Non-conformité Qualiopi : mineure ou majeure, que se passe-t-il vraiment ?
Vous venez de recevoir le rapport de votre auditeur Qualiopi et le mot « non-conformité » apparaît dans le document. C’est une situation plus fréquente qu’on ne le pense : la majorité des organismes de formation obtiennent leur certification avec au moins une non-conformité à corriger.
Cela ne signifie pas que tout est à refaire, ni que votre certification est compromise. Cela signifie qu’un ou plusieurs indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) n’ont pas été satisfaits au moment de l’audit. Ce qui change tout, c’est la nature de la non-conformité : mineure ou majeure. Les conséquences, les délais et les actions à mener sont très différents selon le cas.
L’essentiel à retenir
- Une non-conformité mineure = l’indicateur est partiellement satisfait → délai de correction de 3 mois en général
- Une non-conformité majeure = l’indicateur est absent ou totalement non satisfait → délai de correction plus court, risque de suspension ou de refus de certification
- Dans les deux cas, l’organisme doit fournir des preuves de correction à l’organisme certificateur
- L’obtention de la certification reste possible avec des non-conformités mineures ; elle est compromise par des non-conformités majeures non levées
Comprendre ce qu’est une non-conformité Qualiopi
Une non-conformité Qualiopi est un écart constaté par l’auditeur entre ce que l’organisme de formation met en œuvre et ce qu’exige le Référentiel National Qualité (RNQ). Le RNQ comprend 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Pour chaque indicateur, l’auditeur évalue si votre organisme répond aux exigences : complètement, partiellement, ou pas du tout.
Ce n’est pas un jugement global sur la qualité de vos formations. C’est une évaluation précise, indicateur par indicateur, basée sur des preuves documentaires que vous fournissez le jour de l’audit.
Deux types de non-conformités existent dans le cadre de l’audit Qualiopi :
| Type | Définition | Gravité | Impact sur la certification |
|---|---|---|---|
| Mineure | Indicateur partiellement satisfait | Modérée | Certification possible sous réserve de correction |
| Majeure | Indicateur absent ou non satisfait | Élevée | Certification suspendue ou refusée si non levée |
Non-conformité mineure : ce que ça signifie et comment y répondre
Ce que l’auditeur a constaté
Une non-conformité mineure signifie que votre organisme prend en compte l’indicateur concerné dans ses pratiques, mais de façon incomplète ou insuffisamment formalisée. L’intention est là, la mise en œuvre partielle aussi — mais la preuve documentaire ou le déploiement systématique fait défaut.
Exemples concrets de non-conformités mineures :
- Vous disposez d’un questionnaire de satisfaction (indicateur 7 du critère 3) mais il n’est pas systématiquement administré à chaque session
- Vos programmes de formation existent mais ne mentionnent pas explicitement les modalités d’évaluation des acquis
- Vous avez un processus de traitement des réclamations, mais il n’est pas formalisé par écrit ni porté à la connaissance des bénéficiaires
Les délais et la procédure de correction
En cas de non-conformité mineure, l’organisme certificateur vous accorde généralement un délai de 3 mois pour apporter les corrections et fournir les preuves. Ce délai peut varier selon le certificateur, mais il est toujours précisé dans votre rapport d’audit.
La correction passe par :
- L’identification précise de l’écart : quel indicateur, quel élément manque ou est insuffisant
- La mise en place de l’action corrective : rédaction du document manquant, mise à jour du process, déploiement systématique
- La constitution des preuves : captures d’écran, documents signés, exemples de mise en application
- La transmission au certificateur dans le délai imparti
Si les preuves sont jugées satisfaisantes, la non-conformité est levée et votre certification est délivrée ou maintenue.
Non-conformité majeure : ce que ça signifie et comment réagir
Ce que l’auditeur a constaté
Une non-conformité majeure signifie que l’indicateur concerné n’est pas du tout pris en compte dans votre fonctionnement. Il ne s’agit pas d’un manque de formalisation : la pratique elle-même est absente. C’est un écart fondamental par rapport aux exigences du RNQ.
Exemples concrets de non-conformités majeures :
- Absence totale de processus d’évaluation des acquis en entrée et en sortie de formation (indicateurs 9 et 10 du critère 4)
- Aucune preuve de qualification ou d’expérience professionnelle des formateurs mobilisés (indicateur 5 du critère 2)
- Pas de suivi post-formation ni d’aucun indicateur de résultat (indicateurs du critère 5)
- Absence de programme de formation accessible aux bénéficiaires avant toute inscription
L’impact sur votre certification
Une non-conformité majeure est un signal fort. Selon les règles des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC :
- En audit initial : la certification ne peut pas être délivrée tant que la non-conformité majeure n’est pas levée. Un audit complémentaire ou de suivi peut être organisé.
- En audit de surveillance : une non-conformité majeure non levée dans les délais peut entraîner la suspension de la certification, voire son retrait.
Les délais accordés pour lever une non-conformité majeure sont généralement plus courts que pour une mineure — de quelques semaines à un mois selon le certificateur et la nature de l’écart.
