Audit Qualiopi : les étapes de la certification
Vous vous sentez perdu face aux étapes de l’audit Qualiopi ? Découvrez dans cet article un guide clair pour maîtriser chaque phase, de la préparation audit à la décision certification. Grâce à une approche structurée et des conseils testés, optimisez votre processus audit et sécurisez votre certification Qualiopi sans stress.
Sommaire
- Préparation de l’audit Qualiopi : étape fondamentale
- Réunion d’ouverture et présentation de l’organisme
- Choix de l’échantillonnage représentatif des formations
- Analyse des activités et évaluation des indicateurs
- Réunion de clôture et premières conclusions
Préparation de l’audit Qualiopi : étape fondamentale
La préparation de l’audit Qualiopi démarre la démarche qualité. Elle vous permet d’aligner vos pratiques sur les 32 indicateurs du référentiel national qualité. Une approche méthodique augmente vos chances de succès à l’audit initial.
L’organisme certificateur élabore le plan d’audit selon l’arrêté de 2019. Ce document définit les modalités, la date et les échanges préalables. Sa validation par les deux parties lance officiellement le processus d’évaluation.
L’organisme de formation communique des éléments administratifs et techniques à l’auditeur. Ces pièces justifient sa conformité légale et pédagogique. Ce partage anticipé accélère l’analyse documentaire pendant l’audit sur site.
Documents nécessaires à préparer pour l’audit initial Qualiopi :
- Référentiel national qualité pour aligner les démarches qualité
- Bilan pédagogique et financier (BPF) pour justifier l’échantillonnage
- Procédures internes documentées de gestion de la qualité
- Preuves d’évaluation des compétences des intervenants
Le référentiel national qualité guide votre préparation. Il décrit les 7 critères et 32 indicateurs attendus. Apprenez à les traduire en preuves concrètes pour chaque action de formation.
L’autodiagnostic interne anticipe les points d’amélioration. Il évalue votre système qualité selon les 7 critères du référentiel. Cette auto-évaluation identifie les écarts avant l’intervention de l’auditeur.
| Étapes de préparation | Audit initial | Audit de surveillance | Audit de renouvellement |
|---|---|---|---|
| Validation du plan d’audit | Préalable obligatoire | Préalable obligatoire | Préalable obligatoire |
| Transmission des documents préalables | Obligatoire (BPF, statuts, NDA) | Compléments sur évolutions | Complet comme audit initial |
| Autodiagnostic interne | Recommandé | Recommandé | Recommandé |
| Documents à présenter | 32 indicateurs | 1/3 des indicateurs | 32 indicateurs |
| Échantillonnage | 100% des catégories d’actions | Échantillon réduit | 100% des catégories d’actions |
Les échanges entre organisme et auditeur facilitent la logistique. Le contact s’établit par téléphone ou plateforme dédiée. Ces discussions clarifient les besoins pratiques et méthodologiques avant l’intervention sur site.
Réunion d’ouverture et présentation de l’organisme
La réunion d’ouverture marque le début officiel de l’audit Qualiopi. Elle officialise les modalités d’audit et établit une compréhension commune entre les parties. Cette étape engage la démarche qualité de l’organisme.
Les participants se présentent et le planning d’audit est confirmé. L’échantillonnage des dossiers est validé. Cette rencontre officialise la démarche et clarifie les attentes de l’auditeur avant le travail sur les preuves.
L’auditeur présente sa méthodologie d’évaluation des indicateurs. Il explique comment il vérifiera la conformité aux 32 indicateurs du référentiel national qualité pendant l’audit sur site.
Le projet pédagogique est le premier document à présenter. Il décrit votre approche éducative et vos objectifs pédagogiques. Vos contrats et conventions de formation suivent pour justifier vos pratiques.
Montrez comment vos formations développent les compétences professionnelles. Votre catalogue détaille les objectifs, les méthodes et les résultats attendus. Cette démonstration concrétise votre contribution au développement des compétences.
La présentation de votre système qualité démontre sa conformité aux exigences. Vos procédures documentées montrent votre engagement qualité. Vos outils de suivi et d’amélioration témoignent de votre démarche active.
Pour les organismes multi-sites, décrivez chaque implantation. L’auditeur sélectionne les sites à visiter selon une formule précise. Cette approche garantit une évaluation représentative de l’ensemble de vos activités.
Choix de l’échantillonnage représentatif des formations
L’échantillonnage Qualiopi vise à représenter fidèlement l’ensemble des actions de l’organisme. Cette méthode garantit une vérification efficace des 32 indicateurs du référentiel national qualité. L’auditeur s’appuie sur cette sélection pour évaluer la conformité globale.
L’auditeur applique des critères précis pour constituer l’échantillon. Il examine la diversité des prestations, les indicateurs à valider et les éventuelles non-conformités. Cette approche ciblée optimise le processus d’évaluation sans négliger les points essentiels.
Le bilan pédagogique et financier oriente le choix des dossiers à analyser. Il fournit la base statistique des activités de l’organisme. Ce document justifie la représentativité des actions sélectionnées pour l’audit.
La représentativité s’applique aux catégories d’actions de formation. L’échantillon inclut des exemples de chaque type d’action réalisée. Cette couverture renforce la pertinence de l’évaluation et la fiabilité des conclusions.
