Saisir manuellement chaque fiche formation sur EDOF (Espace Des Organismes de Formation) prend en moyenne 9 minutes par offre. Pour un organisme qui propose 50 formations, le calcul est rapide : près d’une journée complète de travail, à répéter à chaque mise à jour du catalogue.
L’import XML résout ce problème. Cette fonctionnalité, mise à disposition par la Caisse des Dépôts (CDC), permet de charger l’intégralité de votre catalogue en une seule opération. Encore faut-il maîtriser le format attendu et éviter les causes de rejet.
Ce guide détaille les 4 étapes pour réussir votre import XML sur EDOF : du téléchargement du kit officiel jusqu’à l’analyse du compte-rendu d’intégration, en passant par la construction du fichier et les erreurs fréquentes à anticiper.
Prérequis avant d’importer votre catalogue XML
Avant de lancer un import XML, la plateforme EDOF effectue automatiquement deux contrôles bloquants sur votre compte. Si l’un d’eux échoue, l’intégralité de votre fichier est rejetée — pas seulement les offres concernées.
Le premier contrôle porte sur la caducité de votre NDA. Votre numéro de déclaration d’activité doit être actif. Un NDA expiré ou jamais validé empêche tout import. Ce contrôle est en place depuis janvier 2022.
Le second contrôle vérifie votre certification Qualiopi. Un organisme de formation sans Qualiopi ne peut pas importer de catalogue. De plus, les catégories d’actions de votre certificat doivent correspondre aux offres importées. Par exemple, si vous n’avez pas la certification Qualiopi pour la catégorie « VAE », toute offre rattachée au code VAE sera rejetée.
Vous devez également disposer des codes RNCP ou RS de chaque certification visée par vos formations. Depuis septembre 2022, les anciens codes CERTIF-INFO ne sont plus acceptés. Vous trouverez les codes à jour sur le site de France Compétences, sur chaque fiche de certification.
Étape 1 — Télécharger le kit XML officiel
La CDC met à disposition un kit XML complet pour construire votre fichier. Vous pouvez le télécharger depuis deux endroits : la page « Transfert XML » de votre espace connecté EDOF, ou la rubrique « Guides » du portail d’information des organismes de formation.
Le kit contient 4 documents :
- Le document des spécifications (v8) : il détaille toutes les règles de construction du fichier XML, champ par champ. C’est le document de référence.
- Le fichier XSD (v4r0) : il définit le schéma de validation technique du XML. Votre fichier doit être conforme à ce schéma pour être accepté.
- Le fichier XML exemple (v4r1) : un modèle de catalogue à importer, avec des données fictives. Utile pour comprendre la structure attendue.
- Le dictionnaire de données (v3r0) : il liste tous les champs, leur format attendu et leur caractère obligatoire ou facultatif.
La dernière mise à jour de ce kit date de novembre 2024. Elle a notamment ajouté les balises liées aux blocs de compétences RNCP (facultatives pour l’instant) et renforcé les contrôles sur le format des numéros de téléphone (uniquement des chiffres, éventuellement précédés du signe +, 15 caractères maximum).
Étape 2 — Construire votre fichier XML
Le fichier XML attendu par EDOF suit le standard LHÉO (Langage Harmonisé d’Échange d’informations sur l’Offre de formation). Il structure votre catalogue en 3 niveaux hiérarchiques :
- Formation (offre) : type d’action (formation certifiante, permis, VAE, bilan de compétences), certification visée, objectifs, contenu pédagogique, résultats attendus.
- Action : prérequis, modalités d’admission, prix TTC, lieu, durée, modalités d’enseignement (présentiel, à distance, mixte).
- Session : dates de début et de fin, modalités d’inscription, contacts.
Chaque niveau doit contenir au minimum une entrée active. Un import sera rejeté si une formation ne contient aucune action ni session rattachée.
Plusieurs règles techniques sont à respecter pour éviter le rejet :
- Les identifiants (formation, action, session) doivent être uniques. Un identifiant déjà utilisé — même archivé — ne peut pas être réattribué.
- Les champs « Objectifs », « Contenu » et « Résultats attendus » sont limités à 3 000 caractères chacun, balises HTML incluses.
- Les codes de certification doivent être au format RNCPXXXXX ou RSXXXX (pas de code CERTIF-INFO).
- Les numéros de téléphone doivent contenir uniquement des chiffres, éventuellement précédés du signe +, sans espaces ni tirets.
Pour la mise en forme du contenu de vos fiches, EDOF autorise un jeu restreint de balises HTML : mise en gras, listes à puces, sauts de ligne. La liste exacte figure dans le guide des spécifications.
Étape 3 — Importer le fichier dans EDOF
Une fois votre fichier XML prêt, connectez-vous à votre espace professionnel EDOF. Dans le menu de gauche, ouvrez la rubrique « Catalogue », puis cliquez sur « Transfert XML ».
Cliquez sur le bouton « Importer mon catalogue au format .xml », sélectionnez votre fichier, puis validez la mise à jour. Le traitement prend généralement quelques minutes, selon la taille de votre catalogue.
