Obtenir la certification Qualiopi : Étapes clés
Obtenir la certification Qualiopi semble-t-il compliqué ? Vous souhaitez clarifier les étapes clés pour y parvenir ? Découvrez dans cet article une démarche structurée, les critères de conformité à maîtriser et les bonnes pratiques pour réussir votre audit, en alignement avec le référentiel national qualité.
Sommaire
- Vérification des prérequis Qualiopi
- Demande de certification Qualiopi
- Contractualisation avec l’organisme certificateur
- Préparation à l’audit Qualiopi
- Audit Qualiopi : déroulement et enjeux
- Suivi post-audit et actions correctives
Vérification des prérequis Qualiopi
Pour obtenir la certification Qualiopi, plusieurs prérequis sont indispensables. L’organisme de formation doit disposer d’une raison sociale valide et d’un numéro SIRET. Il faut également un numéro d’enregistrement de déclaration d’activité (NDA) délivré par la DREETS. Ces éléments attestent de la capacité juridique et administrative à exercer.
La raison sociale et le numéro SIRET permettent d’identifier légalement l’organisme de formation. Pour vérifier la validité de ces éléments, il est possible d’utiliser l’Annuaire des entreprises. Le SIRET s’obtient automatiquement lors de l’immatriculation de l’entreprise. Il permet de distinguer chaque établissement d’une même structure.
Le NDA s’obtient en déclarant son activité de formation dans les 3 mois suivant la signature d’une convention. La déclaration se fait via la plateforme “Mon activité formation”. Le service régional de la Dreets dispose de 30 jours pour instruire le dossier. En cas de réponse négative, un recours est possible.
- Formations destinées aux adultes
- Bilans de compétences
- Validation des acquis de l’expérience
- Formations par apprentissage
Les obligations légales comprennent la déclaration d’activité et l’obtention de la certification Qualiopi pour accéder aux financements publics. Le code du travail encadre ces obligations. Un bilan pédagogique et financier annuel doit être réalisé. Ces exigences visent à garantir la qualité des prestations de formation.
Les nouveaux entrants bénéficient de modalités spécifiques pour 11 indicateurs du référentiel Qualiopi. Les CFA doivent respecter les 32 indicateurs du référentiel et ont 4 critères spécifiques. Un délai supplémentaire de six mois est accordé aux CFA pour obtenir la certification. Leurs audits sont plus longs du fait des exigences spécifiques.
Demande de certification Qualiopi
La demande de certification Qualiopi suit une procédure structurée suivie d’un certificat valable trois ans.
Les documents administratifs obligatoires incluent l’extrait K-bis de moins de trois mois, l’attestation d’assurance responsabilité civile, le récépissé de déclaration d’activité (NDA) et le bilan pédagogique et financier (BPF) des trois dernières années. Ces éléments attestent de la conformité légale et de l’expérience du prestataire.
| Document requis | Contenu à inclure | Objectif du document |
|---|---|---|
| Extrait Kbis de moins de 3 mois | Nom commercial, forme juridique, numéro SIRET, code APE, adresse du siège social, nom du dirigeant | Attester de l’existence juridique de l’organisme de formation |
| Attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle | Risques couverts (formation, conseil), plafonds de garantie, franchise éventuelle, coordonnées de l’assureur | Couvrir les dommages causés à des tiers dans le cadre de l’activité de formation |
| Récépissé de déclaration d’activité de formation (NDA) | Formulaire rempli et pièces justificatives envoyés à la préfecture de région | Prouver la déclaration de l’activité aux autorités compétentes |
| Bilan pédagogique et financier (3 dernières années) | Nombre de formations dispensées, nombre de stagiaires formés, types de formations, résultats des évaluations, chiffre d’affaires généré, investissements réalisés | Évaluer l’expérience et le savoir-faire de l’organisme en matière de formation |
| Manuel Qualité | Politique qualité, organisation et responsabilités, description des processus qualité (prospection à la gestion des réclamations) | Démontrer l’engagement envers la qualité et servir de référence pour les collaborateurs |
Le bilan pédagogique et financier (BPF) est un document obligatoire à déposer chaque année. Il doit inclure le nombre de formations dispensées, les stagiaires formés et les résultats obtenus. Ce rapport permet d’évaluer la conformité et justifier la pertinence des prestations de l’organisme.