Peut-on contester une non-conformité ?
Oui. Chaque organisme certificateur accrédité par le COFRAC dispose d’une procédure de réclamation et d’appel obligatoire. Si vous estimez qu’une non-conformité a été prononcée à tort — parce que vous disposiez bien des preuves mais qu’elles n’ont pas été présentées correctement, ou parce que l’interprétation de l’indicateur vous semble contestable — vous pouvez :
- Formuler une réclamation écrite auprès de votre organisme certificateur dans le délai indiqué dans votre contrat ou votre rapport
- Joindre les preuves supplémentaires que vous n’aviez pas soumises lors de l’audit
- Demander un réexamen par un auditeur différent si la réclamation n’est pas satisfaisante
Cette démarche est distincte de la correction d’une non-conformité reconnue. Elle s’applique uniquement si vous contestez le constat lui-même, pas si vous admettez l’écart et souhaitez le corriger.
Comment éviter les non-conformités la prochaine fois
La meilleure façon de limiter les non-conformités — mineures comme majeures — est d’anticiper. Voici les points de vigilance les plus souvent remontés lors des audits :
Checklist de prévention :
- ✅ Tous vos programmes de formation sont accessibles avant inscription et mentionnent objectifs, modalités pédagogiques, durée et modalités d’évaluation
- ✅ Vous disposez d’outils d’évaluation des acquis en entrée ET en sortie, systématiquement utilisés
- ✅ Les CV ou justificatifs d’expérience de vos formateurs sont à jour et archivés
- ✅ Votre processus de traitement des réclamations est formalisé, écrit, et communiqué aux bénéficiaires
- ✅ Vous avez mis en place un suivi post-formation avec indicateurs de résultat (insertion, satisfaction à froid, etc.)
- ✅ Votre convention de formation est conforme aux exigences légales et produite systématiquement
- ✅ Vous tenez un tableau de bord qualité mis à jour régulièrement avec vos indicateurs clés
Un audit blanc réalisé en amont de l’audit officiel permet d’identifier ces écarts avant qu’ils ne deviennent des non-conformités. C’est l’un des services que nous proposons chez PPF Conseil Formation.
FAQ — Non-conformités Qualiopi
Peut-on obtenir la certification Qualiopi malgré des non-conformités ?
Oui, si les non-conformités sont de nature mineure. La certification est délivrée sous réserve que vous leviez les non-conformités dans le délai imparti et que vos preuves soient validées par le certificateur. En revanche, une non-conformité majeure non levée bloque la délivrance de la certification.
Combien de non-conformités mineures peut-on avoir avant de se voir refuser la certification ?
Il n’existe pas de nombre maximum fixé par le RNQ. C’est l’organisme certificateur qui apprécie la situation globale. En pratique, plusieurs non-conformités mineures sur des indicateurs stratégiques peuvent amener le certificateur à conditionner la certification à un audit de suivi plutôt qu’à une simple vérification documentaire.
Quelle est la différence entre une non-conformité et une observation ?
Une observation est un écart de moindre importance, souvent une recommandation d’amélioration qui ne remet pas en cause la conformité de l’indicateur. Elle n’a pas de caractère obligatoire et n’est pas assortie de délai. Une non-conformité (mineure ou majeure), elle, impose une action corrective.
Que se passe-t-il si je ne corrige pas une non-conformité dans les délais ?
Si les preuves de correction ne sont pas transmises dans le délai accordé, le certificateur peut refuser de délivrer la certification (en audit initial) ou engager une procédure de suspension ou de retrait (en audit de surveillance ou de renouvellement).
Une non-conformité relevée lors d’un audit de surveillance peut-elle faire perdre la certification ?
Oui. Une non-conformité majeure non levée lors d’un audit de surveillance peut entraîner la suspension de la certification Qualiopi. En cas de suspension, l’organisme de formation perd temporairement l’accès aux financements publics (CPF, OPCO, fonds publics) jusqu’à la levée de la non-conformité et la confirmation par le certificateur.
Les non-conformités sont-elles publiques ?
Non. Le détail des non-conformités relevées lors de votre audit est confidentiel et ne figure pas dans les bases de données publiques. Seul le statut de la certification (valide, suspendue, retirée) est accessible.
Prêt à aborder votre audit Qualiopi sans mauvaise surprise ?
Identifier les risques de non-conformité en amont, c’est le cœur de notre métier chez PPF Conseil Formation. En tant que cabinet indépendant — nous ne sommes pas organisme certificateur — notre accompagnement est objectif et entièrement tourné vers votre réussite à l’audit.
Nous avons accompagné plus de 300 structures avec un taux de réussite à l’audit initial de 99 %. Avant chaque audit, nous réalisons un audit blanc complet pour identifier vos écarts réels, distinguer ce qui est mineur de ce qui est critique, et vous aider à constituer vos preuves.
Prenez un rendez-vous gratuit — nos consultants analysent votre situation et vous indiquent les priorités avant votre audit.