Principaux types d’échantillons analysés selon les catégories d’actions de formation :
- Formations certifiantes pour vérifier taux de réussite et débouchés
- Bilans de compétences pour contrôler l’identification des besoins
- VAE pour valider le processus d’évaluation des acquis
- Actions d’apprentissage avec indicateurs spécifiques aux CFA
- Nouvelles prestations pour prioriser les éléments non audités précédemment
Le volume d’activité influence les modalités d’échantillonnage. Les organismes à fort volume ont un échantillon plus étendu que les petits. Cette adaptation reflète les enjeux qualité liés à l’importance de l’activité.
L’échantillonnage varie selon le type d’audit. Les audits de surveillance vérifient particulièrement les actions correctives. Lors du renouvellement, l’échantillon inclut obligatoirement des nouvelles prestations. Cette évolution garantit l’amélioration continue du système qualité.
Analyse des activités et évaluation des indicateurs
L’analyse des activités constitue l’étape centrale de l’audit Qualiopi. L’auditeur évalue la conformité aux 32 indicateurs du référentiel national qualité. Cette démarche s’appuie sur des preuves documentaires et des entretiens avec vos équipes.
L’évaluation suit une méthodologie structurée selon le référentiel national qualité. L’auditeur vérifie chaque indicateur en croisant les documents fournis et les observations terrain. [Selon AFNOR Certification](https://certification.afnor.org/qualiopi), les 32 indicateurs couvrent l’information des bénéficiaires, la conception pédagogique et la qualification du personnel.
Les preuves d’évaluation varient selon l’indicateur. Elles incluent des documents pédagogiques, des rapports d’activité, des résultats d’enquêtes. Vous devez présenter ces éléments de manière organisée pour faciliter l’audit.
Le système de notation classe les indicateurs en conforme ou non-conforme. Les non-conformités mineures n’empêchent pas la certification mais exigent des corrections. Les majeures nécessitent des actions urgentes avant délivrance du certificat Qualiopi.
| Critère | Nombre d’indicateurs | Exigences clés et exemples de preuves |
|---|---|---|
| 1. Information des bénéficiaires | 3 indicateurs communs | Offres de formation détaillées, guides pédagogiques, supports de communication |
| 2. Adaptation des prestations | 3 indicateurs communs + 1 spécifique (indicateur 7) | Tableaux croisés référentiel/contenu, conventions de partenariat, indicateurs 7 : conformité du parcours à la certification visée |
| 3. Moyens pédagogiques | 4 indicateurs communs | CV du personnel, attestations de formation, matériels pédagogiques documentés |
| 4. Processus de recrutement | 3 indicateurs communs | Procédures d’admission, critères d’évaluation des prérequis |
| 5. Suivi pédagogique | 3 indicateurs communs | Cahiers de suivi, comptes rendus d’entretiens, indicateurs de progression |
| 6. Résultats obtenus | 3 indicateurs communs + 3 spécifiques (formations certifiantes) | Taux de réussite, de satisfaction, bilans pédagogiques et financiers (BPF) |
| 7. Gestion des retours | 3 indicateurs communs + 1 spécifique (indicateur 32) | Procédures de traitement des réclamations, actions d’amélioration documentées (ex: analyse des abandons) |
| Total : 32 indicateurs (22 communs + 10 spécifiques). Guide de lecture v9 (08/01/2024). Les indicateurs spécifiques concernent les formations certifiantes et l’apprentissage. Les non-conformités majeures bloquent la certification. | ||
Les entretiens avec le personnel et les bénéficiaires enrichissent l’analyse. L’auditeur évalue vos pratiques à travers ces échanges. Ces témoignages complètent les documents pour une évaluation complète.
La traçabilité et l’amélioration continue influencent l’évaluation. Vos processus documentés et vos actions correctives montrent l’évolution de votre système qualité. Ces éléments démontrent votre engagement dans une démarche qualité constante.
Réunion de clôture et premières conclusions
La réunion de clôture présente les constatations de l’audit Qualiopi. Vous y découvrez les conformités et non-conformités détectées. Ce moment officialise les résultats avant la décision de certification.
L’auditeur expose sa méthodologie d’analyse des indicateurs du référentiel. Vous comprenez comment il a évalué vos processus qualité. Cette explication couvre les critères et la représentativité de l’échantillonnage.
L’organisme de formation réagit aux observations de l’auditeur. Vous clarifiez les points évoqués et communiquez vos actions correctives. Ce dialogue prépare le rapport d’audit et la vérification interne.
Les modalités de restitution du rapport final sont précisées. Vous obtenez une synthèse des constats et un délai pour répondre aux non-conformités. Cette formalisation entame la phase de traitement post-audit.
Vous recevez les résultats préliminaires de l’évaluation. Cette synthèse préfigure la décision de certification. Elle guide vos priorités d’amélioration avant la vérification interne par le certificateur.
Préparez-vous rigoureusement, maîtrisez les étapes clés et transformez l’audit Qualiopi en levier pour votre reconnaissance. La traçabilité de vos actions, la conformité aux critères du référentiel national et l’amélioration continue assurent votre succès. Chaque audit initial, renouvellement ou surveillance devient une opportunité de crédibilité et de croissance.