Qualiopi certifie quatre catégories d’actions : les formations professionnelles, les bilans de compétences, la validation des acquis de l’expérience (VAE) et les formations en apprentissage. Un organisme peut demander une certification partielle pour une ou plusieurs de ces catégories selon ses activités.
La soumission se fait directement auprès d’un organisme certificateur accrédité par le Cofrac. Les candidats comparent les offres via la liste officielle du ministère du Travail. Certains certificateurs, comme ICPF avec sa plateforme Noé, simplifient le processus. Le délai moyen pour obtenir un contrat signé est de 15 minutes ouvrées, avec un audit programmable en 1 à 3 mois suivant la préparation.
Contractualisation avec l’organisme certificateur
La contractualisation débute après validation des prérequis. L’organisme reçoit une proposition personnalisée avec le planning d’audit et les tarifs. En Centre-Val de Loire, 771 prestataires sur 3 016 sont certifiés Qualiopi. Le contrat s’établit en quelques jours ouvrés.
La proposition inclut le plan d’audit, la durée et le coût. ICPF propose des devis en 15 minutes ouvrées via sa plateforme Noé. Près de 44 000 organismes sont certifiés nationalement. Le document précise les modalités d’audit et les engagements.
Les engagements mutuels couvrent la validité du certificat (3 ans), le respect du référentiel national qualité et les audits obligatoires (initial, surveillance, renouvellement). La certification est obligatoire depuis 2022 pour accéder aux financements publics.
Le coût démarre à 997 € HT/jour d’audit chez Certifopac. ICPF propose des paiements en 1 ou 3 fois avec frais de 7,5 % pour les échéances. Des frais de déplacement ou de dossier peuvent s’ajouter au devis initial.
La signature électronique est valide légalement. Digiforma l’intègre pour la dématérialisation. Le contrat signé ouvre droit à un audit initial programmable en 1 à 3 mois. Les audits suivants interviennent à 18 mois et 3 ans.
Préparation à l’audit Qualiopi
La préparation à l’audit Qualiopi garantit la conformité aux 7 critères et 32 indicateurs du référentiel. Elle implique la structuration du système qualité et la documentation des processus. Une bonne préparation réduit les risques de non-conformités et facilite l’évaluation par l’auditeur.
Le référentiel national qualité Qualiopi sert de base à l’audit. Il se compose de 7 critères répartis en 3 processus : réalisation de la prestation, mise à disposition des ressources et management. Les 32 indicateurs évaluent la qualité des formations proposées par les organismes.
Les preuves doivent démontrer l’adéquation des moyens humains et techniques aux objectifs pédagogiques. Elles comprennent des documents comme les contrats de prestations, le matériel pédagogique, les CV du personnel et les supports méthodologiques. Chaque indicateur nécessite des justificatifs spécifiques.
Pour faciliter la préparation à l’audit Qualiopi, plusieurs options sont disponibles :
- Pré-audit : Permet de simuler l’audit officiel pour identifier les non-conformités et s’entraîner avant l’évaluation.
- Plateformes digitales : Des outils comme Noé permettent d’organiser les preuves de conformité indicateur par indicateur.
- Liste d’organismes d’accompagnement : Il est possible de solliciter des experts pour des conseils, bien que 83% des organismes certifiés par ICPF aient réussi seuls.
Impliquer l’équipe facilite la répartition des tâches et améliore la communication. Il faut planifier des ateliers collaboratifs, utiliser des outils numériques de partage et effectuer un autodiagnostic des pratiques. Des fiches par indicateur aident à suivre les actions à réaliser (AFNOR, 2023) [1].
Audit Qualiopi : déroulement et enjeux
L’audit Qualiopi évalue la conformité au Référentiel National Qualité (RNQ). Il permet aux organismes de formation d’accéder aux financements publics ou mutualisés. L’audit de surveillance intervient entre 14 et 22 mois après l’audit initial, comme le souligne SGS (SGS, 2022).
Le COFRAC est l’organisme officiel d’accréditation en France. Il garantit l’indépendance et la compétence des certificateurs. En 2022, 3 596 entités étaient accréditées par ce biais, conformément aux normes ISO/IEC 17065.
