer une demande d’enregistrement d’un titre au RNCP. Le dossier doit démontrer l’adéquation avec les besoins du marché de l’emploi, un taux d’insertion satisfaisant sur au moins 2 promotions de titulaires, et des référentiels structurés en blocs de compétences.

Vous envisagez de créer ou de faire enregistrer un titre RNCP ?

Monter un dossier RNCP demande une ingénierie de certification rigoureuse — et les refus de France Compétences sont fréquents sur les premières soumissions. Un accompagnement structuré dès la phase de conception du référentiel réduit considérablement le risque de rejet.

Non-conformité Qualiopi : mineure ou majeure, que se passe-t-il vraiment ?

Vous venez de recevoir le rapport de votre auditeur Qualiopi et le mot « non-conformité » apparaît dans le document. C’est une situation plus fréquente qu’on ne le pense : la majorité des organismes de formation obtiennent leur certification avec au moins une non-conformité à corriger.

Cela ne signifie pas que tout est à refaire, ni que votre certification est compromise. Cela signifie qu’un ou plusieurs indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) n’ont pas été satisfaits au moment de l’audit. Ce qui change tout, c’est la nature de la non-conformité : mineure ou majeure. Les conséquences, les délais et les actions à mener sont très différents selon le cas.

L’essentiel à retenir

• Une non-conformité mineure = l’indicateur est partiellement satisfait → délai de correction de 3 mois en général
• Une non-conformité majeure = l’indicateur est absent ou totalement non satisfait → délai de correction plus court, risque de suspension ou de refus de certification
• Dans les deux cas, l’organisme doit fournir des preuves de correction à l’organisme certificateur
• L’obtention de la certification reste possible avec des non-conformités mineures ; elle est compromise par des non-conformités majeures non levées

Comprendre ce qu’est une non-conformité Qualiopi

Une non-conformité Qualiopi est un écart constaté par l’auditeur entre ce que l’organisme de formation met en œuvre et ce qu’exige le Référentiel National Qualité (RNQ). Le RNQ comprend 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Pour chaque indicateur, l’auditeur évalue si votre organisme répond aux exigences : complètement, partiellement, ou pas du tout.

Ce n’est pas un jugement global sur la qualité de vos formations. C’est une évaluation précise, indicateur par indicateur, basée sur des preuves documentaires que vous fournissez le jour de l’audit.

Deux types de non-conformités existent dans le cadre de l’audit Qualiopi :

Type	Définition	Gravité	Impact sur la certification
Mineure	Indicateur partiellement satisfait	Modérée	Certification possible sous réserve de correction
Majeure	Indicateur absent ou non satisfait	Élevée	Certification suspendue ou refusée si non levée

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Non-conformité mineure : ce que ça signifie et comment y répondre

Ce que l’auditeur a constaté

Une non-conformité mineure signifie que votre organisme prend en compte l’indicateur concerné dans ses pratiques, mais de façon incomplète ou insuffisamment formalisée. L’intention est là, la mise en œuvre partielle aussi — mais la preuve documentaire ou le déploiement systématique fait défaut.

Exemples concrets de non-conformités mineures :

• Vous disposez d’un questionnaire de satisfaction (indicateur 7 du critère 3) mais il n’est pas systématiquement administré à chaque session
• Vos programmes de formation existent mais ne mentionnent pas explicitement les modalités d’évaluation des acquis
• Vous avez un processus de traitement des réclamations, mais il n’est pas formalisé par écrit ni porté à la connaissance des bénéficiaires

Les délais et la procédure de correction

En cas de non-conformité mineure, l’organisme certificateur vous accorde généralement un délai de 3 mois pour apporter les corrections et fournir les preuves. Ce délai peut varier selon le certificateur, mais il est toujours précisé dans votre rapport d’audit.

La correction passe par :

1. L’identification précise de l’écart : quel indicateur, quel élément manque ou est insuffisant
2. La mise en place de l’action corrective : rédaction du document manquant, mise à jour du process, déploiement systématique
3. La constitution des preuves : captures d’écran, documents signés, exemples de mise en application
4. La transmission au certificateur dans le délai imparti

Si les preuves sont jugées satisfaisantes, la non-conformité est levée et votre certification est délivrée ou maintenue.

Non-conformité majeure : ce que ça signifie et comment réagir

Ce que l’auditeur a constaté

Une non-conformité majeure signifie que l’indicateur concerné n’est pas du tout pris en compte dans votre fonctionnement. Il ne s’agit pas d’un manque de formalisation : la pratique elle-même est absente. C’est un écart fondamental par rapport aux exigences du RNQ.

Exemples concrets de non-conformités majeures :

• Absence totale de processus d’évaluation des acquis en entrée et en sortie de formation (indicateurs 9 et 10 du critère 4)
• Aucune preuve de qualification ou d’expérience professionnelle des formateurs mobilisés (indicateur 5 du critère 2)
• Pas de suivi post-formation ni d’aucun indicateur de résultat (indicateurs du critère 5)
• Absence de programme de formation accessible aux bénéficiaires avant toute inscription

L’impact sur votre certification

Une non-conformité majeure est un signal fort. Selon les règles des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC :

• En audit initial : la certification ne peut pas être délivrée tant que la non-conformité majeure n’est pas levée. Un audit complémentaire ou de suivi peut être organisé.
• En audit de surveillance : une non-conformité majeure non levée dans les délais peut entraîner la suspension de la certification, voire son retrait.