Un point essentiel à comprendre : l’import XML fonctionne en mode « annule et remplace ». Votre fichier doit contenir l’intégralité de votre catalogue — pas seulement les offres ajoutées ou modifiées. Chaque nouvel import écrase et remplace l’ensemble de votre catalogue existant sur EDOF, y compris l’historique de vos actions de formation et sessions.
Conséquence directe : si vous oubliez une formation dans votre fichier, elle disparaîtra de votre catalogue EDOF après l’import. Pensez à conserver une copie locale de votre catalogue à jour, car l’export depuis EDOF n’est pas possible (la CDC ne propose pas cette fonctionnalité).
Étape 4 — Analyser le compte-rendu d’intégration
Après chaque import, EDOF génère un compte-rendu d’intégration au format CSV. Ce fichier liste les offres acceptées et celles rejetées, avec un code d’anomalie et un message explicatif pour chaque rejet.
Un import partiellement réussi est fréquent : certaines offres passent, d’autres sont rejetées. Cela ne signifie pas que votre fichier est mal construit — une seule donnée incorrecte sur une offre suffit à provoquer son rejet individuel.
Voici les causes de rejet les plus courantes et les solutions à appliquer :
| Cause de rejet | Explication | Solution |
|---|---|---|
| Doublon d’action | Deux actions ont les mêmes modalités, lieu, langue, prix et durée | Différencier au moins un champ (durée, lieu ou modalité) |
| Écart de durée <10h | Deux actions identiques avec un écart de durée inférieur à 10 heures | Espacer les durées d’au moins 10 heures ou fusionner les actions |
| Certification inactive | Le code RNCP ou RS n’est plus actif sur France Compétences | Vérifier et mettre à jour le code sur francecompetences.fr |
| Défaut d’habilitation | Votre établissement n’a pas l’habilitation pour la certification visée | Déclarer ou mettre à jour votre habilitation sur EDOF |
| Code CERTIF-INFO | Utilisation d’un ancien code CERTIF-INFO au lieu d’un code RNCP/RS | Remplacer par le code RNCPXXXXX ou RSXXXX correspondant |
| Format téléphone invalide | Espaces, tirets ou caractères non numériques dans le numéro | Reformater : chiffres uniquement, éventuellement précédés de + |
Après correction des anomalies, vous pouvez relancer un import avec le fichier corrigé. Gardez à l’esprit que chaque nouvel import remplace intégralement le précédent.
Saisie manuelle ou import XML : comment choisir ?
L’import XML n’est pas toujours la meilleure option. Pour un organisme proposant moins de 10 formations et les mettant rarement à jour, la saisie manuelle reste plus simple et ne nécessite aucune compétence technique.
En revanche, dès que votre catalogue dépasse une vingtaine d’offres ou que vous mettez à jour vos formations régulièrement (prix, dates, sessions), l’import XML devient indispensable. Le calcul est vite fait :
- 20 formations : environ 3 heures de saisie manuelle
- 50 formations : environ 7 heures et demie
- 200 formations : plus de 4 jours ouvrés
Avec un fichier XML correctement paramétré, la même mise à jour prend quelques minutes, temps de téléversement inclus. Le retour sur investissement est immédiat pour les organismes de taille intermédiaire.
À noter : la fonctionnalité d’import XML n’est pas disponible pour les formations à destination des élus locaux (Mon Compte Élu). Pour ces offres, la saisie manuelle reste la seule option.
Si vous référencez vos formations sur EDOF dans le cadre d’un projet de dépôt de dossier RNCP, la maîtrise de l’import XML vous fera gagner un temps précieux lors de la phase de mise en ligne de votre catalogue.
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FAQ
Peut-on importer seulement une partie de son catalogue en XML ?
Non. L’import XML fonctionne en mode « annule et remplace ». Votre fichier doit contenir l’intégralité de votre catalogue. Toute formation absente du fichier sera supprimée d’EDOF après l’import.
Peut-on exporter son catalogue depuis EDOF ?
Non. La Caisse des Dépôts ne propose ni export ni transfert de données de catalogue depuis EDOF. Conservez toujours une copie locale de votre fichier XML ou de votre tableur source.
Faut-il des compétences techniques pour créer un fichier XML EDOF ?
Oui, la création d’un fichier XML conforme nécessite des connaissances en développement ou l’utilisation d’un outil tiers (convertisseur Excel→XML, logiciel de gestion de formation). Le guide officiel de la CDC compte plus de 38 pages de spécifications.
Que se passe-t-il si mon fichier XML contient des erreurs ?
EDOF génère un compte-rendu d’intégration au format CSV après chaque import. Les offres conformes sont intégrées, les autres sont rejetées avec un code d’anomalie. Vous pouvez corriger et relancer un import.
Les formations destinées aux élus sont-elles importables en XML ?
Non. La fonctionnalité d’import XML n’est pas prévue pour les formations aux élus locaux (Mon Compte Élu). Ces offres doivent être saisies manuellement.
À quelle fréquence faut-il mettre à jour son catalogue XML ?
Il n’y a pas de fréquence imposée par la CDC. En pratique, prévoyez une mise à jour à chaque changement de session, de tarif ou de certification. Pour les organismes avec un catalogue dynamique, un rythme mensuel ou trimestriel est recommandé. Vérifiez aussi régulièrement que vos formations restent éligibles au CPF.