L’évaluation suit une méthode structurée : réunion d’ouverture, contrôle des documents, entretiens et observations. L’auditeur établit un échantillonnage représentatif des processus. La certification est valable 3 ans après un audit initial favorable, avec des audits de surveillance à 18 mois et de renouvellement à 3 ans.
La durée dépend du chiffre d’affaires et du type d’audit. Un organisme avec moins de 150 000 € de CA lié à la formation aura un audit distinct d’un organisme dépassant 750 000 €. Les audits initiaux et de renouvellement se déroulent sur site, tandis que les surveillances sont majoritairement à distance.
Pour réussir, anticipez les questions et préparez des preuves concrètes. Horizon Leaders utilise des tests écrits, des mises en situation et des projets de groupe pour mesurer les progrès. Une préparation rigoureuse améliore le taux d’atteinte des objectifs pédagogiques et facilite l’évaluation.
Suivi post-audit et actions correctives
L’audit Qualiopi peut aboutir à une certification, un maintien ou un rejet. Les résultats s’accompagnent d’un rapport détaillé. Un certificat est délivré si les exigences sont respectées. Les délais pour communiquer le verdict varient selon les organismes, mais interviennent en général dans les 15 jours suivant l’audit.
Une non-conformité Qualiopi correspond à un écart par rapport aux attentes du référentiel national qualité. Les écarts mineurs ne remettent pas en cause la qualité globale, contrairement aux écarts majeurs. Les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 impliquent systématiquement des non-conformités majeures.
Le plan d’actions correctives s’organise autour de trois étapes : identification précise des écarts, analyse des causes racines et mise en place de solutions ciblées. Les délais varient : 6 mois pour traiter une non-conformité mineure, 3 mois pour une non-conformité majeure. Les preuves de correction s’adressent à l’organisme certificateur pour validation finale.
Obtenir la certification Qualiopi repose sur trois étapes importantes : vérifier ses prérequis administratifs (SIRET, NDA), choisir un organisme certificateur accrédité, et préparer l’audit en alignant ses pratiques sur le référentiel national qualité. Elle permet aux organismes de formation de garantir leur professionnalisme, d’accéder aux financements publics et de se distinguer dans un marché exigeant. Agir sans attendre pour sécuriser cette démarche : chaque jour compte pour asseoir sa légitimité et rayonner durablement dans la formation professionnelle.
FAQ
Comment se faire financer la certification qualiopi ?
Plusieurs options permettent de financer la certification Qualiopi. Les entreprises peuvent solliciter les OPCO (Opérateurs de Compétences) si elles disposent de droits à la formation suffisants et si l’organisme de formation est certifié Qualiopi. Les FAF (Fonds d’Assurance Formation) sont également une source de financement, variant selon l’activité de l’organisme.
D’autres mécanismes incluent les dispositifs régionaux, les financements de France Travail pour les demandeurs d’emploi, le Plan de Transition Professionnelle (PTP) pour une formation avec maintien de salaire, le Fonds National de l’Emploi (FNE) pour les salariés en activité partielle, et les appels à projets sectoriels.
Est-ce que qualiopi est reconnu par l’état ?
Oui, Qualiopi est une marque de certification qualité reconnue par l’État. Elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés. Cette certification atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires de formation.
La marque Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Cofrac, sur la base d’un référentiel national qualité. La certification est valable trois ans, après quoi un audit de renouvellement est nécessaire. Elle concerne les actions de formation, de bilans de compétences, de validation des acquis de l’expérience et de formation par apprentissage.
Quels sont les 7 critères qualiopi ?
La certification Qualiopi repose sur 7 critères principaux, qui couvrent l’ensemble du processus de formation. Ces critères sont déclinés en 32 indicateurs et permettent d’assurer la qualité des formations professionnelles. Ils contribuent au développement des compétences et de l’employabilité des bénéficiaires.
Les 7 critères Qualiopi sont : l’information du public, l’objectif et l’adaptation des prestations, l’accueil, le suivi et l’évaluation du public, l’adéquation des moyens, la qualification du personnel, l’investissement dans l’environnement professionnel, et l’appréciation et l’amélioration continue. Ces critères sont obligatoires pour bénéficier des fonds des financeurs mentionnés à l’article L.6316-1 du code du travail.