Les délais accordés pour lever une non-conformité majeure sont généralement plus courts que pour une mineure — de quelques semaines à un mois selon le certificateur et la nature de l’écart.

Peut-on contester une non-conformité ?

Oui. Chaque organisme certificateur accrédité par le COFRAC dispose d’une procédure de réclamation et d’appel obligatoire. Si vous estimez qu’une non-conformité a été prononcée à tort — parce que vous disposiez bien des preuves mais qu’elles n’ont pas été présentées correctement, ou parce que l’interprétation de l’indicateur vous semble contestable — vous pouvez :

1. Formuler une réclamation écrite auprès de votre organisme certificateur dans le délai indiqué dans votre contrat ou votre rapport
2. Joindre les preuves supplémentaires que vous n’aviez pas soumises lors de l’audit
3. Demander un réexamen par un auditeur différent si la réclamation n’est pas satisfaisante

Cette démarche est distincte de la correction d’une non-conformité reconnue. Elle s’applique uniquement si vous contestez le constat lui-même, pas si vous admettez l’écart et souhaitez le corriger.

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Comment éviter les non-conformités la prochaine fois

La meilleure façon de limiter les non-conformités — mineures comme majeures — est d’anticiper. Voici les points de vigilance les plus souvent remontés lors des audits :

Checklist de prévention :

• ✅ Tous vos programmes de formation sont accessibles avant inscription et mentionnent objectifs, modalités pédagogiques, durée et modalités d’évaluation
• ✅ Vous disposez d’outils d’évaluation des acquis en entrée ET en sortie, systématiquement utilisés
• ✅ Les CV ou justificatifs d’expérience de vos formateurs sont à jour et archivés
• ✅ Votre processus de traitement des réclamations est formalisé, écrit, et communiqué aux bénéficiaires
• ✅ Vous avez mis en place un suivi post-formation avec indicateurs de résultat (insertion, satisfaction à froid, etc.)
• ✅ Votre convention de formation est conforme aux exigences légales et produite systématiquement
• ✅ Vous tenez un tableau de bord qualité mis à jour régulièrement avec vos indicateurs clés

Un audit blanc réalisé en amont de l’audit officiel permet d’identifier ces écarts avant qu’ils ne deviennent des non-conformités. C’est l’un des services que nous proposons chez PPF Conseil Formation.

FAQ — Non-conformités Qualiopi

Peut-on obtenir la certification Qualiopi malgré des non-conformités ?

Oui, si les non-conformités sont de nature mineure. La certification est délivrée sous réserve que vous leviez les non-conformités dans le délai imparti et que vos preuves soient validées par le certificateur. En revanche, une non-conformité majeure non levée bloque la délivrance de la certification.

Combien de non-conformités mineures peut-on avoir avant de se voir refuser la certification ?

Il n’existe pas de nombre maximum fixé par le RNQ. C’est l’organisme certificateur qui apprécie la situation globale. En pratique, plusieurs non-conformités mineures sur des indicateurs stratégiques peuvent amener le certificateur à conditionner la certification à un audit de suivi plutôt qu’à une simple vérification documentaire.

Quelle est la différence entre une non-conformité et une observation ?

Une observation est un écart de moindre importance, souvent une recommandation d’amélioration qui ne remet pas en cause la conformité de l’indicateur. Elle n’a pas de caractère obligatoire et n’est pas assortie de délai. Une non-conformité (mineure ou majeure), elle, impose une action corrective.

Que se passe-t-il si je ne corrige pas une non-conformité dans les délais ?

Si les preuves de correction ne sont pas transmises dans le délai accordé, le certificateur peut refuser de délivrer la certification (en audit initial) ou engager une procédure de suspension ou de retrait (en audit de surveillance ou de renouvellement).

Une non-conformité relevée lors d’un audit de surveillance peut-elle faire perdre la certification ?

Oui. Une non-conformité majeure non levée lors d’un audit de surveillance peut entraîner la suspension de la certification Qualiopi. En cas de suspension, l’organisme de formation perd temporairement l’accès aux financements publics (CPF, OPCO, fonds publics) jusqu’à la levée de la non-conformité et la confirmation par le certificateur.

Les non-conformités sont-elles publiques ?

Non. Le détail des non-conformités relevées lors de votre audit est confidentiel et ne figure pas dans les bases de données publiques. Seul le statut de la certification (valide, suspendue, retirée) est accessible.

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Prêt à aborder votre audit Qualiopi sans mauvaise surprise ?

Identifier les risques de non-conformité en amont, c’est le cœur de notre métier chez PPF Conseil Formation. En tant que cabinet indépendant — nous ne sommes pas organisme certificateur — notre accompagnement est objectif et entièrement tourné vers votre réussite à l’audit.

Nous avons accompagné plus de 300 structures avec un taux de réussite à l’audit initial de 99 %. Avant chaque audit, nous réalisons un audit blanc complet pour identifier vos écarts réels, distinguer ce qui est mineur de ce qui est critique, et vous aider à constituer vos preuves.

Prenez un rendez-vous gratuit — nos consultants analysent votre situation et vous indiquent les priorités avant votre audit.

Qu’est-ce qu’un CQP et quel est son lien avec le RNCP ?

Le Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) est une certification créée et délivrée par une branche professionnelle. Il atteste la maîtrise de compétences liées à un métier précis. Le RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles), lui, est le répertoire géré par France Compétences qui recense les certifications reconnues au niveau national.

Le lien entre les deux est direct : un CQP peut être enregistré au RNCP, ce qui lui confère un niveau de qualification officiel et une reconnaissance au-delà de sa branche d’origine. Ce mécanisme est encadré par l’article L.6113-6 du Code du travail, issu de la loi du 5 septembre 2018.

Pour un organisme de formation, cette distinction change tout : éligibilité au CPF, accès à la VAE, finançabilité par les OPCO. Voici le cadre complet.

Le CQP : une certification créée par les branches professionnelles

Le CQP n’est pas un diplôme d’État. C’est une certification professionnelle conçue par les partenaires sociaux d’une branche, via les Commissions Paritaires Nationales de l’Emploi (CPNE). Son objectif : faire reconnaître les compétences et savoir-faire nécessaires à l’exercice d’un métier spécifique au sein d’un secteur d’activité.

Chaque CQP repose sur trois référentiels obligatoires, comme tout autre certification professionnelle : un référentiel d’activités (les situations de travail visées), un référentiel de compétences (les savoirs et savoir-faire requis) et un référentiel d’évaluation (les critères et modalités d’examen).

Un CQP s’adresse aux salariés, aux demandeurs d’emploi et aux jeunes en insertion. Il peut être préparé par la formation (plan de développement des compétences, contrat de professionnalisation) ou par la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), à condition qu’il soit enregistré au RNCP.

À noter : lorsque deux branches ou plus créent un CQP commun, on parle de CQPI (Certificat de Qualification Professionnelle Interbranche). Le CQPI favorise la mobilité entre secteurs en validant un socle de compétences partagé.

Les trois niveaux de reconnaissance juridique d’un CQP

Tous les CQP ne se valent pas en termes de portée juridique. La loi du 5 septembre 2018 (dite « loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel ») a clarifié les trois statuts possibles. Depuis le 1er janvier 2019, un CQP enregistré au RNCP se voit attribuer un niveau de qualification au même titre qu’un diplôme d’État.

Concrètement, un CQP simplement transmis à France Compétences reste reconnu par la convention collective de la branche concernée. Son titulaire peut le faire valoir auprès des entreprises de ce secteur, mais pas au-delà.

En revanche, un CQP enregistré au RNCP change de portée. Il confère un niveau de qualification officiel (de 3 à 8, selon le vademecum RNCP 2026 et le Cadre National des Certifications). Son titulaire peut le faire valoir auprès d’entreprises d’autres branches que celle qui a créé le CQP. C’est cette inscription au RNCP qui permet aussi l’accès au CPF et à la VAE (source : ministère du Travail).

Enfin, certains CQP sont enregistrés au Répertoire Spécifique (RS). Dans ce cas, ils attestent de compétences complémentaires à un métier, sans conférer de niveau de qualification. Ils restent éligibles au CPF, mais pas à la VAE.

Ce que le lien CQP-RNCP implique pour votre organisme de formation

Si vous êtes organisme de formation et que vous préparez des candidats à un CQP, le statut de ce CQP détermine directement vos possibilités de financement. Seules les formations menant à un CQP enregistré au RNCP ou au RS sont éligibles au CPF. Cela conditionne aussi l’accès au contrat de professionnalisation et à la Pro-A (promotion ou reconversion par alternance), qui exigent un CQP inscrit au RNCP.

Pour proposer une formation menant à un CQP, votre organisme doit être habilité par la branche professionnelle (via la CPNE ou la CPNEF) qui a créé le CQP. Cette habilitation est distincte de la certification Qualiopi : vous pouvez être certifié Qualiopi sans être habilité à délivrer un CQP donné, et inversement.

Autre point : les CQP enregistrés au RNCP sont désormais structurés en blocs de compétences. Cette organisation permet aux candidats d’acquérir la certification de manière progressive, bloc par bloc. Pour un organisme de formation, cela ouvre la possibilité de proposer des parcours certifiants modulaires, adaptés aux contraintes des salariés en poste.

FAQ

Un CQP est-il un diplôme reconnu par l’État ?

Non. Le CQP est une certification de branche, pas un diplôme d’État. Cependant, lorsqu’il est enregistré au RNCP, il bénéficie d’une reconnaissance nationale et se voit attribuer un niveau de qualification officiel (source : France Compétences).

Tous les CQP sont-ils inscrits au RNCP ?

Non. Un CQP peut être simplement transmis à France Compétences, enregistré au RNCP ou enregistré au RS. Le statut d’enregistrement dépend d’une demande de la CPNE et de l’avis conforme de la commission de France Compétences.

Un CQP permet-il d’utiliser le CPF ?

Uniquement si le CQP est enregistré au RNCP ou au RS. Un CQP simplement transmis à France Compétences, sans enregistrement dans l’un de ces deux répertoires, n’est pas éligible au CPF (article L.6113-6 du Code du travail).

Quelle différence entre un CQP et un titre RNCP ?

Le CQP est créé par une branche professionnelle (CPNE). Un titre RNCP peut être créé par un ministère, un organisme certificateur privé ou une branche. Leur point commun : l’enregistrement au RNCP confère à chacun un niveau de qualification et une reconnaissance nationale.

Qu’est-ce qu’un CQPI ?

Le CQPI (Certificat de Qualification Professionnelle Interbranche) est un CQP créé par au moins deux branches professionnelles. Il valide des compétences communes à des activités identiques ou proches entre secteurs, favorisant la mobilité des salariés.

Comment vérifier si un CQP est enregistré au RNCP ?

Rendez-vous sur le moteur de recherche de France Compétences. Saisissez le nom du CQP ou le code de la certification. Le résultat indique s’il est enregistré au RNCP, au RS, ou simplement transmis.

Besoin d’un accompagnement pour vos démarches RNCP ?

Le lien entre CQP et RNCP touche à la fois le montage pédagogique, la conformité réglementaire et la stratégie de financement de votre organisme. Avec plus de 80 dossiers RNCP déposés et un accompagnement sur mesure adapté aux spécificités de chaque branche, nos consultants peuvent sécuriser votre positionnement.

Comment se passe un audit de renouvellement Qualiopi ?

Votre certification Qualiopi arrive à échéance dans quelques mois et vous ne savez pas exactement comment aborder ce renouvellement ? L’audit de renouvellement est le troisième et dernier audit du cycle de certification. Contrairement à l’audit de surveillance, il est aussi exigeant que l’audit initial : l’auditeur repasse l’intégralité des 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ).

Bonne nouvelle : vous avez déjà vécu ce processus une fois. La clé du renouvellement, c’est l’anticipation. Les organismes qui attendent le dernier trimestre se retrouvent souvent sous pression — plannings de certificateurs surchargés, non-conformités sans marge de correction, risque de perdre temporairement accès aux financements.

Dans cet article, on vous explique en 6 étapes comment se déroule l’audit de renouvellement Qualiopi, quand le planifier, ce que l’auditeur vérifie et comment aborder sereinement ce nouveau cycle.

En résumé

• 3 audits dans un cycle Qualiopi : initial → surveillance (entre le 14e et le 22e mois) → renouvellement (avant le 36e mois)
• Planification recommandée : dès le 24e mois, au plus tard 4 à 5 mois avant l’échéance
• Format : audit complet sur site, durée identique à l’audit initial
• Délai de correction : 3 mois pour une non-conformité majeure, 6 mois pour une mineure
• Enjeu : continuité de la certification et maintien de l’accès aux financements (CPF, OPCO, France Travail)

Les 3 audits Qualiopi : situer le renouvellement dans le cycle

Avant d’entrer dans le détail, voici comment s’articulent les trois audits du cycle de certification Qualiopi :

Audit	Moment	Format	Objectif
Audit initial	Début de cycle	Complet, sur site	Obtenir la certification
Audit de surveillance	Entre le 14e et le 22e mois	Partiel, sur site	Vérifier le maintien des pratiques
Audit de renouvellement	Avant le 36e mois	Complet, sur site	Entrer dans un nouveau cycle de 3 ans

L’audit de surveillance est un contrôle intermédiaire, plus court, qui ne passe pas en revue l’ensemble des indicateurs. L’audit de renouvellement, lui, reprend le format intégral de l’audit initial. Même périmètre, même durée, même niveau d’exigence. La différence majeure : l’auditeur s’intéressera particulièrement à ce qui a évolué depuis le dernier audit et aux suites données aux éventuelles non-conformités passées.

Étape 1 — Anticiper la planification dès le 24e mois

C’est l’erreur la plus fréquente que nous observons chez les organismes de formation que nous accompagnons : attendre d’avoir reçu un rappel du certificateur pour se mettre en mouvement.

Notre recommandation terrain : contactez votre organisme certificateur dès le 24e mois après l’obtention de votre certification initiale.

Pourquoi si tôt ?

• Les agendas des certificateurs se remplissent rapidement, surtout en fin d’année
• En cas de non-conformité majeure, vous disposez de 3 mois pour corriger, plus 1 mois pour que le certificateur valide — soit 4 mois supplémentaires à prévoir après l’audit lui-même
• Si l’audit a lieu trop tardivement et que le certificat expire avant la levée des non-conformités, votre organisme perd temporairement son accès aux financements publics

Règle pratique : planifiez l’audit au plus tard 4 à 5 mois avant la date d’échéance de votre certificat. Une certification obtenue le 1er septembre 2022, par exemple, expire le 1er septembre 2025. L’audit doit donc être organisé au plus tard en avril 2025, en tenant compte des délais de correction éventuels.

Étape 2 — Choisir son organisme certificateur

Le renouvellement est l’occasion idéale de remettre en concurrence votre certificateur. Vous n’êtes pas lié au même organisme d’un cycle à l’autre.

Quelques critères à évaluer :

• Prix : les tarifs varient selon les organismes (fourchette généralement entre 900 € et 1 600 € HT par journée d’audit, hors frais de déplacement)
• Disponibilité : certains certificateurs sont très sollicités — vérifiez les délais de réservation
• Prestations incluses : certains certificateurs intègrent le rapport d’audit, le suivi des non-conformités et les échanges post-audit dans leur forfait ; d’autres facturent ces actes séparément
• Extension de catégories : si vous souhaitez ajouter de nouvelles catégories d’actions (bilan de compétences, VAE, apprentissage…), le renouvellement est le bon moment — aucun audit supplémentaire n’est facturé pour cette extension si elle est intégrée dans la demande

Rappel important : seuls les organismes certificateurs accrédités par le COFRAC (Comité français d’accréditation) sont autorisés à délivrer la certification Qualiopi. Vérifiez que votre futur certificateur figure bien sur la liste officielle disponible sur cofrac.fr.

PPF Conseil Formation est un cabinet indépendant — nous ne sommes pas certificateur. Cela nous permet de vous conseiller objectivement sur le choix de l’organisme le mieux adapté à votre profil et à votre budget, sans conflit d’intérêts.

Étape 3 — Préparer la documentation

L’audit de renouvellement vérifie les mêmes 32 indicateurs que l’audit initial. Vos documents doivent donc être à jour, cohérents avec vos pratiques actuelles et facilement accessibles le jour J.

Voici ce que l’auditeur va notamment examiner :

• Les preuves d’amélioration continue : comment avez-vous traité les non-conformités des audits précédents ? Qu’avez-vous amélioré depuis ?
• Les éléments pédagogiques et administratifs : programmes de formation, feuilles d’émargement, conventions, bilans pédagogiques et financiers (BPF), contrats
• Les outils de suivi : questionnaires de satisfaction, évaluations d’entrée et de sortie, indicateurs de résultats
• La conformité réglementaire : avez-vous intégré les évolutions législatives intervenues depuis votre dernier audit ?
• L’affichage du logo Qualiopi : sur vos supports, votre site, vos locaux — selon les règles officielles en vigueur

Mise en garde praticien : une non-conformité mineure non corrigée depuis l’audit de surveillance sera automatiquement requalifiée en non-conformité majeure lors de l’audit de renouvellement. Ne laissez aucun écart ouvert.

Si votre organisme a évolué — nouveaux formateurs, nouveaux locaux, recours à la sous-traitance, nouvelles modalités pédagogiques — documentez ces changements de manière précise. L’auditeur y portera une attention particulière.

Étape 4 — Réaliser un audit blanc 12 mois avant

C’est la pratique que nous recommandons systématiquement aux organismes que nous accompagnons : un audit blanc au moins 12 mois avant la date de renouvellement.

Pourquoi 12 mois ?

• Vous avez le temps de corriger les écarts identifiés sans précipitation
• Vous pouvez mettre en place des actions d’amélioration continue documentées, qui seront des preuves solides le jour J
• Vous entrez dans l’audit officiel avec une vision claire de votre niveau de conformité

Un audit blanc simule les conditions réelles de l’audit : passage en revue des 32 indicateurs, vérification documentaire, entretiens avec l’équipe. Les organismes qui le font réduisent significativement le nombre d’écarts relevés lors de l’audit officiel.

Pour en savoir plus sur cette démarche, consultez notre page dédiée à l’audit blanc Qualiopi.

Étape 5 — Le déroulement de l’audit le jour J

L’audit de renouvellement se déroule sur site, généralement sur une journée complète (la durée exacte dépend de votre CA formation, du nombre de catégories d’actions et du nombre de sites audités).

La journée d’audit se structure typiquement ainsi :

Réunion d’ouverture — L’auditeur présente le cadre de l’audit, rappelle les indicateurs à évaluer et précise le déroulement de la journée. C’est le moment de présenter votre organisme, vos évolutions depuis le dernier cycle et vos actions d’amélioration continue.

Phase documentaire — L’auditeur examine vos pièces : documents pédagogiques, administratifs, financiers. Il vérifie la cohérence entre vos procédures écrites et vos pratiques réelles.

Entretiens — L’auditeur échange avec le responsable qualité, les formateurs, et éventuellement des apprenants ou des clients. L’objectif est de s’assurer que les pratiques qualité sont réellement intégrées dans le fonctionnement quotidien de l’organisme.

Vérification du traitement des non-conformités passées — Pour chaque non-conformité relevée lors des audits précédents, l’auditeur s’assure qu’une action corrective a bien été mise en place et que l’écart est clos.

Réunion de clôture — L’auditeur présente ses conclusions : points conformes, éventuelles non-conformités relevées (mineures ou majeures), et délais impartis pour les corriger. Un rapport d’audit est formalisé dans les jours suivants.

Conseil pratique : prévoyez une journée entière dans votre agenda, même si le planning annoncé est plus court. Les auditeurs peuvent demander des pièces complémentaires en cours de visite. Assurez-vous que les responsables opérationnels soient disponibles — pas uniquement le responsable qualité.

Étape 6 — Gérer les non-conformités et obtenir le nouveau certificat

À l’issue de l’audit, trois situations sont possibles :

Aucune non-conformité : La certification est renouvelée directement. Votre nouveau certificat Qualiopi démarre à la date d’expiration du précédent, sans interruption.

Non-conformité(s) mineure(s) : Vous disposez de 6 mois pour apporter les actions correctives. La certification est renouvelée sous réserve de la levée des écarts dans ce délai.

Non-conformité(s) majeure(s) : Vous disposez de 3 mois pour corriger, puis le certificateur a 1 mois supplémentaire pour valider. En pratique, cela signifie que si votre audit a lieu à J-3 mois de l’échéance, vous risquez une interruption de certification. C’est pourquoi les délais d’anticipation évoqués à l’étape 1 sont critiques.

5 non-conformités mineures équivalent à une non-conformité majeure. Un organisme qui accumule des petits écarts sans les corriger peut se retrouver dans une situation plus délicate qu’il ne l’anticipait.

Si le certificat expire avant que toutes les non-conformités soient levées, l’accès aux financements publics est suspendu. Il faut alors repartir sur un nouvel audit initial — une procédure bien plus longue et coûteuse que le renouvellement.

FAQ — Audit de renouvellement Qualiopi

Peut-on changer d’organisme certificateur pour l’audit de renouvellement ?

Oui, vous êtes entièrement libre de changer de certificateur à chaque renouvellement. C’est même l’occasion de comparer les offres, les tarifs et les délais. Assurez-vous simplement que le nouvel organisme est accrédité par le COFRAC.

Quelle est la durée d’un audit de renouvellement Qualiopi ?

Elle est identique à celle de l’audit initial. Elle dépend de trois facteurs : le chiffre d’affaires formation déclaré dans votre dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF), le nombre de catégories d’actions couvertes, et le nombre de sites à auditer.

Que se passe-t-il si je rate la date d’échéance de mon certificat ?

Si votre certification expire sans qu’un audit de renouvellement ait été réalisé, elle devient caduque. Votre organisme perd le droit d’utiliser le logo Qualiopi et l’accès aux financements publics. Vous devrez repartir sur un audit initial pour obtenir une nouvelle certification.

Les non-conformités mineures de l’audit de surveillance sont-elles reportées au renouvellement ?

Oui. Toute non-conformité mineure non corrigée depuis le dernier audit est automatiquement requalifiée en non-conformité majeure lors de l’audit de renouvellement. Il est impératif de clore tous les écarts ouverts avant de se présenter.

L’audit de renouvellement peut-il se faire à distance ?

Non. Depuis l’arrêté du 31 mai 2023, l’audit de renouvellement doit obligatoirement se tenir sur site. Si votre organisme ne dispose pas de locaux, un lieu de rendez-vous adapté est convenu avec l’auditeur.

Peut-on étendre ses catégories lors du renouvellement ?

Oui. L’audit de renouvellement est le bon moment pour ajouter de nouvelles catégories d’actions (formation continue, apprentissage, VAE, bilan de compétences). Cela s’intègre dans la demande de renouvellement sans audit supplémentaire ni facturation annexe.

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Prêt à aborder votre renouvellement Qualiopi sereinement ?

L’audit de renouvellement n’est pas une formalité. C’est un vrai bilan qualité de votre organisme sur trois ans. Bien préparé, il se passe sans encombre et souvent avec une grande sérénité par rapport à l’audit initial.

Chez PPF Conseil Formation, nous accompagnons les organismes de formation à toutes les étapes du cycle Qualiopi : audit blanc de préparation, structuration des preuves, préparation des équipes et assistance le jour J. Avec plus de 300 structures accompagnées et 99 % de réussite à l’audit, nous connaissons les points de vigilance qui font la différence.

Prenez un rendez-vous gratuit pour évaluer votre niveau de préparation avant l’échéance.

Combien de temps dure un audit Qualiopi ?

La durée d’un audit Qualiopi n’est pas fixe. Elle varie entre une demi-journée et plusieurs jours selon trois critères précis : votre chiffre d’affaires lié à la formation, le nombre de catégories d’actions que vous souhaitez certifier, et la structure de vos sites. Voici comment calculer la durée de votre audit — qu’il s’agisse d’un audit initial, de surveillance ou de renouvellement — sur la base du cadre réglementaire en vigueur (arrêté du 6 juin 2019, modifié par l’arrêté du 31 mai 2023).

L’essentiel

• Audit initial : entre 1 jour et 5+ jours selon votre profil
• Audit de surveillance : plus court, souvent une demi-journée pour les petits OF
• Audit de renouvellement : même durée que l’audit initial
• Source légale : arrêté du 6 juin 2019, article 4 (modifié par l’arrêté du 31 mai 2023)
• 1 journée d’audit = 7 à 8 heures, hors préparation et rapport de l’auditeur

Les trois critères qui déterminent la durée de votre audit

La durée de l’audit Qualiopi dépend de trois variables, définies à l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national :

1. Le chiffre d’affaires annuel lié à la formation

Ce n’est pas votre CA global. Il s’agit uniquement du chiffre d’affaires déclaré dans votre bilan pédagogique et financier (BPF) au titre de votre activité de formation. Les revenus issus du conseil, du coaching ou de toute autre activité ne doivent pas être intégrés.

Trois tranches s’appliquent :

• Moins de 150 000 €
• Entre 150 000 € et 750 000 €
• 750 000 € et plus

2. Le nombre de catégories d’actions souhaitées

La certification Qualiopi peut couvrir jusqu’à quatre catégories d’actions :

• Actions de formation (AF)
• Bilan de compétences (BC)
• Validation des acquis de l’expérience (VAE)
• Formation par apprentissage (CFA/alternance)

Chaque catégorie ajoutée au périmètre allonge la durée de l’audit.

3. La structure de vos sites

Un organisme monosite et un organisme multisite ne sont pas audités de la même façon. En cas de sites secondaires, un échantillonnage est réalisé : l’auditeur ne visite pas tous vos sites, mais un nombre calculé à partir de la racine carrée du total de sites. Chaque site échantillonné ajoute une demi-journée à la durée totale.

Tableau de durées : audit initial et audit de renouvellement

La durée de l’audit initial et celle de l’audit de renouvellement sont identiques. Le tableau ci-dessous reprend le barème officiel de l’arrêté du 6 juin 2019 (article 4), applicable pour un organisme monosite :

Chiffre d’affaires formation (BPF)	Durée de base	+ Actions de formation	+ Bilan de compétences	+ VAE	+ Apprentissage (CFA)
CA < 150 000 €	1 jour	+ 0 jour	+ 0 jour	+ 0 jour	+ 0,5 jour
150 000 € ≤ CA < 750 000 €	1 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jour
CA ≥ 750 000 €	1,5 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jour	+ 1 jour

Pour les organismes multisites, ajoutez 0,5 jour par site échantillonné (le nombre de sites audités correspond à la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche).

À noter : les durées sont calculées en demi-journées. Il n’est pas possible de réaliser 1,5 jour en une seule journée. La demi-journée peut démarrer en début d’après-midi.

Tableau de durées : audit de surveillance

L’audit de surveillance est structurellement plus court que l’audit initial. Il intervient entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification (article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019, modifié par l’arrêté du 31 mai 2023).

Chiffre d’affaires formation (BPF)	Durée de base	+ Bilan de compétences	+ VAE	+ Apprentissage (CFA)	+ Multisite
CA < 750 000 €	0,5 jour	+ 0 jour	+ 0 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jr/site échantillonné
CA ≥ 750 000 €	1 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jr/site échantillonné

Cas particulier — nouvel entrant : si votre organisme a été audité en tant que « nouvel entrant » lors de l’audit initial (c’est-à-dire sans historique de sessions réalisées), l’arrêté du 31 mai 2023 prévoit une majoration de 0,5 jour pour votre audit de surveillance. Cette demi-journée supplémentaire permet à l’auditeur de vérifier la mise en œuvre effective des processus présentés lors du premier audit.

Exemples concrets par profil d’organisme

Profil 1 — Petit OF monosite, actions de formation uniquement

Situation : CA formation de 80 000 €, une seule catégorie (actions de formation), un seul site.

• Audit initial : 1 jour (durée de base) + 0 jour (AF < 150 K€) = 1 jour
• Audit de surveillance : 0,5 jour (durée de base) + 0 jour = 0,5 jour
• Audit de renouvellement : 1 jour (identique à l’initial)

Profil 2 — OF intermédiaire, deux catégories, monosite

Situation : CA formation de 400 000 €, actions de formation + bilan de compétences, un seul site.

• Audit initial : 1 jour (base) + 0,5 jour (AF) + 0,5 jour (BC) = 2 jours
• Audit de surveillance : 0,5 jour (base) + 0 jour (AF) + 0 jour (BC) = 0,5 jour
• Audit de renouvellement : 2 jours

Profil 3 — OF multisite, trois catégories

Situation : CA formation de 550 000 €, actions de formation + apprentissage, 3 sites secondaires en plus de la fonction centrale (4 sites au total). L’échantillon audit initial = racine carrée de 4 = 2 sites.

• Audit initial : 1 jour (base) + 0,5 jour (AF) + 0,5 jour (CFA) + 2 sites × 0,5 jour = 3,5 jours
• Audit de surveillance : 0,5 jour (base) + 0 jour (AF) + 0,5 jour (CFA) + 1 site × 0,5 jour = 1,5 jour
• Audit de renouvellement : 3,5 jours

Profil 4 — Grand OF, toutes catégories, multisite

Situation : CA formation supérieur à 750 000 €, les quatre catégories d’actions, 9 sites secondaires + la fonction centrale. Échantillon audit initial = racine carrée de 10 sites ≈ 3 sites.

• Audit initial : 1,5 jour (base) + 0,5 jour (AF) + 0,5 jour (BC) + 0,5 jour (VAE) + 1 jour (CFA) + 3 sites × 0,5 jour = 5,5 jours
• Audit de surveillance : 1 jour (base) + 0,5 jour (BC) + 0,5 jour (VAE) + 0,5 jour (CFA) + 2 sites × 0,5 jour = 3,5 jours (nombre de sites de surveillance calculé selon racine carrée × 0,6)
• Audit de renouvellement : 5,5 jours

Ce que la durée d’audit ne comprend pas

La durée réglementaire correspond uniquement à la phase d’audit sur site ou à distance, depuis la réunion d’ouverture jusqu’à la clôture. Elle n’inclut pas :

• Le temps de préparation de l’auditeur avant l’audit
• La rédaction et la transmission du rapport d’audit
• Le traitement des non-conformités éventuelles (vous disposez de 3 mois pour lever les non-conformités majeures)

Ces éléments allongent le calendrier global mais pas la durée facturée de l’audit lui-même. Pensez à les intégrer dans votre planification si vous visez une date de certification précise.

Comment réduire la durée (et le coût) de votre audit ?

Quelques leviers à connaître :

Regroupez vos catégories d’actions. Plus vous ajoutez de catégories lors d’un même audit, plus la durée augmente. Si vous n’êtes pas encore actif sur le bilan de compétences ou la VAE, ne les incluez pas dans votre premier périmètre. Vous pourrez toujours faire un audit d’extension ultérieurement.

Maîtrisez votre CA de référence. Seul le CA formation (déclaré au BPF) compte. Si votre activité de conseil représente une part importante de votre chiffre d’affaires total, votre CA formation peut être significativement inférieur — et donc vous positionner dans une tranche plus courte.

Anticipez la planification de l’audit de surveillance. La fenêtre réglementaire (14e au 22e mois) est stricte. Un audit non réalisé dans les délais entraîne la suspension, puis le retrait de votre certification. Prenez contact avec votre certificateur dès le 8e mois pour sécuriser une date.

Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre article sur le coût de la certification Qualiopi : la durée d’audit est directement liée au budget à prévoir, puisque les certificateurs facturent au nombre de journées.

FAQ — Durée d’un audit Qualiopi

La durée d’audit est-elle la même chez tous les certificateurs ?

La durée minimale est identique pour tous : elle est fixée par l’arrêté du 6 juin 2019 et s’impose à l’ensemble des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC. En revanche, un certificateur peut décider d’allonger légèrement la durée en fonction du contexte (activité complexe, historique de non-conformités, analyse de risque). La durée réglementaire est donc un plancher, pas un plafond.

L’audit de surveillance peut-il se faire à distance ?

Oui. L’audit de surveillance se réalise généralement à distance. Une analyse de risque préalable peut toutefois justifier un audit sur site : volume d’activité fortement augmenté, non-conformités majeures lors de l’audit initial, ou défaillance dans la maîtrise de la sous-traitance. C’est le certificateur qui décide.

Que se passe-t-il si je n’organise pas mon audit de surveillance dans les délais ?

Si l’audit de surveillance n’est pas réalisé entre le 14e et le 22e mois, votre certificat est suspendu. En l’absence de mise en conformité dans les délais prévus, le certificat peut être retiré. C’est la norme NF EN ISO/IEC 17065 qui l’impose, et le Ministère du Travail l’a confirmé dans sa FAQ officielle (version 2, septembre 2023).

Un organisme « nouvel entrant » doit-il prévoir un audit de surveillance plus long ?

Oui. Depuis l’arrêté du 31 mai 2023 (applicable au 1er septembre 2023), les organismes certifiés en tant que « nouvel entrant » lors de l’audit initial voient la durée de leur audit de surveillance majorée de 0,5 jour. Cette demi-journée supplémentaire permet à l’auditeur de vérifier que les processus présentés lors de l’audit initial ont bien été mis en œuvre concrètement.

Les heures de préparation à l’audit sont-elles incluses dans la durée réglementaire ?

Non. La durée réglementaire couvre uniquement la phase active d’audit : de la réunion d’ouverture à la réunion de clôture. La préparation du rapport par l’auditeur, le traitement des non-conformités et les éventuels audits complémentaires s’ajoutent au calendrier global mais ne font pas partie de la durée facturée.

L’audit de renouvellement dure-t-il plus longtemps que l’audit initial ?

Non, il dure exactement la même durée. L’audit de renouvellement marque l’entrée dans un nouveau cycle de 3 ans et se déroule selon les mêmes règles de calcul que l’audit initial. Seul l’audit de surveillance est structurellement plus court.

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